Checklist para organizar un espectáculo musical

Organizar un espectáculo musical exige coordinar escenario, elenco, técnica, público y atención el mismo día. Esta checklist reúne 84 tareas y 58 materiales para avanzar en el orden adecuado, desde confirmar la sala y los permisos hasta planchar el vestuario y preparar la entrada. También ayuda a detectar lo que suele quedar para el final: el ensayo técnico, los programas, los micrófonos, las indicaciones de aparcamiento y la persona responsable de primeros auxilios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Captar el espectáculo y la sala
2 personas
Comprobar permisos
Confirmar la fecha de la función
2 personas
Hacer el horario de ensayos
2 personas
Asignar elenco y equipo
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Reservar técnica
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Diseñar los programas
Imprimir folletos del programa
2 personas
Comprobar la decoración y el atrezo
3 personas
Comprobar los disfraces
3 personas
Desarrollar el plan de iluminación
2 personas
Elaborar el plan de sonido
2 personas
Asignar acomodadores de público
Registrar contacto de primeros auxilios
Enviar la información de aparcamiento
Planificar el ensayo técnico
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Planchar trajes
2 personas
Preparar los accesorios
3 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Realizar una ronda de seguridad
2 personas
Comprobar el suelo del salón
2 personas
Montar el escenario
5 personas
Montar la decoración
5 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Instalar la iluminación
3 personas
Instalar sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar los modos de iluminación
2 personas
Probar la reproducción de música
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar los vestuarios
2 personas
Preparar los disfraces
3 personas
Preparar el atrezzo por escena
3 personas
Realizar la reunión informativa del elenco
2 personas
Realizar el ensayo técnico
8 personas
Recibir al público
4 personas
Comprobar los mapas
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Repartir programas
2 personas
Coordinar la presentación
6 personas
Servir bebidas del descanso
5 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
4 personas
Acompañar al público de vuelta a la sala
3 personas
Coordinar el momento de aplausos
2 personas
Guiar al público hacia la salida
4 personas
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
Hacer foto del elenco
2 personas
Dar de comer al reparto y al equipo
3 personas
Preparar la función de la noche
6 personas
Recibir al público de la noche
4 personas
Coordinar la función de la noche
6 personas
Gestionar la pausa de la tarde
5 personas
Guiar al último público
4 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Vaciar los vestuarios
3 personas
Reunir los accesorios
3 personas
Desmontar la decoración
5 personas
Desmontar el escenario
5 personas
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Empaquetar el inventario
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Devolver el equipo alquilado
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Entregar las llaves del lugar

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escaleras del escenariocant. 2
Asientos para el públicocant. 220
Mesas plegablescant. 10
Sillas del vestuariocant. 30
Percheroscant. 8
Percheroscant. 4
Mostrador de entrada
Taburetes de barcant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 250
Copas de vinocant. 120
Platos de postrecant. 220
Cucharillas de cafécant. 100
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras de aguacant. 12
Jarracant. 4

Decoración

Cortinas de teatrocant. 2
Telones de fondocant. 4
Paneles decorativoscant. 8
Mantelescant. 10
Alfombra roja
Carteles direccionalescant. 12
Programascant. 250
Números de guardarropacant. 250
Tarjetas de nombrecant. 40

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 8
Soportes para micrófonocant. 4
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Cables de audiocant. 12
Portátil
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 6

Iluminación

Focos de teatrocant. 10
Faros LED frontalescant. 6
Mesa de luces
Trípodes de iluminacióncant. 6
Puentes de cablecant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cuencoscant. 20
Abrebotellascant. 4

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Papeleracant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Confirma la sala y los permisos antes de anunciar la fecha. Reserva también la técnica con antelación: sonido, iluminación y micrófonos inalámbricos necesitan pruebas en el espacio real.
Cierra el calendario de ensayos varias semanas antes de la función y deja un bloque específico para el ensayo técnico. No lo sustituyas por un ensayo general: sonido, mesa de mezclas, altavoces y luces requieren ajustes propios.
Abre la venta de entradas cuando ya estén definidos el aforo, los accesos y el horario. Envía la información de aparcamiento y asigna acomodadores al menos 3 días antes para evitar improvisaciones en la entrada.
Revisa vestuario, atrezo y decoración durante la semana anterior. Plancha los trajes y comprueba telones, cortinas, paneles, carteles direccionales y números de guardarropa como mínimo 24 horas antes.
Calcula el catering según las inscripciones y las preferencias dietéticas recogidas. Deja preparados vasos, copas, tazas, platos, bandejas y jarras, y verifica la lista de la compra 1 o 2 días antes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo musical?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá venta de entradas, catering y varios ensayos. La sala, los permisos y la técnica deben quedar confirmados antes de publicar la fecha.
¿Cuándo hay que hacer el ensayo técnico de un espectáculo musical?: Hazlo entre 24 y 48 horas antes de la función, con el escenario montado y el equipo disponible. Reserva al menos 2 horas para probar micrófonos, mesa de mezclas, altavoces e iluminación.
¿Cuándo se deben imprimir los programas?: Cierra el contenido del programa 7 días antes y envíalo a imprimir con margen suficiente. Ten los programas preparados como mínimo 24 horas antes, junto con los carteles y la información de acceso.
¿Cuántos acomodadores hacen falta para un espectáculo musical?: Calcula 1 acomodador por cada 50 a 75 espectadores, además de una persona responsable de la entrada. Confirma sus turnos al menos 3 días antes y asigna también el contacto de primeros auxilios.

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