Einkaufsliste für die Museumsnacht

Für eine Museumsnacht brauchst du mehr als Getränke und Programmhefte. Besucher wechseln zwischen Sälen, warten auf Führungen und nehmen an Workshops teil – dafür müssen Empfang, Ausschilderung, Technik und Verpflegung zusammenpassen. Plane Verbrauchsmaterialien nach der erwarteten Besucherzahl und bestelle Catering erst, wenn Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind. Die folgende Liste hilft dir, fehlende Ausstattung früh zu erkennen und Mengen pro Raum zu berechnen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

EmpfangstischeAnz. 2
TischeAnz. 12
StühleAnz. 80
Lounge-SesselAnz. 12
GarderobenständerAnz. 6
WartepfostenAnz. 8

Geschirr

GläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 180
SchälchenAnz. 40
BestecksetsAnz. 180
ServiertablettsAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8

Dekoration

ProgrammhefteAnz. 250
NamensschilderAnz. 80
BesucherarmbänderAnz. 250
InfotafelnAnz. 12
WegweiserAnz. 20
Künstler-SchilderAnz. 30
BaumwolltischdeckenAnz. 14
StaffeleienAnz. 8

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
ProjektorenAnz. 3
ProjektionsleinwändeAnz. 3
Aktive LautsprecherAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
MischpulteAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 12
HDMI-KabelAnz. 6
PräsentationsklickerAnz. 3
FunkgeräteAnz. 8
LadestationenAnz. 2

Beleuchtung

LED-UplightsAnz. 12
LED-TischlampenAnz. 10
ArbeitslampenAnz. 4
ErsatzbatterienAnz. 24

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WasserspenderAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
ServierzangenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe
- Spa Blauw - 240 Flaschen
- Spa Rood - 80 Flaschen
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 24 Flaschen
- Orangenlimonade - 18 Flaschen
- Tonic - 12 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Packungen
- Orangensaft - 12 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Weißwein - 18 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Sekt - 6 Flaschen
- Kaffeebohnen - 4 Kilo
- Schwarzer Tee - 6 Kartons
- Kräutertee - 4 Kartons
- Kakaopulver - 2 Packungen
- Milch - 16 Liter
- Hafermilch - 8 Liter
- Kaffeesahne - 6 Becherpackungen
- Zucker - 3 Kilo
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Zitronen - 3 Kilo
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Croissants - 80 Stück
- Mini-Apfelplunder - 100 Stück
- Brownies - 100 Stück
- Mini-Muffins - 100 Stück
- Mini-Quiches - 120 Stück
- Gemüsefrikadellen - 100 Stück
- Wraps - 80 Stück
- Hummus - 10 Behälter
- Frischkäse - 6 Becher
- Geräucherter Lachs - 3 Kilo
- Junger Käse - 3 Kilo
- Gegrilltes Gemüse - 4 kilo
- Rucola - 1 Kilo
- Gurken - 3 Kilo
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Rote Paprika - 2 Kilo
- Oliven - 2 Kilo
- Trauben - 5 kilo
- Äpfel - 5 Kilo
- Bananen - 4 Kilo
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Tortillachips - 10 Tüten
- Salzige Nüsse - 8 Tüten
- Reiswaffeln - 6 Packungen
- Glutenfreie Cracker - 6 Packungen
- Mayonnaise - 2 Gläser
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Honig - 2 Gläser
- Marmelade - 3 Gläser
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Salz - 1 Kilo
- Pfeffer - 500 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Italienische Kräuter - 2 Gläser
- Olivenöl - 2 Liter
- Balsamicoessig - 1 Flasche
- Aluminiumfolie - 3 Rollen
- Frischhaltefolie - 3 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Papierservietten - 500 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Desinfektionsspray - 3 Flaschen
- Mikrofasertücher - 30 Stück
- Handseife - 8 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 8 Flakons
- Papierhandtücher - 12 Packungen

Tipps

Plane pro erwarteter Besuchergruppe ein Besucherarmband, ein Programmheft und ein Namensschild ein; bestelle zusätzlich 10 Prozent Reserve für Nachmeldungen und beschädigte Exemplare.
Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person. Gläser, Kaffeetassen, Teller, Schälchen und Besteck sollten mindestens einmal pro erwarteten Gast vorhanden sein, bei fehlendem Spülservice besser 20 Prozent zusätzlich.
Statte jeden Saal mit der benötigten Technik aus, statt Geräte zwischen Programmpunkten zu verschieben. Prüfe pro Raum Lautsprecher, Funkmikrofon, Mikrofonständer, Projektor, Leinwand, Mischpult und Verlängerungskabel mindestens einen Tag vorher.
Drucke Wegweiser, Infotafeln und Künstler-Schilder vor dem Veranstaltungstag und bringe sie an allen Abzweigungen sowie vor Wartebereichen an. Für jede Führungsroute sollte mindestens ein sichtbarer Hinweis am Startpunkt stehen.
Bestelle Workshopmaterialien nach der Zahl der registrierten Plätze und lege 10 Prozent Reserve zurück. Ergänze Empfangstische, Wartepfosten und Garderobenständer frühzeitig, weil diese Gegenstände kurzfristig oft schwer zu organisieren sind.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Museumsnacht?: Du brauchst unter anderem Getränke, Geschirr, Catering, Programmhefte, Besucherarmbänder, Namensschilder, Wegweiser sowie die Technik für jeden Saal. Plane Verbrauchsmaterialien nach der erwarteten Gästezahl und etwa 10 Prozent Reserve ein.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Museumsnacht?: Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person. Für eine vierstündige Museumsnacht solltest du die Gesamtmenge anhand des Caterings, der Nachfüllmöglichkeiten und der erwarteten Aufenthaltsdauer festlegen.
Wie viele Programmhefte muss ich drucken?: Plane ein Programmheft pro erwarteter Besucherin beziehungsweise pro erwartetem Besucher und bestelle zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve. Bei 300 Gästen wären das rund 330 Hefte.
Wann muss ich die Ausstattung für eine Museumsnacht bestellen?: Bestelle Catering, Drucksachen und Workshopmaterialien spätestens zwei bis drei Wochen vorher. Technik, Mobiliar und Beschilderung sollten spätestens am Vortag geprüft und nach Räumen verteilt werden.

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