Checklist pour organiser un spectacle musical

Un spectacle musical se prépare dans un ordre précis : d’abord la salle, les autorisations et la date, puis l’équipe, les répétitions et la billetterie. Les dernières semaines servent à verrouiller la technique, les costumes, le programme et l’accueil du public. Prévoyez une répétition technique séparée, car le son, les micros, les éclairages et les changements de scène prennent souvent plus de temps que prévu. Cette checklist rassemble les 84 tâches et 58 fournitures du plan.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le spectacle et la salle
2 personnes
Vérifier les autorisations
Confirmer la date de la représentation
2 personnes
Créer le planning des répétitions
2 personnes
Finaliser le casting et l’équipe
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Réserver la technique
2 personnes
Élaborer le programme
2 personnes
Concevoir les livrets du programme
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
Vérifier la décoration et les accessoires
3 personnes
Vérifier les costumes
3 personnes
Élaborer le plan d'éclairage
2 personnes
Élaborer le plan sonore
2 personnes
Répartir les accompagnateurs du public
Consigner le contact de premiers secours
Envoyer les infos de parking
Planifier la répétition technique
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Repasser les costumes
2 personnes
Installer les accessoires
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes
Vérifier le sol de la salle
2 personnes
Monter la scène
5 personnes
Monter la décoration
5 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Installer le son
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester les réglages d'éclairage
2 personnes
Tester la diffusion de musique
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Aménager les vestiaires
2 personnes
Préparer les costumes
3 personnes
Préparer les accessoires par scène
3 personnes
Faire le briefing de la distribution
2 personnes
Réaliser la répétition technique
8 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Contrôler les billets
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Animer le spectacle
6 personnes
Servir les boissons de pause
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Reconduire le public dans la salle
3 personnes
Animer le moment des applaudissements
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
Prendre une photo de la distribution
2 personnes
Faire manger le cast et l’équipe
3 personnes
Préparer la représentation du soir
6 personnes
Accueillir le public du soir
4 personnes
Animer la représentation du soir
6 personnes
Assurer la pause du soir
5 personnes
Accompagner le dernier public
4 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Vider les vestiaires
3 personnes
Rassembler les accessoires
3 personnes
Démonter le décor
5 personnes
Démonter la scène
5 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Emballer le stock
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Restituer les clés du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Chaises pour le publicqté 220
Tables pliantesqté 10
Chaises des vestiairesqté 30
Portants à vêtementsqté 8
Portantsqté 4
Bureau d’accueil
Tabourets de barqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à boireqté 250
Verres à vinqté 120
Assiettes à dessertqté 220
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 12
Carafeqté 4

Décoration

Rideaux de théâtreqté 2
Toiles de fondqté 4
Panneaux décoratifsqté 8
Nappesqté 10
Tapis rouge
Panneaux indicateursqté 12
Brochures du programmeqté 250
Numéros de vestiaireqté 250
Badges nominatifsqté 40

Équipement

Microphones sans filqté 8
Pieds de microqté 4
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Câbles audioqté 12
Ordinateur portable
Lecteur audio
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 6

Éclairage

Projecteurs de théâtreqté 10
Phares avant à LEDqté 6
Table lumineuse
Pieds d’éclairageqté 6
Passages de câblesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 20
Tire-bouchonsqté 4

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle et la technique plusieurs mois avant la représentation, puis confirmez la date par écrit. Demandez aussi les horaires d’accès, de montage et de démontage pour éviter une arrivée trop tardive des équipes.
Ouvrez la billetterie dès que la date, le lieu et la capacité d’accueil sont définitifs. Traitez les inscriptions chaque semaine et arrêtez les besoins alimentaires au moins 7 jours avant le spectacle pour ajuster le catering.
Planifiez une répétition technique complète avant la générale : testez chaque microphone sans fil, les pieds de micro, les haut-parleurs, la table de mixage et le plan d’éclairage avec les artistes présents.
Préparez les costumes et les accessoires au moins 48 heures avant la représentation. Repassez les costumes, étiquetez les portants et gardez quelques chaises dans les vestiaires pour faciliter les changements rapides.
Anticipez l’accueil du public : installez le bureau d’accueil, les panneaux indicateurs, les numéros de vestiaire et les livrets du programme avant l’ouverture des portes. Désignez les accompagnateurs et transmettez les informations de parking au plus tard la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle musical ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 mois pour réserver la salle, obtenir les autorisations, constituer l’équipe et ouvrir la billetterie. Gardez les 2 dernières semaines pour les vérifications, les achats et les répétitions finales.
Quand faut-il réserver la salle et la technique pour un spectacle musical ?: Réservez la salle et la technique dès que la date cible est connue, généralement 3 à 6 mois à l’avance. Confirmez les horaires de montage, la répétition technique et le démontage par écrit au moins 30 jours avant la représentation.
Quand ouvrir la billetterie d’un spectacle musical ?: Ouvrez la billetterie dès que la date, la salle et la capacité autorisée sont confirmées, idéalement 6 à 8 semaines avant le spectacle. Vérifiez les inscriptions chaque semaine et clôturez-les quelques jours avant l’événement.
Quand préparer les costumes et les livrets du programme ?: Finalisez les costumes et les accessoires au moins 2 semaines avant, puis faites une dernière vérification 48 heures avant la représentation. Faites imprimer les livrets après validation du programme, idéalement 7 à 10 jours à l’avance.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.