Organiser un spectacle musical sans rien oublier

Un spectacle musical demande de coordonner la scène, les artistes, la technique et l’accueil du public dans le bon ordre. Commence par fixer la date, le lieu, le budget et le public visé, puis verrouille les droits musicaux avant d’ouvrir la billetterie. Les répétitions, les réservations techniques et le traiteur doivent avancer avec un calendrier précis. Cette checklist rassemble 76 tâches et 61 éléments à prévoir, jusqu’au montage de la scène le jour du spectacle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir le spectacle et le public cible
2 personnes
Fixer le budget et les tarifs des billets
2 personnes
Confirmer le cast et l'équipe
2 personnes
Établir le planning des répétitions
2 personnes
Vérifier les droits et les licences musicales
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie
2 personnes
Distribuer le matériel publicitaire
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Finaliser le programme et la playlist
2 personnes
Établir la répartition des rôles en coulisses
2 personnes
Passer la commande traiteur
Réserver la technique et le décor
2 personnes
Envoyer les informations au public
Établir la liste définitive des visiteurs
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les éléments de décor
2 personnes
Préparer les costumes
2 personnes
Imprimer la feuille de conduite technique
Préparer le briefing technique
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter la scène et la piste
5 personnes
Installer le décor et les accessoires
4 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Programmer les réglages d’éclairage
2 personnes
Tester la musique et les effets
2 personnes
Aménager les vestiaires
2 personnes
Préparer les costumes et le maquillage
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les programmes et les billets
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer les acteurs et l’équipe
2 personnes
Effectuer la répétition générale
8 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Vérifier les billets
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Lancer le spectacle
3 personnes
Gérer la lumière et le son
3 personnes
Changer les accessoires de scène en coulisses
3 personnes
Gérer les changements de costume
3 personnes
Préparer les boissons de la pause
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Reconduire le public dans la salle
3 personnes
Animer le moment des applaudissements
2 personnes
Remercier les acteurs sur scène
2 personnes
Saluer le public au revoir
3 personnes
Gérer la remise de vestiaire
2 personnes
Servir les en-cas de l'after-party
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes

Suivi

Démonter la décoration et les accessoires
4 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle et le foyer
3 personnes
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Charger l’équipement et le matériel
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
Rendre les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Chaises pour le publicqté 180
Tables pliantesqté 12
Chaises des vestiairesqté 20
Portantsqté 4
Cintres de vestiaireqté 200
Tables de buffetqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verres à boireqté 220
Verres à vinqté 120
Assiettes à dessertqté 180
Fourchettes réutilisablesqté 180
Cuillères réutilisablesqté 180
Pinces de serviceqté 8
Petites cuillères à caféqté 180

Équipement

Table de mixage
Enceintes de scèneqté 2
Subwoofersqté 2
Microphones sans filqté 8
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles audioqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Ordinateur portable pour la musique

Éclairage

Projecteurs de théâtre LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 4
Console lumière
Câbles DMXqté 16
Éclairage de scèneqté 4

Décoration

Toiles de fondqté 4
Rideaux de scène noirsqté 8
Panneaux décoratifsqté 10
Tables pour les décorsqté 4
Caisses de accessoiresqté 6
Guirlandesqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Plats de service avec couvercleqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à pain de chefqté 4
Pains de glaceqté 20
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Torchons de cuisineqté 12

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Serviettesqté 400
Filtres à caféqté 100
Caisse
Bac à monnaie
Courses

Conseils

Vérifie les droits et licences musicales avant toute communication publique et au moins 6 à 8 semaines avant la représentation. Une playlist finalisée trop tard peut encore modifier le programme, les répétitions et les besoins techniques.
Ouvre la billetterie dès que la date, le lieu, les tarifs et la capacité d’accueil sont confirmés. Prévois une date limite pour les inscriptions afin d’obtenir la liste définitive des visiteurs au plus tard 3 jours avant l’événement.
Ne réserve pas seulement la sonorisation : vérifie aussi la table de mixage, les enceintes, les caissons de basses, les microphones, les boîtiers DI, les câbles audio et les rallonges. Fais valider le plan technique au moins 2 semaines avant le spectacle.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmets le nombre final au traiteur 5 à 7 jours avant le service. Cela évite de commander trop tard les boissons, la vaisselle et les portions adaptées.
Prépare une feuille de conduite technique et un briefing distinct pour la scène, le son, la lumière, les costumes et les coulisses. Le jour J, ouvre le lieu au moins 3 heures avant l’arrivée du public pour monter la scène, installer les projecteurs et tester les microphones.

Questions fréquentes

Quand ouvrir la billetterie pour un spectacle musical ?: Ouvre la billetterie dès que la date, le lieu, les tarifs et la capacité sont confirmés, idéalement 4 à 8 semaines avant le spectacle. Fixe une date de clôture 2 à 3 jours avant la représentation pour établir la liste définitive des visiteurs.
Combien de temps prévoir pour les répétitions d’un spectacle musical ?: Prévois un planning sur au moins 4 à 6 semaines, avec une répétition technique séparée de la répétition artistique. Réserve une répétition générale complète dans les 3 à 7 jours précédant le spectacle.
Quand vérifier les droits musicaux d’un spectacle ?: Vérifie les droits et licences avant de publier le programme ou d’ouvrir la billetterie, idéalement 6 à 8 semaines à l’avance. Certaines autorisations prennent plusieurs jours ou semaines à obtenir.
Combien de temps faut-il pour installer la technique le jour J ?: Compte au minimum 3 heures pour monter la scène, installer la sonorisation et la lumière, puis tester les microphones et la playlist. Ajoute une marge de 30 minutes pour corriger un câble, un projecteur ou un réglage audio défectueux.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.