Einen Tag der offenen Tür im Museum organisieren
Beginnen Sie mit Datum, Öffnungszeiten und einem realistischen Programm. Erst danach lassen sich Führungen, Workshops, Helfer und Catering zuverlässig planen. Rechnen Sie mit zusätzlichen Aufgaben, die bei einem normalen Besuchstag kaum anfallen: Anmeldungen verwalten, empfindliche Exponate sichern, Besucherströme beschildern und Technik für Vorträge oder Projektionen testen. Planen Sie außerdem genug Zeit für Einweisung, Aufbau und einen vollständigen Rundgang vor der Öffnung ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Öffnungszeiten veröffentlichen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Werbung in sozialen Medien posten
- 5
Poster aufhängen
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Führungen reservieren
- 9
Workshop-Anmeldungen bearbeiten
- 10
Catering bestellen
- 11
Zusätzliche Müllabholung reservieren
- 12
Programmhefte drucken lassen
- 13
Informationstexte prüfen
2 Personen
- 14
Wegweiser gestalten
- 15
Workshopmaterial einkaufen
- 16
Freiwillige einplanen
2 Personen
- 17
Führer anweisen
2 Personen
- 18
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Getränke kühlen
2 Personen
- 21
Zelt und Mobiliar prüfen
2 Personen
- 22
Technik testen
2 Personen
- 23
Museumsräume inspizieren
2 Personen
- 24
Empfindliche Gegenstände absichern
2 Personen
- 25
Aufbauteam anmelden
- 26
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
- 27
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 28
Workshop-Tische einrichten
2 Personen
- 29
Cateringbereich einrichten
2 Personen
- 30
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 31
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 32
Infopunkte einrichten
2 Personen
- 33
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 34
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 35
Programmhefte auslegen
2 Personen
- 36
Teilnehmerlisten bereitlegen
- 37
Garderobe einrichten
2 Personen
- 38
Brandschutztüren kontrollieren
2 Personen
- 39
Abschlusskontrolle der Publikumsbereiche
3 Personen
- 40
Volunteer-Briefing abhalten
3 Personen
Event
- 41
Türen öffnen
3 Personen
- 42
Besucher empfangen
4 Personen
- 43
Anmeldungen erfassen
2 Personen
- 44
Programmhefte verteilen
2 Personen
- 45
Garderobe verwalten
2 Personen
- 46
Führungen begleiten
3 Personen
- 47
Workshop begleiten
3 Personen
- 48
Snacks servieren
3 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 50
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 51
Abfall sammeln
2 Personen
- 52
Toiletten kontrollieren
- 53
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
- 54
Räume zwischendurch kontrollieren
2 Personen
- 55
Programm abschließen
2 Personen
- 56
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 57
Eingangsbereich schließen
2 Personen
- 58
Catering aufräumen
3 Personen
- 59
Workshopmaterial zusammenstellen
2 Personen
- 60
Möbel wegräumen
4 Personen
- 61
Dekoration entfernen
2 Personen
- 62
Abfall entsorgen
2 Personen
- 63
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 64
Publikumsbereiche reinigen
3 Personen
- 65
Toiletten reinigen
2 Personen
- 66
Technik ausschalten
2 Personen
- 67
Museumstüren abschließen
2 Personen
- 68
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 69
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 80
- FestzeltAnz. 2
- GarderobenständerAnz. 3
- AbsperrpfostenAnz. 12
- TischröckeAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 180
- KaffeetassenAnz. 100
- ServierplattenAnz. 100
- TellerAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
- ServierschalenAnz. 14
- ServierzangenAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 8
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 6
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 3
- MikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- LaptopAnz. 2
- Beamer
- Projektionsleinwand
- KartenterminalAnz. 2
- FunkgeräteAnz. 6
- FlipchartsAnz. 3
- WhiteboardsAnz. 2
- Aktenvernichter
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- MessbecherAnz. 3
- RührschüsselnAnz. 4
- ServierschalenAnz. 10
- EislöffelAnz. 4
- KühlelementeAnz. 20
- FlaschenöffnerAnz. 4
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- BlumenarrangementsAnz. 6
- TischdekorationAnz. 12
- Fotowand
- KreidetafelnAnz. 8
- NamensschilderAnz. 40
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Legen Sie zuerst die Programmpunkte mit Uhrzeiten und Kapazitäten fest. Für jede Führung und jeden Workshop sollte eine verantwortliche Person sowie eine Anmeldeliste vorhanden sein; freie Plätze lassen sich am Veranstaltungstag separat kennzeichnen.
- Veröffentlichen Sie Öffnungszeiten, Anfahrt und Anmeldung mindestens zwei bis drei Wochen vorher. Prüfen Sie die Informationstexte, Poster und Programmhefte nochmals, bevor sie gedruckt oder online gestellt werden.
- Planen Sie Helfer nicht nur für Führungen ein. Sie brauchen außerdem Personen für Empfang, Garderobe, Wegweiser, Workshopbetreuung und Getränkeausschank; führen Sie die Einweisung spätestens am Vortag durch.
- Testen Sie Mikrofone, Lautsprecher, Laptop, Beamer und Projektionsleinwand mit den tatsächlichen Präsentationen. Legen Sie Verlängerungskabel bereit und prüfen Sie die Stromwege, bevor Tische oder Absperrungen aufgebaut werden.
- Machen Sie vor der Öffnung einen Rundgang durch alle Museumsräume. Sichern Sie empfindliche Gegenstände, kontrollieren Sie Absperrpfosten und Wegweiser und stellen Sie Getränke, Geschirr, Müllabholung und gekühlte Vorräte rechtzeitig bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür im Museum planen?
- Starten Sie idealerweise sechs bis acht Wochen vorher. In den ersten zwei Wochen legen Sie Datum und Programm fest; danach folgen Werbung, Anmeldungen, Bestellungen und die Helferplanung.
- Wie viele Helfer braucht ein Tag der offenen Tür im Museum?
- Planen Sie mindestens eine Ansprechperson pro Bereich ein: Empfang, Führungen, Workshops, Technik, Verpflegung und Sicherheit. Bei mehreren parallelen Programmpunkten kommt pro zusätzlicher Gruppe mindestens eine weitere Betreuungsperson hinzu.
- Wann sollte man Führungen und Workshops freischalten?
- Öffnen Sie die Anmeldung etwa drei bis vier Wochen vor dem Termin. Schließen Sie sie zwei bis drei Tage vorher für die endgültige Teilnehmerzahl und erfassen Sie dabei auch Ernährungswünsche.
- Wann muss die Museumstechnik getestet werden?
- Führen Sie den vollständigen Techniktest spätestens am Vortag durch und wiederholen Sie die wichtigsten Prüfungen am Veranstaltungsmorgen. Testen Sie Mikrofone, Lautsprecher, Präsentationen und alle Stromverbindungen am tatsächlichen Aufbauort.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!