Checklist voor een musicalvoorstelling organiseren

Een musicalvoorstelling organiseren vraagt meer dan cast en decor bij elkaar brengen. Je moet de zaal, vergunningen, kaartverkoop, repetities, techniek en publieksbegeleiding in een vaste volgorde regelen. Deze checklist helpt je van de eerste reservering tot het strijken van de kostuums en de technische repetitie. Plan vooral vroeg voor techniek, programmaboekjes, catering en dieetwensen: die onderdelen worden vaak pas geregeld wanneer de voorstelling al dichtbij komt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Voorstelling en zaal vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Voorstellingsdatum bevestigen
2 personen
Repetitierooster maken
2 personen
Cast en crew vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Kaartverkoop openen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Techniek reserveren
2 personen
Programma opstellen
2 personen
Programmaboekjes ontwerpen
Programmaboekjes afdrukken
2 personen
Decor en rekwisieten controleren
3 personen
Kostuums controleren
3 personen
Lichtplan uitwerken
2 personen
Geluidsplan uitwerken
2 personen
Publieksbegeleiders indelen
EHBO-contact vastleggen
Parkeerinformatie versturen
Technische repetitie plannen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Kostuums strijken
2 personen
Rekwisieten klaarzetten
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
Zaalvloer controleren
2 personen
Podium opbouwen
5 personen
Decor opbouwen
5 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Licht installeren
3 personen
Geluid installeren
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Lichtstanden testen
2 personen
Muziek afspelen testen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Kleedkamers inrichten
2 personen
Kostuums klaarleggen
3 personen
Rekwisieten per scène klaarzetten
3 personen
Castbriefing uitvoeren
2 personen
Technische doorloop uitvoeren
8 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Kaarten controleren
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Voorstelling begeleiden
6 personen
Pauzedranken serveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Publiek terug naar zaal begeleiden
3 personen
Applausmoment begeleiden
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
Castfoto maken
2 personen
Cast en crew laten eten
3 personen
Avondvoorstelling voorbereiden
6 personen
Avondpubliek ontvangen
4 personen
Avondvoorstelling begeleiden
6 personen
Avondpauze verzorgen
5 personen
Laatste publiek begeleiden
4 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Kleedkamers leeghalen
3 personen
Rekwisieten verzamelen
3 personen
Decor afbreken
5 personen
Podium afbreken
5 personen
Lichtapparatuur afbouwen
3 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Voorraad verpakken
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gehuurde techniek retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Locatiesleutels inleveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrappenaantal 2
Publieksstoelenaantal 220
Klaptafelsaantal 10
Kleedkamerstoelenaantal 30
Kledingrekkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 4
Entreebalie
Barkrukkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Drinkglazenaantal 250
Wijnglazenaantal 120
Dessertbordenaantal 220
Koffielepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 12
Waterkannenaantal 12
Schenkkanaantal 4

Decoratie

Theatergordijnenaantal 2
Achtergronddoekenaantal 4
Decorpanelenaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Rode loper
Pijlbordenaantal 12
Programmaboekjesaantal 250
Garderobenummersaantal 250
Naamkaartjesaantal 40

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 8
Microfoonstandaardsaantal 4
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 12
Laptop
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 6

Verlichting

Theaterspotsaantal 10
LED-frontlichtenaantal 6
Lichttafel
Lichtstatievenaantal 6
Kabelbruggenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 20
Flessenopenersaantal 4

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg zaal, voorstellingsdatum en technische mogelijkheden eerst vast. Controleer meteen of podiumdelen, podiumtrappen, publieksstoelen, kleedkamers en garderoberuimte beschikbaar zijn voor de hele speel- en opbouwperiode.
Open de kaartverkoop pas nadat capaciteit, ticketinformatie en publieksbegeleiding zijn afgestemd. Verwerk aanmeldingen in één overzicht en verzamel dieetwensen uiterlijk één week voor de cateringbestelling.
Plan de technische repetitie niet alleen als generale repetitie. Reserveer minimaal een halve dag om lichtplan, geluidsplan, draadloze microfoons, luidsprekers en mengpaneel afzonderlijk te testen.
Laat programmaboekjes niet tot de laatste week liggen. Houd rekening met correctieronde, afdrukken en verdeling bij de entree; bestel of druk ze bij voorkeur minstens 10 dagen voor de voorstelling.
Maak 48 uur vooraf een fysieke controle van decor, rekwisieten en kostuums. Leg ook garderobenummers, naamkaartjes, pijlborden, waterkannen en EHBO-contactgegevens klaar, zodat kleine ontbrekende zaken de ontvangst niet vertragen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een musicalvoorstelling organiseren?: Leg de zaal en voorstellingsdatum bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf vast. Begin daarna direct met cast, crew, repetitierooster en vergunningen; kaartverkoop kan meestal enkele weken tot maanden voor de voorstelling openen.
Wanneer plan je de technische repetitie van een musical?: Plan de technische repetitie minimaal 1 tot 2 weken vóór de voorstelling en reserveer er ten minste 4 uur voor. Test daarin licht, geluid, microfoons, decorwissels en opkomsten in de juiste volgorde.
Hoeveel programmaboekjes moet ik laten drukken?: Tel het verwachte aantal bezoekers en voeg 10 tot 15 procent reserve toe. Bij 120 bezoekers kom je daarmee uit op ongeveer 132 tot 138 programmaboekjes, zodat beschadigde of extra exemplaren geen probleem zijn.
Wanneer moet catering voor een musicalvoorstelling geregeld zijn?: Reserveer catering uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf en geef de definitieve aantallen en dieetwensen ongeveer 7 dagen voor de voorstelling door. Plan daarnaast tijd voor boodschappen, servies, waterkannen en de ontvangst van cast en crew.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.