Checklist voor een musicalvoorstelling organiseren

Een musicalvoorstelling vraagt om meer dan cast, decor en een podium. Je legt eerst datum, locatie, capaciteit en repetitieruimte vast en werkt daarna toe naar techniek, publieksontvangst en catering. In de laatste week moeten onder meer microfoons, muziekbestanden, kostuums, rekwisieten en het technisch draaiboek gecontroleerd zijn. Deze checklist helpt je de 71 taken in een logische volgorde af te werken, zodat je op de speeldag niet voor ontbrekende spullen of onduidelijke afspraken komt te staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Voorstelling en publiekscapaciteit bepalen
2 personen
Repetitieruimte reserveren
Technische benodigdheden reserveren
2 personen
Cast en crew bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programmaboekjes bestellen
Ticketlijst en gastenlijst maken
2 personen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Decorontwerp uitwerken
3 personen
Kostuums controleren
3 personen
Rekwisieten inventariseren
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Technisch draaiboek opstellen
2 personen
Lichtplan voorbereiden
2 personen
Microfoontoewijzing maken
Publieksbegeleiding inplannen
BHV- en ontruimingsinformatie controleren
2 personen
Programmaboekjes ophalen
Decor en rekwisieten controleren
3 personen
Laatste repetitie uitvoeren
10 personen
Catering bestellen
Publieksinformatie versturen
Kostuums wassen en strijken
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Decor en materialen klaarzetten
3 personen
Kassa en betaalmiddelen voorbereiden
2 personen
Podiumvloer en speelvlak controleren
3 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Decor opbouwen
5 personen
Rekwisieten klaarzetten
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Lichtapparatuur installeren
3 personen
Microfoons testen
3 personen
Muziek en cues testen
3 personen
Kleedkamers inrichten
3 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Cast en crew briefen
3 personen
Kostuums en grime klaarzetten
3 personen
Zaal en vluchtwegen controleren
2 personen

Event

Publiek ontvangen
5 personen
Programma uitdelen
2 personen
Dranken en hapjes serveren
4 personen
Voorstelling begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
Tweede deel begeleiden
4 personen
Artiestenapplaus en bedankwoord begeleiden
2 personen
Publiek uitgeleiden
4 personen
Castmaaltijd serveren
3 personen
Publieksfoyer opruimen
3 personen

Nazorg

Techniek veilig uitschakelen
3 personen
Kostuums verzamelen
3 personen
Rekwisieten en decor afbreken
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Techniek inpakken
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Kostuums wassen en opbergen
3 personen
Restvoorraad controleren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 8
Kleedkamerrekkenaantal 4
Kleedkamerstoelenaantal 12
Ontvangstbaliesaantal 2
Garderoberekkenaantal 3
Afzetpalenaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 8
Microfoonstandaardsaantal 4
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Muziekspeler
Laptop
Reservebatterijenaantal 24
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12

Verlichting

Podiumspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Kabelhaspelsaantal 4

Decoratie

Achterdoekenaantal 3
Podiumgordijnenaantal 2
Decorpanelenaantal 6
Kunstplantenaantal 8
Slingerlichtaantal 6
Decoratieve doekenaantal 10
Plakbandaantal 6
Dubbelzijdige tapeaantal 4
Tie-wrapsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Tangenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 180
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 120
Karaffenaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Afwasteiltjesaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de publiekscapaciteit vroeg vast en maak daarna pas de ticketlijst en gastenlijst. Zo weet je hoeveel stoelen, programmaboekjes en catering je werkelijk nodig hebt.
Reserveer draadloze microfoons, luidsprekers, mengpaneel en podiumspots tegelijk met de technische ruimte. Controleer ook reservebatterijen, verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten; die worden vaak pas bij de opbouw gemist.
Plan de laatste repetitie niet alleen voor de cast. Test tijdens die repetitie ook muziekbestanden, microfoontoewijzing, lichtstanden, decorpanelen, achterdoeken en alle rekwisieten in de juiste volgorde.
Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en bepaal cateringhoeveelheden vóór je bestelt. Wacht niet tot de laatste dagen met koffiezetapparaten, tafels en de indeling van de ontvangstbalies.
Stuur publieksinformatie uiterlijk enkele dagen voor de voorstelling. Vermeld daarin aankomsttijd, ontvangst, garderobe, locatie en eventuele praktische aanwijzingen voor de publieksbegeleiding.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een musicalvoorstelling organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Reserveer daarna direct de repetitieruimte en technische benodigdheden, zodat je planning niet afhankelijk wordt van beschikbaarheid op het laatste moment.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een musical?: Dat hangt af van het aantal gelijktijdig zingende of sprekende spelers en de beschikbare wisseltijd. Maak uiterlijk 2 weken vooraf een microfoontoewijzing en test alle draadloze microfoons tijdens de laatste repetitie, inclusief reservebatterijen.
Wanneer bestel ik programmaboekjes voor een musicalvoorstelling?: Bestel ze pas nadat voorstelling, castinformatie en publieksgegevens definitief zijn, maar reken op minimaal 10 werkdagen voor productie en levering. Plan het ophalen of ontvangen vervolgens vóór de opbouwdag.
Wanneer controleer ik decor en rekwisieten?: Doe een volledige inventarisatie uiterlijk 1 week voor de voorstelling en controleer alles opnieuw tijdens de laatste repetitie. Leg decorpanelen, achterdoeken, podiumgordijnen en rekwisieten daarna per scène klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.