Checklist musicalvoorstelling organiseren

Een musicalvoorstelling vraagt om meer dan repetities en een podium. Je regelt tegelijk de speelplek, rechten, cast en crew, kaartverkoop, techniek, decor, kostuums en publieksontvangst. Begin met datum, locatie en doelgroep en werk daarna toe naar een vast repetitie- en productieschema. In de laatste week verschuift de aandacht naar bezoekersinformatie, boodschappen, decorcontrole en de technische briefing. Met deze checklist zie je welke onderdelen je in welke volgorde voorbereidt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Voorstelling en publieksdoel bepalen
2 personen
Budget en kaartprijzen vaststellen
2 personen
Cast en crew bevestigen
2 personen
Repetitierooster opstellen
2 personen
Rechten en muzieklicenties controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Kaartverkoop openen
2 personen
Publiciteitsmateriaal verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Programma en speellijst afronden
2 personen
Rolverdeling backstage maken
2 personen
Cateringbestelling plaatsen
Techniek en decor reserveren
2 personen
Publieksinformatie versturen
Definitieve bezoekerslijst maken
Boodschappen doen
2 personen
Decorstukken controleren
2 personen
Kostuums klaarleggen
2 personen
Technische cue-lijst afdrukken
Technische briefing voorbereiden
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Podium en speelvloer opbouwen
5 personen
Decor en rekwisieten plaatsen
4 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Entree en garderobe inrichten
2 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Lichtstanden programmeren
2 personen
Muziek en effecten testen
2 personen
Kleedkamers inrichten
2 personen
Kostuums en make-up klaarzetten
3 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Programma's en tickets klaarleggen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Cast en crew briefen
2 personen
Generale doorloop uitvoeren
8 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Tickets controleren
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Voorstelling starten
3 personen
Licht en geluid bedienen
3 personen
Backstage rekwisieten wisselen
3 personen
Kostuumwissels begeleiden
3 personen
Pauzedranken klaarzetten
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publiek terug naar zaal begeleiden
3 personen
Applausmoment begeleiden
2 personen
Cast bedanken op het podium
2 personen
Publiek uitzwaaien
3 personen
Garderobe uitgifte afhandelen
2 personen
Afterpartyhapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen

Nazorg

Decor en rekwisieten afbouwen
4 personen
Lichtapparatuur afbouwen
3 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal en foyer schoonmaken
3 personen
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
Voorraad inpakken
2 personen
Apparatuur en materialen laden
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Ongebruikte boodschappen opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Publieksstoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 12
Kleedkamerstoelenaantal 20
Garderoberekkenaantal 4
Garderobehangersaantal 200
Buffettafelsaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Drinkglazenaantal 220
Wijnglazenaantal 120
Dessertbordjesaantal 180
Herbruikbare vorkenaantal 180
Herbruikbare lepelsaantal 180
Serveertangenaantal 8
Koffielepeltjesaantal 180

Apparatuur

Mengtafel
Podiumluidsprekersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Audiokabelsaantal 20
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Laptop voor muziek

Verlichting

LED-theaterspotsaantal 12
Lichtstatievenaantal 4
Lichtconsole
DMX-kabelsaantal 16
Podiumverlichtingaantal 4

Decoratie

Achterdoekenaantal 4
Zwarte podiumdoekenaantal 8
Decorpanelenaantal 10
Rekwisietentafelsaantal 4
Rekwisietenkistenaantal 6
Slingersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Programmabordenaantal 4
Pijlbordenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Serveerschalen met dekselaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksnerfmessenaantal 4
Koelelementenaantal 20
Flessenopenersaantal 6
Kurkentrekkersaantal 4
Keukenhanddoekenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Servettenaantal 400
Koffiefiltersaantal 100
Kassa
Wisselgeldbak
Boodschappen

Tips

Leg datum en locatie vast voordat je repetities plant. Controleer meteen hoeveel publieksstoelen, kleedkamerruimte en podiumdelen beschikbaar zijn, zodat je later geen opstelling hoeft om te gooien.
Controleer de rechten en muzieklicenties vroeg in het traject, voordat je programma en speellijst definitief maakt. Neem dit uiterlijk mee bij het vaststellen van budget en kaartprijzen.
Open de kaartverkoop pas nadat voorstelling, publieksdoel en prijs zijn vastgesteld. Verwerk aanmeldingen doorlopend en maak in de laatste week één definitieve bezoekerslijst met dieetwensen.
Plan techniek en decor niet alleen voor de voorstelling zelf. Reserveer mengtafel, microfoons, luidsprekers, theaterspots en lichtconsole en druk de technische cue-lijst af vóór de technische briefing.
Plan de laatste productiedag met duidelijke overdrachtsmomenten: locatie openen, podium en speelvloer opbouwen, kostuums klaarleggen en decorstukken controleren. Zet catering en boodschappen af tegen het aantal bevestigde bezoekers en crewleden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een musicalvoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden van tevoren met datum, locatie, voorstelling, budget en rechten. Plan cast, crew en repetities daarna zo vroeg mogelijk, zodat je in de laatste 2 weken alleen nog afrondt.
Wanneer moet de kaartverkoop voor een musical open?: Open de kaartverkoop zodra voorstelling, datum, locatie en kaartprijzen vaststaan; meestal 6 tot 10 weken voor de voorstelling. Verstuur publieksinformatie opnieuw zodra programma, aanvangstijd en praktische details definitief zijn.
Wanneer regel ik techniek en decor voor een musical?: Reserveer techniek en decor uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf. Controleer in de laatste week alle decorstukken, microfoons, kabels, verlichting en de technische cue-lijst, zodat ontbrekende onderdelen nog vervangen kunnen worden.
Wanneer maak ik de definitieve bezoekerslijst en verzamel ik dieetwensen?: Verwerk aanmeldingen doorlopend en sluit de bezoekerslijst meestal 3 tot 5 dagen voor de voorstelling. Verzamel dieetwensen vóór je de cateringbestelling plaatst en geef de definitieve aantallen door zodra de inschrijving sluit.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.