Musicalaufführung organisieren: die komplette Checkliste

Eine Musicalaufführung steht und fällt nicht nur mit der Bühne, sondern mit vielen Vorbereitungen im Hintergrund. Kläre zuerst Termin, Ort, Zielgruppe und Budget, bevor du Cast, Crew und Probenplan festlegst. Rechte, Ticketverkauf und Werbung brauchen oft mehrere Wochen Vorlauf. In den letzten Tagen zählen dann genaue Besucherzahlen, Kostüme, Technik, Catering und eine ausgedruckte Cue-Liste.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Veranstaltung und Zielgruppe festlegen
2 Personen
Budget und Ticketpreise festlegen
2 Personen
Cast und Crew bestätigen
2 Personen
Probenplan erstellen
2 Personen
Rechte und Musiklizenzen prüfen
Einladungen verschicken
2 Personen
Ticketverkauf eröffnen
2 Personen
Werbematerial verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Reservierungen vornehmen
Programm und Playlist abschließen
2 Personen
Backstage-Rollenzuteilung erstellen
2 Personen
Cateringbestellung aufgeben
Technik und Dekor reservieren
2 Personen
Publikumsinformationen versenden
Endgültige Besucherliste erstellen
Einkaufen gehen
2 Personen
Dekorationsteile prüfen
2 Personen
Kostüme bereitlegen
2 Personen
Technische Cueliste ausdrucken
Technisches Briefing vorbereiten
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Bühne und Spielfläche aufbauen
5 Personen
Dekor und Requisiten aufbauen
4 Personen
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Lichtstimmungen programmieren
2 Personen
Musik und Effekte testen
2 Personen
Umkleidekabinen einrichten
2 Personen
Kostüme und Make-up vorbereiten
3 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Programme und Tickets bereitlegen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Cast und Crew briefen
2 Personen
Generalprobe durchführen
8 Personen
Publikum empfangen
4 Personen
Tickets kontrollieren
2 Personen
Garderobe verwalten
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Vorstellung starten
3 Personen
Licht und Ton bedienen
3 Personen
Bühnenrequisiten wechseln
3 Personen
Kostümwechsel begleiten
3 Personen
Pausengetränke bereitstellen
2 Personen
Pausensnacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Publikum zurück in den Saal begleiten
3 Personen
Applausmoment begleiten
2 Personen
Cast auf der Bühne verabschieden
2 Personen
Publikum verabschieden
3 Personen
Garderobenausgabe abwickeln
2 Personen
Afterparty-Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen

Nachbereitung

Dekor und Requisiten abbauen
4 Personen
Lichttechnik abbauen
3 Personen
Tonanlage abbauen
3 Personen
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Saal und Foyer reinigen
3 Personen
Umkleiden reinigen
2 Personen
Vorrat einpacken
2 Personen
Geräte und Materialien verladen
4 Personen
Fundsachen sammeln
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Unbenutzte Einkäufe verstauen
2 Personen
Fundsachen zurückbringen
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
PublikumssitzeAnz. 180
KlappischeAnz. 12
UmkleidestühleAnz. 20
GarderobenständerAnz. 4
GarderobenbügelAnz. 200
BuffetischeAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
TrinkgläserAnz. 220
WeingläserAnz. 120
DesserttellerAnz. 180
Wiederverwendbare GabelnAnz. 180
Wiederverwendbare LöffelAnz. 180
ServierzangenAnz. 8
KaffeelöffelAnz. 180

Ausstattung

Mischpult
BühnenlautsprecherAnz. 2
SubwooferAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
AudiokabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
Laptop für Musik

Beleuchtung

LED-TheaterspotsAnz. 12
LichtstativeAnz. 4
Lichtkonsole
DMX-KabelAnz. 16
BühnenbeleuchtungAnz. 4

Dekoration

HintergrundvorhängeAnz. 4
Schwarze BühnenstoffeAnz. 8
DekorplattenAnz. 10
RequisitentischeAnz. 4
RequisitenkistenAnz. 6
GirlandenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
ProgrammschilderAnz. 4
WegweiserAnz. 10

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 16
Servierplatten mit DeckelAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
KühlelementeAnz. 20
FlaschenöffnerAnz. 6
KorkenzieherAnz. 4
KüchentücherAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Staubsauger
ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

ServiettenAnz. 400
KaffeefilterAnz. 100
Kasse
Wechselgeldkasse
Einkäufe

Tipps

Prüfe Aufführungsrechte und Musiklizenzen, bevor du Tickets verkaufst oder Werbematerial verteilst. Plane dafür mindestens 4 bis 8 Wochen Vorlauf ein, weil Nachfragen und Freigaben Zeit benötigen.
Lege den Probenplan erst fest, wenn Cast und Crew bestätigt sind. Plane zusätzlich mindestens eine vollständige Durchlaufprobe mit Kostümen, Mikrofonen, Lichtwechseln und Musik ein.
Öffne den Ticketverkauf früh und führe eine laufend aktualisierte Besucherliste. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Aufführung, damit die Cateringbestellung nicht zu spät erfolgt.
Drucke die technische Cue-Liste und bereite das Briefing spätestens am Vortag vor. Prüfe dabei Mischpult, Funkmikrofone, Lautsprecher, DI-Boxen, Audiokabel sowie Lichtkonsole und DMX-Kabel gemeinsam mit dem Technikteam.
Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Bühne und Spielfläche, Publikumssitze, Garderobe und Buffet müssen vor dem Publikum bereit sein. Reserviere für Aufbau, Soundcheck und Lichtprobe zusammen mindestens 3 Stunden.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss man eine Musicalaufführung planen?: Für eine kleine Aufführung solltest du mindestens 8 bis 12 Wochen einplanen. Bei aufwendigen Rechten, vielen Beteiligten oder umfangreicher Technik sind 4 bis 6 Monate realistischer.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Musical starten?: Starte den Ticketverkauf idealerweise 4 bis 6 Wochen vor der Aufführung. So bleibt Zeit für Werbung, Rückfragen, Reservierungen und eine belastbare Besucherzahl für Catering und Sitzplanung.
Wie viele Proben braucht eine Musicalaufführung?: Plane neben den regulären Proben mindestens eine komplette Durchlaufprobe und eine technische Probe ein. Die technische Probe sollte spätestens 1 bis 2 Tage vor der Aufführung stattfinden und alle Szenenwechsel, Mikrofone und Licht-Cues testen.
Wann muss das Catering für eine Musicalaufführung bestellt werden?: Gib die Bestellung nach Möglichkeit 7 bis 10 Tage vorher auf, sobald die Besucherzahl und Ernährungswünsche feststehen. Für besondere Speisen oder größere Gruppen solltest du mindestens 2 Wochen Vorlauf einrechnen.

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