Checklist para organizar un concierto musical

Organizar un concierto musical exige coordinar artistas, repertorio, permisos, técnica, invitados y atención al público en el orden adecuado. Este plan reúne 77 tareas y 44 elementos para que puedas avanzar desde la fecha y el presupuesto hasta los ensayos, el montaje y las bebidas frías. La parte técnica necesita especial previsión: escenario, mesa de mezclas, monitores, micrófonos, iluminación y cableado deben estar confirmados antes del día del concierto. También conviene cerrar pronto el catering y las preferencias dietéticas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Confirmar a los artistas
2 personas
Reservar el lugar
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Fijar el presupuesto
2 personas
Redactar contratos de los artistas
Seleccionar el repertorio
3 personas
Planificar los ensayos
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Reservar técnica
2 personas
Reunir archivos de música
2 personas
Crear diseño decorativo
2 personas
Diseñar folletos del programa
Imprimir folletos del programa
Comprobar la lista de visitantes
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger el equipo técnico
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Clasificar la decoración
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Revisar el suelo y la entrada
2 personas
Montar el escenario
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la instalación de iluminación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar los modos de iluminación
2 personas
Probar los archivos de música
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar aperitivos
2 personas
Preparar folletos del programa
2 personas
Dar la reunión técnica
4 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido
5 personas
Abrir las puertas
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Comprobar las entradas
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Presentar el concierto
Interpretar la primera parte del concierto
8 personas
Reponer el catering del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Realizar la segunda parte del concierto
8 personas
Acompañar a los artistas
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar el catering
3 personas
Recoger la basura
3 personas

Seguimiento

Desmontar el escenario
4 personas
Empaquetar el equipo de sonido
3 personas
Empaquetar el equipo de iluminación
2 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el equipo técnico
2 personas
Recoger los materiales sobrantes
2 personas
Gestionar los pagos a los artistas
Gestionar la fianza y las llaves

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 100
Mesascant. 8
Mesas altascant. 4
Percheroscant. 2
Mesas de vestuariocant. 3
Sillas del vestuariocant. 12

Equipo

Piezas de escenariocant. 12
Escaleras del escenariocant. 2
Falda de escenario
Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Altavoces de monitorcant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cables XLRcant. 12
Cables jackcant. 8
Cables alargadorescant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Portátil con lista de reproducción

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Controlador de luces

Vajilla

Vasos para aguacant. 110
Tazas de cafécant. 80
Platos de postrecant. 100
Cubiertoscant. 100
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 6
Sacacorchoscant. 2
Abrebotellascant. 3

Decoración

Lona de fondo
Decoración del escenario
Mantelescant. 8
Arreglos floralescant. 8
Cartel de bienvenida
Carteles direccionalescant. 6

Limpieza

Aspiradora
Fregonacant. 2
Cuboscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa, el lugar, los permisos y el seguro antes de confirmar todos los detalles con los artistas. Así sabrás qué aforo, horarios y condiciones puedes ofrecer.
Reserva la técnica con antelación y comprueba que incluye mesa de mezclas, altavoces, monitores, micrófonos, cajas DI, cables y alfombrillas para cubrir el cableado. El día del concierto, recoge el equipo y pruébalo antes de que lleguen los músicos.
Planifica los ensayos dejando tiempo entre cada bloque para cambios de escenario y pruebas de sonido. Reúne los archivos de música en un portátil y prepara también el repertorio y los folletos del programa.
Envía las invitaciones y controla las inscripciones antes de encargar el catering. Recoge las preferencias dietéticas y prepara la lista de visitantes, las tarjetas con nombres y el número de sillas, mesas y percheros necesarios.
No dejes las bebidas para la última hora: revisa la compra, consigue vasos, tazas, jarras, termos y neveras portátiles, y enfría las bebidas con varias horas de margen. Cuenta también el servicio de café y agua para el público y los artistas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto musical?: Empieza al menos entre 8 y 12 semanas antes. En las primeras 2 semanas conviene fijar la fecha, reservar el lugar, confirmar a los artistas y revisar permisos, seguro y presupuesto.
¿Cuándo hay que reservar el equipo técnico para un concierto?: Resérvalo entre 4 y 6 semanas antes y confirma la lista definitiva al menos 7 días antes. Incluye escenario, sonido, iluminación, micrófonos, cables, soportes y monitores.
¿Cuánto tiempo antes se hacen las pruebas de sonido?: Programa la llegada del equipo y las pruebas entre 2 y 3 horas antes de que entre el público. Deja tiempo para montar el escenario, colocar las alfombrillas de cable y comprobar cada micrófono, monitor y foco.
¿Cuántas bebidas calcular por persona en un concierto?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y después 1 por cada hora adicional. Enfríalas al menos 4 horas antes y añade vasos para agua, café y las bebidas del catering.

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