Zo organiseer je een museum open dag

Een museum open dag vraagt om meer dan een programma en een uitnodiging. Je stemt publieksstromen, rondleidingen, workshops, catering en de bescherming van objecten op elkaar af. Begin met datum, openingstijden en programma, en werk daarna naar reserveringen, communicatie en de praktische uitvoering toe. De laatste controle draait om techniek, bewegwijzering, vrijwilligers en museumzalen: juist daar ontstaan op de dag zelf de meeste vertragingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Openingstijden publiceren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Promotie op sociale media plaatsen
5
Posters ophangen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Rondleidingen reserveren
9
Workshopinschrijvingen verwerken
10
Catering bestellen
11
Extra afvalophaling reserveren
12
Programmafolders laten drukken
13
Informatieteksten controleren
2 personen
14
Routebordjes ontwerpen
15
Workshopmateriaal inkopen
16
Vrijwilligers inplannen
2 personen
17
Rondleiders instrueren
2 personen
18
Vrijwilligers instrueren
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Tent en meubilair controleren
2 personen
22
Techniek testen
2 personen
23
Museumzalen inspecteren
2 personen
24
Kwetsbare objecten afschermen
2 personen
25
Opbouwteam aanmelden
26
Entreebalie opbouwen
2 personen
27
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
28
Workshoptafels inrichten
2 personen
29
Cateringruimte inrichten
2 personen
30
Versiering ophangen
2 personen
31
Routebordjes plaatsen
2 personen
32
Infopunten inrichten
2 personen
33
Hapjes voorbereiden
3 personen
34
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
35
Programmafolders klaarleggen
2 personen
36
Aanwezigheidslijsten klaarleggen
37
Garderobe inrichten
2 personen
38
Branddeuren controleren
2 personen
39
Eindcontrole publieksruimtes
3 personen
40
Vrijwilligersbriefing houden
3 personen

Event

41
Deuren openen
3 personen
42
Bezoekers ontvangen
4 personen
43
Aanmeldingen registreren
2 personen
44
Programmafolders uitdelen
2 personen
45
Garderobe beheren
2 personen
46
Rondleidingen begeleiden
3 personen
47
Workshop begeleiden
3 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Koffie en thee bijvullen
2 personen
51
Afval verzamelen
2 personen
52
Toiletten controleren
53
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
54
Zalen tussentijds controleren
2 personen
55
Programma afronden
2 personen
56
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

57
Entreebalie afsluiten
2 personen
58
Catering opruimen
3 personen
59
Workshopmateriaal verzamelen
2 personen
60
Meubilair opruimen
4 personen
61
Versiering verwijderen
2 personen
62
Afval afvoeren
2 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Publieksruimtes schoonmaken
3 personen
65
Toiletten schoonmaken
2 personen
66
Techniek uitschakelen
2 personen
67
Museumdeuren afsluiten
2 personen
68
Huurmaterialen retourneren
2 personen
69
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Partytentaantal 2
Garderoberekkenaantal 3
Afzetpalenaantal 12
Tafelrokkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Schotelsaantal 100
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 14
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Betaalterminalaantal 2
Portofoonsaantal 6
Flip-oversaantal 3
Whiteboardsaantal 2
Papierversnipperaar

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
IJslepelsaantal 4
Koelelementenaantal 20
Flessenopenersaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Bloemstukkenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 12
Fotowand
Krijtbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 40

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma minimaal 6 weken vooraf vast en publiceer tegelijk de openingstijden. Zo kun je uitnodigingen, posters en online promotie op dezelfde informatie baseren.
Verwerk aanmeldingen voor rondleidingen en workshops in aparte lijsten. Noteer per deelnemer ook dieetwensen en sluit de inschrijving uiterlijk 3 dagen voor de open dag.
Plan rondleidingen met een vaste starttijd en houd tussen twee groepen minstens 15 minuten vrij. Dat geeft rondleiders tijd om een zaal af te ronden en voorkomt opstoppingen bij kwetsbare objecten.
Test techniek en stroom uiterlijk 1 dag vooraf in de ruimte waar je ze gebruikt. Controleer microfoons, luidsprekers, laptop, beamer, projectiescherm, verlengsnoeren en stekkerdozen samen, niet afzonderlijk.
Loop de museumzalen op de ochtend zelf met een plattegrond na. Controleer afscherming van kwetsbare objecten, routebordjes, garderoberekken, afvalpunten en de plek van tafels, stoelen en eventuele partytent voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een museum open dag organiseren?: Begin 8 tot 12 weken vooraf met datum, openingstijden en programma. Reserveer catering, extra afvalophaling en drukwerk vervolgens uiterlijk 4 weken voor de open dag.
Wanneer moet je inschrijvingen voor rondleidingen en workshops sluiten?: Sluit de inschrijving bij voorkeur 3 dagen vooraf. Gebruik de definitieve aantallen daarna voor de groepsindeling, workshopmaterialen, catering en briefing van rondleiders en vrijwilligers.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een museum open dag?: Plan minimaal 3 uur voor opbouw en controle, afhankelijk van het aantal zalen en workshops. Laat het opbouwteam eerst meubilair, afzetpalen en routebordjes plaatsen en test daarna techniek en cateringapparatuur.
Wanneer test je de techniek voor een museum open dag?: Test alle techniek uiterlijk 1 dag vooraf en herhaal een korte controle 60 minuten voor opening. Controleer dan ook batterijen, aansluitingen, geluidsniveau en de werking van beamer en projectiescherm.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.