Musicalkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege zuerst Termin und Repertoire fest und bestätige die Künstler schriftlich. Plane die Proben so, dass mindestens ein kompletter Durchlauf mit Bühne, Mischpult, Mikrofonen, Monitorspeakern und Licht möglich ist.
• Prüfe Genehmigungen und Versicherung, sobald der Veranstaltungsort reserviert ist. Kläre außerdem früh, wer Technik abholt, aufbaut und nach dem Konzert zurückbringt.
• Sammle Musikdateien, Bühnenbild und Lichtplanung spätestens vor der technischen Probe. Für jedes Funkmikrofon, jeden Monitor und jede DI-Box sollte feststehen, wer es benutzt und an welchem Eingang es angeschlossen wird.
• Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche nicht erst beim Cateringtermin. Prüfe die Besucherliste vor dem Einlass und bereite Namensschilder sowie Programmhefte rechtzeitig vor.
• Kühle Getränke erst kurz vor dem Einlass, damit Kühlboxen und Kühlschrank nicht unnötig lange belegt sind. Stelle Wassergläser bereit und plane Kaffee, Geschirr und Besteck passend zur erwarteten Gästezahl ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Musicalkonzert planen?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm, Künstlern, Location und Budget. Technik, Catering und Einladungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert feststehen.

Wann sollte man die Künstlerverträge für ein Musicalkonzert erstellen?

Setze die Verträge direkt nach der Bestätigung der Künstler auf, am besten innerhalb von 7 Tagen. Halte darin Termin, Honorar, Repertoire, Probenzeiten, Technikbedarf und Ausfallregelungen fest.

Wie viele Proben braucht ein Musicalkonzert?

Plane mindestens zwei musikalische Proben und eine vollständige Ablaufprobe ein. Die Ablaufprobe sollte 1 bis 2 Wochen vorher stattfinden und Ton, Licht, Bühnenbild, Umbauten und Moderation einschließen.

Wann müssen Einladungen und Anmeldungen für ein Musicalkonzert verschickt werden?

Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin und setze eine Anmeldefrist 7 bis 10 Tage vorher. So bleiben genug Tage für die Besucherliste, Namensschilder, Cateringmenge und Ernährungswünsche.

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