Checklist para organizar un espectáculo musical

Organizar un espectáculo musical requiere coordinar artistas, ensayos, público, técnica y atención durante el mismo día. Esta checklist reúne 76 tareas y 61 elementos para que sepas qué cerrar primero y qué revisar antes de abrir las puertas. Empieza por la fecha, el lugar, el presupuesto y los derechos musicales; después pasa a entradas, programa, equipo y catering. La última fase se centra en vestuario, cues técnicos, montaje del escenario y distribución del backstage.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Definir el espectáculo y el público objetivo
2 personas
Fijar el presupuesto y los precios de las entradas
2 personas
Confirmar el reparto y el equipo
2 personas
Elaborar el calendario de ensayos
2 personas
Comprobar derechos y licencias musicales
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas
2 personas
Distribuir el material publicitario
3 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
Finalizar el programa y la lista de reproducción
2 personas
Crear la distribución de roles en backstage
2 personas
Realizar el pedido de catering
Reservar técnica y escenografía
2 personas
Enviar información al público
Elaborar la lista definitiva de asistentes
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los elementos de decoración
2 personas
Preparar los disfraces
2 personas
Imprimir la lista de cues técnicas
Preparar la reunión técnica
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Montar el escenario y el área de juego
5 personas
Colocar la decoración y los atrezos
4 personas
Colocar las sillas para el público
4 personas
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Programar los modos de iluminación
2 personas
Probar la música y los efectos
2 personas
Preparar los vestuarios
2 personas
Preparar disfraces y maquillaje
3 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Dejar listas las entradas y los tickets
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Informar al reparto y al equipo
2 personas
Realizar el ensayo general
8 personas
Recibir al público
4 personas
Comprobar las entradas
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Servir café y té
2 personas
Empezar la actuación
3 personas
Manejar luces y sonido
3 personas
Cambiar los atrezos entre bastidores
3 personas
Coordinar cambios de vestuario
3 personas
Preparar las bebidas del descanso
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar al público de vuelta a la sala
3 personas
Coordinar el momento de aplausos
2 personas
Agradecer al elenco en el escenario
2 personas
Despedir al público
3 personas
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
Servir aperitivos del afterparty
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas

Seguimiento

Desmontar la decoración y los elementos de atrezzo
4 personas
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala y el foyer
3 personas
Limpiar los vestuarios
2 personas
Empaquetar el material
2 personas
Cargar equipos y materiales
4 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar los víveres no utilizados
2 personas
Devolver los objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Asientos para el públicocant. 180
Mesas plegablescant. 12
Sillas del vestuariocant. 20
Percheroscant. 4
Perchas para el guardarropacant. 200
Mesas de buffetcant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 180
Vasoscant. 220
Copas de vinocant. 120
Platos de postrecant. 180
Tenedores reutilizablescant. 180
Cucharas reutilizablescant. 180
Pinzas de servircant. 8
Cucharillas de cafécant. 180

Equipo

Mesa de mezclas
Altavoces del escenariocant. 2
Subwooferscant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cables de audiocant. 20
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Portátil para música

Iluminación

Focos LED de teatrocant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 4
Mesa de luces
Cables DMXcant. 16
Iluminación del escenariocant. 4

Decoración

Telones de fondocant. 4
Telones negros para el escenariocant. 8
Paneles decorativoscant. 10
Mesas de utileríacant. 4
Cajas de atrezzocant. 6
Guirnaldascant. 12
Arreglos floralescant. 8
Carteles del programacant. 4
Carteles direccionalescant. 10

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de servir con tapacant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinerocant. 4
Acumuladores de fríocant. 20
Abrebotellascant. 6
Sacacorchoscant. 4
Paños de cocinacant. 12

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Aspiradora
Guantes de limpiezacant. 12

Catering

Servilletascant. 400
Filtros de cafécant. 100
Caja registradora
Caja para cambio
Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y el presupuesto antes de abrir la venta de entradas. Así puedes fijar precios realistas y evitar anunciar un espectáculo cuyo aforo o necesidades técnicas todavía no están confirmados.
Reserva con antelación la mesa de mezclas, los altavoces, los micrófonos inalámbricos, la iluminación y el cableado. Haz una comprobación técnica completa como mínimo el día anterior, no cuando llegue el público.
No dejes los derechos y licencias musicales para la última semana. Compruébalos antes de publicar el programa y conserva por escrito las confirmaciones necesarias para cada obra o grabación.
Calcula el catering a partir de la lista definitiva de asistentes y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer el pedido. Confirma cantidades y horario de entrega al menos 48 horas antes del espectáculo.
Prepara una hoja de cues técnicos y una distribución de roles para backstage antes del ensayo general. Incluye quién abre la ubicación, quién coordina cambios de vestuario y quién da la señal para cada entrada, salida y cambio de luz.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo musical?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si hay venta de entradas, reparto, ensayos y necesidades técnicas. Reserva al menos 4 semanas para cerrar licencias, programa, equipo y proveedores.
¿Cuándo debo abrir la venta de entradas?: Ábrela cuando estén confirmados la fecha, el lugar, el aforo, los precios y el programa básico. Como referencia, hazlo entre 4 y 6 semanas antes para tener tiempo de enviar invitaciones y distribuir publicidad.
¿Cuándo se prepara el montaje técnico del espectáculo?: Haz la reunión técnica entre 7 y 14 días antes y prepara la lista de cues antes del ensayo general. El montaje del escenario, sonido e iluminación debe completarse antes de abrir las puertas, dejando al menos 2 horas para pruebas.
¿Cuánto catering necesito para un espectáculo musical?: Calcula las raciones según la lista definitiva de asistentes y añade un margen del 5 al 10 % si el formato es tipo buffet. Confirma dietas y cantidades con el proveedor entre 48 y 72 horas antes.

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