Checklist para organizar un espectáculo musical sin olvidos

Organizar un espectáculo musical requiere coordinar escenario, reparto, equipo técnico y público en un orden claro. Esta checklist reúne 71 tareas y 52 elementos, desde reservar la sala de ensayo hasta preparar la iluminación, los micrófonos y el catering. También contempla lo que suele quedar para el último momento: programas, disfraces, atrezzo, evacuación y la información que recibe el público. Úsala como hoja de ruta y asigna cada tarea a una persona con una fecha límite.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Determinar el aforo del espectáculo y del público
2 personas
Reservar la sala de ensayo
Reservar material técnico
2 personas
Confirmar el reparto y el equipo
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Encargar los programas
Crear lista de entradas y lista de invitados
2 personas
Determinar las cantidades del catering
2 personas
Desarrollar el diseño de la decoración
3 personas
Comprobar los disfraces
3 personas
Inventariar atrezzo
2 personas
Reunir archivos de música
2 personas
Elaborar el plan técnico
2 personas
Preparar el plan de iluminación
2 personas
Hacer la asignación de micrófonos
Planificar la atención al público
Comprobar la información de seguridad y evacuación
2 personas
Recoger folletos del programa
Comprobar la decoración y el atrezo
3 personas
Realizar el último ensayo
10 personas
Pedir el catering
Enviar información al público
Lavar y planchar los trajes
3 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la decoración y los materiales
3 personas
Preparar la caja y los medios de pago
2 personas
Comprobar el suelo del escenario y la zona de actuación
3 personas
Colocar las sillas para el público
4 personas
Colocar las mesas de recepción
2 personas
Montar la decoración
5 personas
Preparar los accesorios
3 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Instalar equipos de iluminación
3 personas
Probar los micrófonos
3 personas
Probar la música y las señales
3 personas
Preparar los vestuarios
3 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Dejar listos los programas
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Informar al reparto y al equipo
3 personas
Preparar disfraces y maquillaje
3 personas
Comprobar la sala y las vías de evacuación
2 personas

Evento

Recibir al público
5 personas
Repartir el programa
2 personas
Servir bebidas y aperitivos
4 personas
Coordinar la presentación
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé del descanso
3 personas
Guiar al público al recinto
3 personas
Guiar la segunda parte
4 personas
Coordinar los aplausos y el discurso de agradecimiento para los artistas
2 personas
Despedir al público
4 personas
Servir la comida del elenco
3 personas
Despejar el foyer del público
3 personas

Seguimiento

Apagar la técnica de forma segura
3 personas
Reunir los trajes
3 personas
Desmontar utilería y decoración
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los vestuarios
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Empacar el equipo técnico
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Lavar y guardar los disfraces
3 personas
Comprobar el stock restante
2 personas
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 180
Mesas plegablescant. 8
Percheros para camerinoscant. 4
Sillas del vestuariocant. 12
Mostradores de recepcióncant. 2
Percheroscant. 3
Postes separadorescant. 8

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 8
Soportes para micrófonocant. 4
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Reproductor de música
Portátil
Baterías de repuestocant. 24
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12

Iluminación

Focos de escenariocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Enrollacablescant. 4

Decoración

Telones de fondocant. 3
Cortinas del escenariocant. 2
Paneles decorativoscant. 6
Plantas artificialescant. 8
Guirnalda de lucescant. 6
Paños decorativoscant. 10
Cinta adhesivacant. 6
Cinta adhesiva de doble caracant. 4
Bridascant. 100

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 6
Cuencoscant. 12
Pinzascant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 180
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 120
Jarrascant. 12
Bandejas de servircant. 16
Cubetas para lavarcant. 4

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y el aforo antes de abrir las inscripciones. Con esos tres datos puedes calcular las entradas, las sillas, el personal de atención y las cantidades del catering.
Reserva la sala de ensayo y el material técnico con varias semanas de margen. Comprueba que haya micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, reproductor de música, cables y baterías de repuesto.
Haz una prueba técnica completa antes del último ensayo: revisa la asignación de micrófonos, los focos, los soportes y el recorrido de cada cable. Protege los cables del paso con alfombrillas y deja un enrollacables disponible.
No esperes al día del espectáculo para revisar disfraces, atrezzo y decoración. Haz un inventario durante el ensayo final y confirma que telones, cortinas, paneles, plantas y elementos de fijación estén listos.
Envía al público la información final al menos 48 horas antes. Incluye la hora de apertura, el acceso, las indicaciones de seguridad y evacuación, y cualquier detalle sobre entradas, programas o atención en la sala.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo musical?: Empieza la planificación al menos 8 semanas antes, especialmente si necesitas reservar una sala, contratar material técnico o confirmar reparto y equipo. Deja la última semana para el ensayo final, el catering y las comprobaciones.
¿Cuándo hay que cerrar el aforo y la lista de invitados?: Define el aforo antes de abrir las inscripciones y cierra la lista de invitados entre 7 y 10 días antes. Así puedes confirmar las entradas, distribuir las sillas y calcular el catering sin trabajar con cifras provisionales.
¿Cuándo se debe hacer el último ensayo?: Programa el último ensayo entre 1 y 3 días antes del espectáculo. Debe incluir sonido, iluminación, cambios de vestuario, atrezzo, entradas y salidas, para corregir problemas antes de recibir al público.
¿Cuándo hay que pedir el catering para un espectáculo musical?: Pide el catering entre 5 y 7 días antes, cuando ya tengas las inscripciones y las preferencias dietéticas recogidas. Confirma las cantidades de nuevo 48 horas antes si el número de asistentes aún puede cambiar.

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