Musicalaufführung organisieren: Checkliste für die Planung

Eine Musicalaufführung braucht mehr als Bühne und Darsteller: Saal, Genehmigungen, Proben, Technik, Kostüme, Tickets und Publikumsbetreuung müssen zusammenpassen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Terminbestätigung bis zur technischen Probe und dem Einkauf. Besonders leicht werden Programmhefte, Parkinformationen, Ernährungswünsche und Ersatzlösungen für Mikrofone oder Requisiten zu spät eingeplant. Arbeite die Aufgaben in der Reihenfolge ab und lege für jede Zuständigkeit eine verantwortliche Person fest.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Aufführung und Saal festlegen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Vorstellungsdatum bestätigen
2 Personen
Probenplan erstellen
2 Personen
Cast und Crew festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Ticketverkauf eröffnen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering reservieren
Technik reservieren
2 Personen
Programm erstellen
2 Personen
Programmhefte gestalten
Programmhefte drucken
2 Personen
Dekor und Requisiten überprüfen
3 Personen
Kostüme prüfen
3 Personen
Lichtkonzept ausarbeiten
2 Personen
Beschallungskonzept ausarbeiten
2 Personen
Publikumsbetreuer einteilen
Erste-Hilfe-Kontakt festhalten
Parkinformationen versenden
Technische Probe planen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Kostüme bügeln
2 Personen
Requisiten bereitstellen
3 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
Saalboden kontrollieren
2 Personen
Bühne aufbauen
5 Personen
Dekor aufbauen
5 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Eingangstresen einrichten
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Licht installieren
3 Personen
Soundanlage installieren
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Lichtmodi testen
2 Personen
Musikwiedergabe testen
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Umkleidekabinen einrichten
2 Personen
Kostüme bereitlegen
3 Personen
Requisiten pro Szene bereitstellen
3 Personen
Cast-Briefing durchführen
2 Personen
Technische Generalprobe durchführen
8 Personen
Publikum empfangen
4 Personen
Karten kontrollieren
2 Personen
Garderobe verwalten
2 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Aufführung begleiten
6 Personen
Pausengetränke servieren
5 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Publikum zurück in den Saal begleiten
3 Personen
Applausmoment begleiten
2 Personen
Publikum zum Ausgang begleiten
4 Personen
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
Castfoto machen
2 Personen
Cast und Crew essen lassen
3 Personen
Abendvorstellung vorbereiten
6 Personen
Abendpublikum empfangen
4 Personen
Abendvorstellung begleiten
6 Personen
Abendpause organisieren
5 Personen
Letzte Zuschauer begleiten
4 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Umkleidekabinen leerräumen
3 Personen
Requisiten sammeln
3 Personen
Deko abbauen
5 Personen
Bühne abbauen
5 Personen
Lichttechnik abbauen
3 Personen
Tonanlage abbauen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Vorrat verpacken
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Gemietete Technik zurückgeben
2 Personen
Fundgegenstände aufbewahren
Locationschlüssel abgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
BühnentreppenAnz. 2
PublikumssitzeAnz. 220
KlappischeAnz. 10
UmkleidestühleAnz. 30
KleiderständerAnz. 8
GarderobenständerAnz. 4
Eingangsbereich
BarhockerAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
TrinkgläserAnz. 250
WeingläserAnz. 120
DesserttellerAnz. 220
KaffeelöffelAnz. 100
ServiertablettsAnz. 12
WasserkannenAnz. 12
KaraffeAnz. 4

Dekoration

TheatervorhängeAnz. 2
HintergrundtücherAnz. 4
DekorplattenAnz. 8
TischdeckenAnz. 10
Roter Teppich
WegweiserAnz. 12
ProgrammhefteAnz. 250
GarderobennummernAnz. 250
NamensschilderAnz. 40

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
AudiokabelAnz. 12
Laptop
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 6

Beleuchtung

TheaterscheinwerferAnz. 10
LED-FrontscheinwerferAnz. 6
Lichtpult
LichtstativeAnz. 6
KabelbrückenAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
SchälchenAnz. 20
FlaschenöffnerAnz. 4

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Saal und Vorstellungsdatum zuerst und prüfe die Genehmigungen spätestens 8 Wochen vor dem Termin. So bleiben ausreichend Zeit für Ticketverkauf, Einladungen und mögliche Auflagen.
Plane Proben nicht nur für die Besetzung, sondern auch für Technik und Umbauten. Setze die technische Probe mindestens 1 Woche vor der Aufführung an und reserviere Licht, Lautsprecher, Mischpult und Funkmikrofone frühzeitig.
Erfasse beim Ticketverkauf neben der Personenzahl auch Ernährungswünsche und besondere Bedürfnisse. Übermittle die endgültige Anzahl für das Catering spätestens 7 Tage vor der Vorstellung.
Kontrolliere Kostüme, Bühnenelemente, Vorhänge und Requisiten spätestens 2 Wochen vorher. Bügle die Kostüme nicht erst am Aufführungstag und beschrifte Kleiderständer sowie Garderobenplätze eindeutig.
Schicke Parkinformationen und Einlasshinweise 3 bis 5 Tage vor der Aufführung. Teile Publikumsbetreuer ein und halte einen Erste-Hilfe-Kontakt sichtbar im Eingangsbereich fest.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Musicalaufführung planen?: Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vor dem Aufführungstermin. Saal, Genehmigungen, Cast, Crew und Probenplan sollten spätestens 8 Wochen vorher feststehen.
Wann sollte der Ticketverkauf für eine Musicalaufführung starten?: Starte den Ticketverkauf etwa 6 bis 8 Wochen vor der Vorstellung. Schließe die Anmeldungen 7 bis 10 Tage vorher, damit Catering, Sitzplätze und Programmhefte passend geplant werden können.
Wann braucht man eine technische Probe?: Plane die technische Probe mindestens 7 Tage vor der Aufführung und führe kurz vor dem Termin zusätzlich einen vollständigen Ablaufcheck durch. Prüfe dabei Licht, Beschallung, Mikrofone, Bühnenaufbau und Umbauten.
Wie viele Programmhefte sollte man drucken?: Drucke ungefähr 5 bis 10 Prozent mehr Hefte als erwartete Besucherplätze. Bei 120 erwarteten Gästen sind daher etwa 126 bis 132 Programmhefte sinnvoll, damit beim Einlass keine Exemplare fehlen.

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