Checklist para organizar un espectáculo musical
Un espectáculo musical necesita más que elegir una fecha y preparar el escenario. Hay que cerrar el local, comprobar los derechos de la música, repartir funciones y reservar tiempo para ensayos técnicos y artísticos. Esta checklist reúne 63 tareas y 46 elementos, desde los micrófonos y focos hasta los programas, el catering y la decoración. Sigue el orden del plan para detectar a tiempo lo que suele quedarse para el último día.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Definir la actuación y la fecha
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar los derechos de música
Seleccionar guion y música
3 personas
Establecer la distribución de funciones
3 personas
Hacer el programa de ensayos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar las reservas
Elaborar el programa
2 personas
Encargar los programas
Colgar carteles
2 personas
Reunir los trajes
3 personas
Reunir los accesorios
3 personas
Desarrollar el diseño de la decoración
3 personas
Elaborar el plan técnico
2 personas
Reservar el catering
Hacer el plano de asientos
Asignar voluntarios
2 personas
Realizar el último ensayo
15 personas
Revisar textos y música
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Cargar decoración y utilería
4 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar el escenario
4 personas
Montar la decoración
4 personas
Conectar la luz y el sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar la reproducción de música
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Preparar las mesas para la recepción
2 personas
Preparar los vestuarios
2 personas
Preparar los disfraces
3 personas
Preparar los accesorios
3 personas
Preparar el catering
3 personas
Colocar los folletos del programa
2 personas
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
Evento
Ayudar a los actores a cambiarse
3 personas
Dar la bienvenida al público
4 personas
Repartir programas
2 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Coordinar la presentación
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Acompañar al público de vuelta a la sala
2 personas
Coordinar la segunda función
3 personas
Servir la comida de los artistas
3 personas
Despedir al público
3 personas
Cerrar el guardarropa
2 personas
Seguimiento
Reunir los trajes
3 personas
Empaquetar los accesorios
3 personas
Desmontar la decoración
4 personas
Desconectar la luz y el sonido
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los vestuarios
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los disfraces prestados
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 6
- Sillascant. 120
- Mesascant. 8
- Sillas del vestuariocant. 12
- Percheroscant. 4
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 6
- Soportes para micrófonocant. 4
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables de audiocant. 12
- Enrollacablescant. 4
- Vaporizadores de ropacant. 2
- Espejoscant. 4
- Percheroscant. 4
Iluminación
- Focos de escenariocant. 6
- Trípodes de iluminacióncant. 3
- Regletascant. 6
Decoración
- Telón de fondocant. 2
- Paneles decorativoscant. 6
- Plantas artificialescant. 8
- Paños decorativoscant. 6
- Iluminación decorativacant. 4
- Cinta adhesivacant. 6
- Bridascant. 100
- Tijerascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasos para aguacant. 120
- Platos de postrecant. 120
- Cucharillascant. 120
- Bandejas de serviciocant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzas de servircant. 6
- Cubetas para lavarcant. 6
Catering
- Bandejas para galletascant. 8
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Neveras del vestuariocant. 2
- Compras
Limpieza
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Papeleracant. 8
Consejos
- Cierra el local y la fecha antes de confirmar la actuación: necesitarás saber durante cuántas horas puedes montar, ensayar, representar y desmontar. Comprueba también si el espacio permite colocar escenario, sillas, mesas y percheros.
- No dejes los derechos de música para el final. Haz la comprobación en cuanto selecciones el guion y las canciones, antes de imprimir programas o enviar la invitación definitiva.
- Prepara un calendario de ensayos con al menos una sesión técnica aparte. En ella se prueban los micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, cables, focos y regletas sin la presión del estreno.
- Confirma las reservas y las inscripciones una semana antes. Usa ese número para terminar el plano de asientos, encargar los programas y calcular tazas, vasos, platos, cucharillas y bandejas.
- Reserva el último día para revisar textos y música, hacer la compra, comprobar materiales y cargar la decoración y la utilería. El telón, los paneles, las plantas, los paños, las bridas y la cinta adhesiva suelen olvidarse hasta el montaje.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo musical?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá ensayos, invitaciones, catering y material técnico. Reserva el local y comprueba los derechos durante las primeras 2 semanas.
- ¿Cuándo hay que hacer el último ensayo?
- Programa el último ensayo entre 24 y 72 horas antes de la actuación. Incluye el orden completo, cambios de vestuario, textos, música, micrófonos, focos y entradas y salidas.
- ¿Cuántos micrófonos y altavoces hacen falta para un espectáculo musical?
- Depende del reparto y del local, pero cuenta un micrófono por intérprete que hable o cante al mismo tiempo y deja al menos 1 unidad de reserva. El número de altavoces y la mesa de mezclas deben confirmarse en la prueba técnica.
- ¿Cuándo debo confirmar el número de invitados y el catering?
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 7 y 10 días antes. Confirma entonces las reservas, el plano de asientos y las cantidades de café, té, agua y postre.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!