Boodschappenlijst voor een Museumnacht

Voor een Museumnacht heb je meer nodig dan drank en programmaboekjes. Bezoekers bewegen tussen museumzalen, workshops, rondleidingen en optredens, waardoor duidelijke informatie, herkenbare medewerkers en techniek per ruimte nodig zijn. Regel programmfolders, naambadges en bezoekersbandjes op basis van het aantal aangemelde bezoekers, plus een kleine reserve. Vergeet ook garderoberekken, wachtpalen en voldoende verlenghaspels niet: juist die praktische spullen worden vaak pas op de avond zelf gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 2
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Loungefauteuilsaantal 12
Garderoberekkenaantal 6
Wachtpalenaantal 8

Servies

Glazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Kommetjesaantal 40
Besteksetsaantal 180
Serveerbladenaantal 12
Schenkkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 8

Decoratie

Programmafoldersaantal 250
Naambadgesaantal 80
Bezoekersbandjesaantal 250
Informatiebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 20
Kunstenaarsbordjesaantal 30
Katoenen tafelkledenaantal 14
Easelsaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projectorenaantal 3
Projectieschermenaantal 3
Actieve speakersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Mengpanelenaantal 2
Verlenghaspelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 12
HDMI-kabelsaantal 6
Presentatieklikkersaantal 3
Portofoonsaantal 8
Oplaadstationsaantal 2

Verlichting

LED-uplightsaantal 12
LED-tafellampenaantal 10
Werklampenaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Waterkoelersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Serveertangenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen
- Spa Blauw - 240 flesjes
- Spa Rood - 80 flesjes
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinas - 18 flessen
- Tonic - 12 flessen
- Appelsap - 12 pakken
- Sinaasappelsap - 12 pakken
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Witte wijn - 18 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Bubbels - 6 flessen
- Koffiebonen - 4 kilo
- Zwarte thee - 6 dozen
- Kruidenthee - 4 dozen
- Cacaopoeder - 2 pakken
- Melk - 16 liter
- Havermelk - 8 liter
- Koffieroom - 6 kuipjesdozen
- Suiker - 3 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Citroenen - 3 kilo
- IJsblokjes - 20 kilo
- Croissants - 80 stuks
- Mini-appelflappen - 100 stuks
- Brownies - 100 stuks
- Mini-muffins - 100 stuks
- Mini-quiches - 120 stuks
- Groentefritters - 100 stuks
- Wraps - 80 stuks
- Hummus - 10 bakken
- Roomkaas - 6 kuipjes
- Gerookte zalm - 3 kilo
- Jonge kaas - 3 kilo
- Gegrilde groenten - 4 kilo
- Rucola - 1 kilo
- Komkommers - 3 kilo
- Cherrytomaten - 3 kilo
- Rode paprika - 2 kilo
- Olijven - 2 kilo
- Druiven - 5 kilo
- Appels - 5 kilo
- Bananen - 4 kilo
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Tortillachips - 10 zakken
- Zoute nootjes - 8 zakken
- Rijstcrackers - 6 pakken
- Glutenvrije crackers - 6 pakken
- Mayonaise - 2 potten
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Honing - 2 potten
- Jam - 3 potten
- Roomboter - 2 kilo
- Zout - 1 kilo
- Peper - 500 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 2 potjes
- Olijfolie - 2 liter
- Balsamicoazijn - 1 fles
- Aluminiumfolie - 3 rollen
- Vershoudfolie - 3 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Papieren servetten - 500 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Desinfecterende spray - 3 flessen
- Microvezeldoekjes - 30 stuks
- Handzeep - 8 flacons
- Handdesinfectie - 8 flacons
- Papieren handdoeken - 12 pakken

Tips

Druk programmfolders en pijlborden met een reserve van 5 tot 10 procent. Bezoekers nemen folders mee, raken de weg kwijt en vragen anders steeds dezelfde route aan vrijwilligers.
Plan per zaal de benodigde techniek apart: een laptop, projector en projectiescherm zijn niet genoeg als er ook geluid nodig is. Reken per ruimte op actieve speakers, een microfoon en microfoonstatief wanneer daar een optreden of presentatie plaatsvindt.
Bestel servies op basis van het piekmoment, niet alleen op het dagtotaal. Voor glazen, koffiekopjes, borden en besteksets is 10 tot 15 procent extra praktisch als afwas of aanvulling niet direct beschikbaar is.
Voorzie de ontvangst van receptietafels, naambadges, bezoekersbandjes en informatieborden. Leg deze spullen uiterlijk 60 minuten voor opening klaar, zodat de registratie niet samenvalt met de eerste toestroom.
Controleer verlenghaspels en stroompunten per zaal minstens 24 uur vooraf. Houd kabels uit looproutes en zorg dat projectoren, mengpanelen en draadloze microfoons vóór de opening getest zijn.

Veelgestelde vragen

Hoeveel programmfolders heb ik nodig voor een Museumnacht?: Neem het verwachte bezoekersaantal plus 5 tot 10 procent reserve. Bij 300 bezoekers bestel of druk je dus ongeveer 315 tot 330 programmfolders.
Hoeveel glazen en koffiekopjes heb ik nodig voor een Museumnacht?: Gebruik het verwachte aantal gasten als startpunt en voeg 10 tot 15 procent toe. Voor 200 bezoekers betekent dat 220 tot 230 glazen en koffiekopjes, afhankelijk van het aantal uitgiftemomenten.
Wanneer moet ik de techniek voor een Museumnacht regelen?: Leg per zaal uiterlijk 2 weken vooraf vast welke laptops, projectoren, schermen en geluidsapparatuur nodig zijn. Test alle apparatuur minimaal 60 minuten voor opening en verzamel presentaties en muziekbestanden eerder op één plek.
Hoeveel naambadges en bezoekersbandjes moet ik meenemen?: Maak voor medewerkers, workshopbegeleiders en sprekers aparte naambadges en neem voor bezoekersbandjes het verwachte aantal deelnemers plus 10 procent reserve. Bij 250 bezoekers heb je dus minimaal 275 bandjes nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.