Qué necesitas para organizar una Noche del Museo

Una Noche del Museo necesita más que entradas y un programa. Esta lista reúne lo necesario para recibir visitantes, servir catering, orientar al público y preparar talleres, visitas y actuaciones en varias salas. Calcula las cantidades según el aforo confirmado y añade un pequeño margen para reposiciones. El equipo técnico y la señalización suelen ser lo que se consigue demasiado tarde, especialmente cuando coinciden actividades en distintos espacios.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de recepcióncant. 2
Mesascant. 12
Sillascant. 80
Butacas loungecant. 12
Percheroscant. 6
Postes de esperacant. 8

Vajilla

Vasoscant. 180
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 180
Cuencoscant. 40
Cubiertoscant. 180
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras de servircant. 8
Termoscant. 8

Decoración

Folletos del programacant. 250
Credencialescant. 80
Pulseras para visitantescant. 250
Paneles informativoscant. 12
Carteles direccionalescant. 20
Carteles para artistascant. 30
Manteles de algodóncant. 14
Caballetescant. 8

Equipo

Portátilescant. 3
Proyectorescant. 3
Pantallas de proyeccióncant. 3
Altavoces activoscant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Mesas de mezclascant. 2
Enrollacablescant. 8
Regletascant. 12
Cables HDMIcant. 6
Pulsadores de presentacióncant. 3
Walkie-talkiescant. 8
Estaciones de cargacant. 2

Iluminación

Focos LED uplightcant. 12
Lámparas de mesa LEDcant. 10
Lámparas de trabajocant. 4
Baterías de repuestocant. 24

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Enfriadores de aguacant. 2
Neveras portátilescant. 6
Pinzas de servircant. 12

Limpieza

Papeleracant. 10
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras
- Spa Blauw - 240 botellas
- Spa Rood - 80 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Refresco de naranja - 18 botellas
- Tónica - 12 botellas
- Zumo de manzana - 12 paquetes
- Zumo de naranja - 12 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Burbujas - 6 botellas
- Granos de café - 4 kilos
- Té negro - 6 cajas
- Té de hierbas - 4 cajas
- Cacao en polvo - 2 paquetes
- Leche - 16 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Crema para café - 6 tarrinas
- Azúcar - 3 kilos
- Dulces - 2 cajas
- Limones - 3 kilos
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Croissants - 80 unidades
- Mini pastelitos de manzana - 100 unidades
- Brownies - 100 unidades
- Mini muffins - 100 unidades
- Mini quiches - 120 unidades
- Buñuelos de verduras - 100 unidades
- Wraps - 80 unidades
- Hummus - 10 tarrinas
- Queso crema - 6 tarrinas
- Salmón ahumado - 3 kilo
- Queso joven - 3 kilos
- Verduras a la parrilla - 4 kilos
- Rúcula - 1 kilo
- Pepinos - 3 kilos
- Tomates cherry - 3 kilos
- Pimiento rojo - 2 kilos
- Aceitunas - 2 kilos
- Uvas - 5 kilos
- Manzanas - 5 kilos
- Plátanos - 4 kilos
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Totopos - 10 bolsas
- Frutos secos salados - 8 bolsas
- Crackers de arroz - 6 paquetes
- Crackers sin gluten - 6 paquetes
- Mayonesa - 2 botes
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Miel - 2 tarros
- Mermelada - 3 tarros
- Mantequilla - 2 kilos
- Sal - 1 kilo
- Pimienta - 500 gram
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 2 botes
- Aceite de oliva - 2 litros
- Vinagre balsámico - 1 botella
- Papel de aluminio - 3 rollos
- Film transparente - 3 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Servilletas de papel - 500 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Spray desinfectante - 3 botellas
- Paños de microfibra - 30 unidades
- Jabón de manos - 8 botellas
- Desinfectante de manos - 8 botellas
- Toallas de papel - 12 paquetes

Consejos

Prepara un 10 % más de vasos, tazas, platos y cubiertos que el número de asistentes previsto. En una noche con catering, las reposiciones y los cambios entre actividades agotan la vajilla antes de lo esperado.
Imprime los folletos del programa y la señalización al menos 3 días antes. Reserva copias adicionales: calcula 1 folleto por visitante previsto y un 10 % extra para acompañantes y pérdidas.
Asigna una acreditación y una pulsera a cada participante, monitor, ponente y voluntario, y prepara un 5 % adicional. Separarlas por grupos antes de abrir la recepción reduce las colas durante los primeros 30 minutos.
Para cada sala con presentación o actuación, comprueba con 48 horas de antelación el proyector, la pantalla, los altavoces, los micrófonos y los soportes. Lleva también los cables y enrollacables necesarios para evitar montajes improvisados.
Calcula las mesas y sillas según el uso de cada espacio, no solo según el aforo total. Deja libres las rutas accesibles y reserva tiempo para montar el mobiliario, los percheros y los postes de espera antes de recibir al público.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos vasos necesito para una Noche del Museo?: Calcula al menos 2 vasos por persona si habrá bebidas durante varias horas. Añade un 10 % de margen para cambios, roturas y reposiciones.
¿Cuántos folletos del programa debo imprimir?: Imprime 1 folleto por visitante previsto y añade un 10 % adicional. Si esperas 200 personas, prepara aproximadamente 220 folletos.
¿Cuándo debo preparar la señalización del museo?: Ten carteles direccionales, paneles informativos y acreditaciones listos como mínimo 3 días antes. Haz una prueba de colocación y revisa la ruta de seguridad 24 horas antes de abrir.
¿Qué equipo técnico hace falta para las actuaciones?: Prepara, como mínimo, un sistema de sonido adecuado por sala, micrófonos inalámbricos, soportes, mesa de mezclas y los proyectores o pantallas necesarios para las presentaciones. Comprueba todo 48 horas antes y lleva cables suficientes para cada montaje.

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