Checklist pour organiser un concert de comédie musicale

Un concert de comédie musicale demande une coordination précise entre les artistes, la salle et l’équipe technique. Commencez par fixer la date, le programme et le budget, puis confirmez les engagements avant d’ouvrir les inscriptions. Les répétitions, le son, l’éclairage et l’accueil du public doivent être planifiés ensemble, pas séparément. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute, notamment pour les autorisations, les fichiers musicaux et le catering.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer les artistes
2 personnes
Réserver le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Fixer le budget
2 personnes
Rédiger les contrats des artistes
Composer le répertoire
3 personnes
Planifier les répétitions
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Réserver la technique
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Créer le décor
2 personnes
Concevoir les brochures du programme
Imprimer les programmes
Vérifier la liste des participants
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel technique
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Trier la décoration
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Monter l’installation lumière
2 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester les réglages d'éclairage
2 personnes
Tester les fichiers musicaux
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Préparer les brochures du programme
2 personnes
Donner le briefing technique
4 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
5 personnes
Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Vérifier les billets
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Présenter le concert
Interpréter la première partie du concert
8 personnes
Réapprovisionner le catering de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Interpréter la deuxième partie du concert
8 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Débarrasser le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes

Suivi

Démonter la scène
4 personnes
Ranger le matériel audio
3 personnes
Emballer le matériel d'éclairage
2 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner le matériel technique
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes
Traiter les paiements des artistes
Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 100
Tablesqté 8
Tables hautesqté 4
Portantsqté 2
Tables de logeqté 3
Chaises des vestiairesqté 12

Équipement

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Jupe de scène
Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Enceintes de monitoringqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Rallongesqté 8
Passe-câblesqté 12
Ordinateur portable avec playlist

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage

Vaisselle

Verres à eauqté 110
Tasses à caféqté 80
Assiettes à dessertqté 100
Couvertsqté 100
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Tire-bouchonqté 2
Tire-bouchonsqté 3

Décoration

Bâche de fond
Décoration de scène
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 6

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et vérifiez les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant le concert. Demandez aussi les horaires précis d’accès pour le montage, les répétitions et le démontage.
Confirmez les artistes et envoyez les contrats avant de composer définitivement le répertoire. Prévoyez ensuite plusieurs répétitions, dont une avec la sonorisation et les microphones réellement utilisés.
Réservez la technique au plus tard 4 semaines avant la date. Faites préciser le nombre de microphones, de pieds, de câbles, de retours, de haut-parleurs et de prises électriques nécessaires.
Envoyez les invitations 3 à 4 semaines à l’avance et clôturez les inscriptions environ 7 jours avant le concert. Vous pourrez ainsi vérifier la liste des participants et ajuster les chaises, les programmes et le catering.
Gardez les fichiers musicaux, la playlist et le conducteur sur au moins deux supports. Le jour du concert, mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée du public et contrôlez le matériel technique dès sa réception.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert de comédie musicale ?: Commencez idéalement 3 mois avant la date. Les artistes, la salle, les autorisations et la technique doivent être confirmés au moins 4 à 8 semaines à l’avance.
Combien de répétitions faut-il prévoir pour un concert de comédie musicale ?: Prévoyez au minimum 3 répétitions pour le répertoire, puis une répétition technique sur place. Ajoutez une répétition générale dans les 24 à 48 heures précédant le concert si le programme comprend des changements de décor ou plusieurs solistes.
Quand envoyer les invitations pour un concert ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant le concert et fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant. Ce délai permet de recueillir les besoins alimentaires et de finaliser le plan de salle.
Que faut-il vérifier le jour du concert ?: Arrivez au moins 3 heures avant l’ouverture des portes pour contrôler la scène, le son, l’éclairage, les fichiers musicaux et les badges. Vérifiez ensuite les programmes imprimés, les boissons, la liste des participants et l’accueil des artistes avant l’arrivée du public.

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