Musicalaufführung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Musicalaufführung steht und fällt nicht nur mit der letzten Probe. Raum, Publikum, Technik, Kostüme, Requisiten und Einlass müssen in der richtigen Reihenfolge vorbereitet werden. Plane früh, wie viele Personen zuschauen, welche Mikrofone gebraucht werden und wer am Veranstaltungstag die Publikumsbegleitung übernimmt. Diese Checkliste hilft dir, nichts zu spät zu bestellen und den Ablauf von der ersten Reservierung bis zum Ende der Vorstellung im Blick zu behalten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Vorstellung und Publikumszahl festlegen
2 Personen
Proberaum reservieren
Technisches Equipment reservieren
2 Personen
Cast und Crew bestätigen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Programmhefte bestellen
Ticketliste und Gästeliste erstellen
2 Personen
Cateringmengen festlegen
2 Personen
Dekorentwurf ausarbeiten
3 Personen
Kostüme prüfen
3 Personen
Requisiten inventarisieren
2 Personen
Musikdateien sammeln
2 Personen
Technischen Ablaufplan erstellen
2 Personen
Lichtplan vorbereiten
2 Personen
Mikrofonzuteilung erstellen
Publikumsbegleitung einplanen
Betriebs- und Evakuierungsinformationen prüfen
2 Personen
Programmhefte abholen
Dekor und Requisiten überprüfen
3 Personen
Letzte Probe durchführen
10 Personen
Catering bestellen
Publikumsinformationen versenden
Kostüme waschen und bügeln
3 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Dekoration und Materialien aufstellen
3 Personen
Kasse und Zahlungsmittel vorbereiten
2 Personen
Bühnenboden und Spielfläche prüfen
3 Personen
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
Dekor aufbauen
5 Personen
Requisiten bereitstellen
3 Personen
Tontechnik anschließen
3 Personen
Lichtanlage installieren
3 Personen
Mikrofone testen
3 Personen
Musik und Cues testen
3 Personen
Umkleidekabinen einrichten
3 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Programmhefte bereitlegen
2 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Cast und Crew briefen
3 Personen
Kostüme und Make-up bereitlegen
3 Personen
Saal und Fluchtwege prüfen
2 Personen

Event

Publikum empfangen
5 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Getränke und Snacks servieren
4 Personen
Aufführung begleiten
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausebuffet auffüllen
3 Personen
Publikum in den Saal begleiten
3 Personen
Den zweiten Teil moderieren
4 Personen
Applaus für die Künstler und Dankeswort begleiten
2 Personen
Publikum verabschieden
4 Personen
Cast-Mahlzeit servieren
3 Personen
Publikumsfoyer aufräumen
3 Personen

Nachbereitung

Technik sicher ausschalten
3 Personen
Kostüme einsammeln
3 Personen
Requisiten und Dekor abbauen
5 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Umkleiden reinigen
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Technik einpacken
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Kostüme waschen und verstauen
3 Personen
Restbestand prüfen
2 Personen
Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 180
KlappischeAnz. 8
UmkleideracksAnz. 4
UmkleidestühleAnz. 12
EmpfangstresenAnz. 2
GarderobenständerAnz. 3
AbsperrpfostenAnz. 8

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
Musikplayer
Laptop
ErsatzbatterienAnz. 24
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
KabeltrommelnAnz. 4

Dekoration

HintergrundvorhängeAnz. 3
BühnengardinenAnz. 2
DekorplattenAnz. 6
KunstpflanzenAnz. 8
LichterketteAnz. 6
Dekorative StoffeAnz. 10
KlebebandAnz. 6
Doppelseitiges KlebebandAnz. 4
KabelbinderAnz. 100

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 6
SchälchenAnz. 12
ZangenAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 180
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 120
KaraffenAnz. 12
ServierschalenAnz. 16
SpülbeckenAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Zuschauerzahl fest, bevor du Catering, Programmhefte und Bestuhlung planst. Rechne die Sitzplätze, die Gästeliste und die Ticketliste gemeinsam durch, damit am Einlass keine Plätze oder Hefte fehlen.
Reserviere technisches Equipment nicht erst kurz vor der Aufführung. Prüfe Funkmikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher, Mischpult, Musikplayer und Laptop spätestens bei der letzten Probe gemeinsam mit dem technischen Ablaufplan.
Plane für Darsteller und Crew getrennte Bereiche ein. Umkleideracks, Umkleidestühle und eine klare Mikrofonzuteilung verhindern, dass Kostümwechsel und Auftritte am Veranstaltungstag ins Stocken geraten.
Prüfe Dekor und Requisiten nach der letzten Probe noch einmal vollständig. Besonders Klebeband, Kabelbinder, Ersatzbatterien und Verlängerungskabel werden häufig erst beim Aufbau vermisst.
Schicke die Publikumsinformationen vor der Aufführung mit Einlasszeit, Veranstaltungsort und wichtigen Hinweisen. Kontrolliere außerdem Betriebs- und Evakuierungsinformationen, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Musicalaufführung organisieren?: Beginne mehrere Wochen vor dem Aufführungstermin mit Datum, Ort, Publikumszahl, Proberaum und Technik. Einladungen, Anmeldungen, Kostüme und Requisiten sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vorher verbindlich geprüft werden.
Wie viele Mikrofone braucht eine Musicalaufführung?: Die Anzahl hängt von den Rollen und Szenen ab, sollte aber anhand einer Mikrofonzuteilung festgelegt werden. Prüfe jedes eingeplante Funkmikrofon spätestens bei der letzten Probe und halte Ersatzbatterien bereit.
Wann sollte das Catering für eine Musicalaufführung bestellt werden?: Bestimme die Cateringmengen nach der bestätigten Gästezahl und erfasse Ernährungswünsche vor der Bestellung. Bestelle das Catering so, dass die Lieferung oder Abholung mindestens 1 bis 2 Stunden vor dem Einlass kontrolliert werden kann.
Was muss am Tag der Musicalaufführung kontrolliert werden?: Kontrolliere vor dem Einlass Bestuhlung, Empfangstresen, Garderobe, Technik, Licht, Dekor, Requisiten und Programmhefte. Plane mindestens 60 Minuten für Aufbau, Soundcheck und die letzte Sicherheitsprüfung ein.

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