Checklist voor een musicalconcert organiseren
Een musicalconcert vraagt om meer dan een podium en een repertoire. Je regelt tegelijk artiesten, repetities, techniek, ontvangst en catering. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna toe naar contracten, uitnodigingen en de technische uitvoering. Vooral muziekbestanden, microfoons, monitoren, dieetwensen en garderobe worden snel te laat geregeld. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en weet je wat vóór de repetities, in de laatste week en op de concertdag klaar moet zijn.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Artiesten bevestigen
2 personen
Locatie reserveren
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Begroting vastleggen
2 personen
Artiestencontracten opstellen
Repertoire samenstellen
3 personen
Repetities plannen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Techniek reserveren
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Decorontwerp maken
2 personen
Programmafolders ontwerpen
Programmafolders printen
Bezoekerslijst controleren
Naamkaartjes maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Techniek ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Vloer en entree controleren
2 personen
Podium opbouwen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Lichtstanden testen
2 personen
Muziekbestanden testen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie en thee bereiden
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Programmafolders klaarleggen
2 personen
Technische briefing geven
4 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
5 personen
Deuren openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Tickets controleren
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Concert presenteren
Eerste concertdeel uitvoeren
8 personen
Pauzecatering aanvullen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede concertdeel uitvoeren
8 personen
Artiesten begeleiden
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Catering afruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Nazorg
Podium afbreken
4 personen
Geluidsapparatuur inpakken
3 personen
Lichtapparatuur inpakken
2 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Techniek retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opruimen
2 personen
Artiestenbetalingen verwerken
Borg en sleutels afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 100
- Tafelsaantal 8
- Statafelsaantal 4
- Garderoberekkenaantal 2
- Kleedkamertafelsaantal 3
- Kleedkamerstoelenaantal 12
Apparatuur
- Podiumdelenaantal 12
- Podiumtrappenaantal 2
- Podiumrok
- Mengtafel
- Luidsprekersaantal 4
- Monitorluidsprekersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstandaardsaantal 6
- DI-boxenaantal 4
- XLR-kabelsaantal 12
- Jackkabelsaantal 8
- Verlengsnoerenaantal 8
- Kabelmattenaantal 12
- Laptop met afspeellijst
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Lichtcontroller
Servies
- Waterglazenaantal 110
- Koffiekopjesaantal 80
- Dessertbordjesaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Koffiekannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 6
- Kurkentrekkeraantal 2
- Flessenopenersaantal 3
Decoratie
- Achtergronddoek
- Podiumdecoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Bloemstukkenaantal 8
- Welkomstbord
- Pijlbordenaantal 6
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilmopaantal 2
- Emmersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het programma vast voordat je artiesten bevestigt. Noteer per onderdeel de bezetting, speelduur en benodigde microfoons, DI-boxen en monitorluidsprekers; zo kan de techniek gericht worden gereserveerd.
- Plan repetities met een technische doorloop vóór het concert. Reserveer minimaal één volledig moment om muziekbestanden, microfoons, monitoren, lichtstanden en podiumopstelling samen te testen.
- Verzamel aanmeldingen en dieetwensen niet pas bij de cateringbestelling. Sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen vooraf en gebruik het definitieve aantal voor catering, stoelen, waterglazen en naamkaartjes.
- Controleer de publieksstroom naast de zaalindeling. Zet garderoberekken, statafels en programmfolders klaar vóór de deuren opengaan en houd een aparte plek vrij voor bezoekers die hun jas afgeven.
- Maak een aparte transport- en aansluitlijst voor de laatste 24 uur. Controleer bij het ophalen van de techniek onder meer XLR-kabels, verlengsnoeren, kabelmatten, lichtstatieven en de laptop met afspeellijst.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een musicalconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en artiesten. Plan contracten, vergunningen, verzekering en techniek daarna zo snel mogelijk, omdat beschikbaarheid van artiesten en apparatuur de rest van de planning bepaalt.
- Wanneer moet ik de techniek voor een musicalconcert regelen?
- Reserveer mengtafel, luidsprekers, monitorluidsprekers, microfoons en verlichting minimaal 4 tot 6 weken vooraf. Plan uiterlijk 1 week voor het concert een technische doorloop en controleer alle kabels en aansluitingen opnieuw binnen 24 uur voor aanvang.
- Hoeveel repetities zijn nodig voor een musicalconcert?
- Plan minimaal 2 gezamenlijke repetities en 1 volledige doorloop met techniek. Reserveer voor die doorloop genoeg tijd om niet alleen het repertoire, maar ook opkomst, microfoonwissels, lichtstanden en pauzemomenten te testen.
- Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een musicalconcert?
- Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen voor het concert. Dan heb je nog tijd om bezoekerslijst, dieetwensen, catering, stoelen en programmfolders definitief te maken.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!