Organiser un spectacle musical sans rien oublier

Un spectacle musical demande de coordonner les artistes, la technique, les costumes et l’accueil du public au même moment. Cette checklist de 71 tâches vous aide à avancer dans l’ordre, de la réservation de la salle jusqu’aux dernières vérifications. Commencez par fixer la date, le lieu, le spectacle et la capacité d’accueil, puis verrouillez progressivement les répétitions, le matériel et l’équipe. Les points souvent oubliés sont les besoins alimentaires, les piles de rechange, les informations d’évacuation et les documents remis au public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir le spectacle et la capacité d’accueil du public
2 personnes
Réserver la salle de répétition
Réserver le matériel technique
2 personnes
Confirmer le cast et l'équipe
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander les livrets du programme
Créer la liste des billets et la liste des invités
2 personnes
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Élaborer le design du décor
3 personnes
Vérifier les costumes
3 personnes
Inventorier les accessoires
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Élaborer le plan technique
2 personnes
Préparer le plan d’éclairage
2 personnes
Établir l’attribution des micros
Planifier l’accompagnement du public
Vérifier les informations HSE et d’évacuation
2 personnes
Récupérer les livrets du programme
Vérifier la décoration et les accessoires
3 personnes
Effectuer la répétition finale
10 personnes
Commander le catering
Envoyer les informations au public
Laver et repasser les costumes
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la décoration et le matériel
3 personnes
Préparer la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
Vérifier le plancher de scène et l’aire de jeu
3 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Monter la décoration
5 personnes
Installer les accessoires
3 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Installer l'équipement d'éclairage
3 personnes
Tester les microphones
3 personnes
Tester la musique et les cues
3 personnes
Aménager les vestiaires
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer les livrets de programme
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Briefer les acteurs et l’équipe
3 personnes
Préparer les costumes et le maquillage
3 personnes
Vérifier la salle et les issues de secours
2 personnes

Événement

Accueillir le public
5 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Servir les boissons et les en-cas
4 personnes
Animer le spectacle
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
Accompagner le public à la salle
3 personnes
Encadrer la deuxième partie
4 personnes
Animer les applaudissements pour les artistes et le mot de remerciement
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
4 personnes
Servir le repas de l’équipe
3 personnes
Ranger le foyer du public
3 personnes

Suivi

Éteindre la technique en toute sécurité
3 personnes
Rassembler les costumes
3 personnes
Démonter les accessoires et le décor
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Ranger le matériel technique
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Laver et ranger les costumes
3 personnes
Vérifier le stock restant
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tables pliantesqté 8
Portants de logeqté 4
Chaises des vestiairesqté 12
Comptoirs d’accueilqté 2
Portantsqté 3
Poteaux de balisageqté 8

Équipement

Microphones sans filqté 8
Pieds de microqté 4
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Lecteur audio
Ordinateur portable
Piles de rechangeqté 24
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Rallonges à enrouleurqté 4

Décoration

Toiles de fondqté 3
Rideaux de scèneqté 2
Panneaux décoratifsqté 6
Plantes artificiellesqté 8
Guirlande lumineuseqté 6
Tissus décoratifsqté 10
Ruban adhésifqté 6
Ruban adhésif double faceqté 4
Attaches-câblesqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Petits bolsqté 12
Pincesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 180
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 120
Carafesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Bacs à vaisselleqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et la salle de répétition dès que la date est fixée : sans ces deux réservations, le calendrier des répétitions et de la répétition finale reste incertain.
Définissez la capacité d’accueil avant d’envoyer les invitations. Elle détermine le suivi des inscriptions, la liste des billets, le nombre de livrets et les quantités de catering.
Faites un inventaire technique séparé au moins une semaine avant la représentation : microphones, pieds, haut-parleurs, table de mixage, rallonges, multiprises et piles de rechange doivent être testés ensemble.
Préparez les costumes, accessoires, décors et fichiers musicaux avant la répétition finale. Une vérification le jour du spectacle laisse trop peu de temps pour remplacer un élément manquant.
Envoyez les informations pratiques au public avant l’événement et prévoyez un accompagnement à l’arrivée. Indiquez notamment l’horaire, l’accès, les consignes d’évacuation et les éventuelles modalités d’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle musical ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les premières semaines servent à fixer la date, réserver le lieu et confirmer le cast ; gardez la dernière semaine pour les vérifications techniques, les costumes, le catering et la répétition finale.
Quand faut-il réserver la salle de répétition ?: Réservez-la dès que la date et le lieu du spectacle sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant la représentation. Cela permet de planifier les répétitions sans dépendre des créneaux restants.
Quand commander les livrets du programme ?: Commandez-les après avoir finalisé les informations du spectacle et compté les invités ou billets. Faites-le au moins 10 à 14 jours avant la représentation afin de pouvoir corriger une erreur et récupérer les livrets à temps.
Combien de temps avant faut-il commander le catering ?: Finalisez les besoins alimentaires et les quantités au moins 7 jours avant l’événement, puis confirmez la commande 3 à 5 jours avant. Prévoyez séparément le catering du cast, de l’équipe et du public si les horaires diffèrent.

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