Organiser une journée portes ouvertes au musée, étape par étape

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un parcours simple pour les visiteurs et une équipe préparée à chaque point de contact. Commencez par fixer les horaires, le programme et les capacités des visites guidées et des ateliers. Ensuite, ouvrez les inscriptions, communiquez clairement les informations pratiques et répartissez les bénévoles. Les derniers contrôles concernent les salles, le mobilier, le catering, la signalétique et la technique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Publier les horaires d’ouverture
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
5
Accrocher les affiches
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Réserver des visites guidées
9
Traiter les inscriptions aux ateliers
10
Commander le catering
11
Réserver une collecte supplémentaire des déchets
12
Faire imprimer les programmes
13
Vérifier les textes d'information
2 personnes
14
Concevoir les panneaux de direction
15
Acheter le matériel de l’atelier
16
Planifier les bénévoles
2 personnes
17
Briefer les guides
2 personnes
18
Briefer les bénévoles
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Vérifier la tente et le mobilier
2 personnes
22
Tester la technique
2 personnes
23
Inspecter les salles du musée
2 personnes
24
Mettre à l’abri les objets fragiles
2 personnes
25
Inscrire l’équipe de montage
26
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Installer les tables d'atelier
2 personnes
29
Aménager l'espace traiteur
2 personnes
30
Suspendre la décoration
2 personnes
31
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
32
Installer les points d'information
2 personnes
33
Préparer les en-cas
3 personnes
34
Préparer le café et le thé
2 personnes
35
Préparer les brochures du programme
2 personnes
36
Préparer les feuilles de présence
37
Aménager le vestiaire
2 personnes
38
Vérifier les portes coupe-feu
2 personnes
39
Contrôle final des espaces publics
3 personnes
40
Animer le briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

41
Ouvrir les portes
3 personnes
42
Accueillir les visiteurs
4 personnes
43
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
44
Distribuer les programmes
2 personnes
45
Gérer le vestiaire
2 personnes
46
Accompagner les visites guidées
3 personnes
47
Animer l’atelier
3 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
51
Rassembler les déchets
2 personnes
52
Vérifier les toilettes
53
Répondre aux questions du public
2 personnes
54
Vérifier les salles en cours de journée
2 personnes
55
Clôturer le programme
2 personnes
56
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

57
Fermer le comptoir d’entrée
2 personnes
58
Ranger le service traiteur
3 personnes
59
Rassembler le matériel d'atelier
2 personnes
60
Ranger le mobilier
4 personnes
61
Retirer la décoration
2 personnes
62
Évacuer les déchets
2 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Nettoyer les espaces publics
3 personnes
65
Nettoyer les toilettes
2 personnes
66
Éteindre la technique
2 personnes
67
Fermer les portes du musée
2 personnes
68
Retourner les matériels de location
2 personnes
69
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Tente de réceptionqté 2
Portantsqté 3
Poteaux de balisageqté 12
Jupes de tableqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Plateauxqté 100
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 14
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Terminal de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Chevaletsqté 3
Tableaux blancsqté 2
Destructeur de documents

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Cuillères à glaceqté 4
Pains de glaceqté 20
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Compositions floralesqté 6
Décoration de tableqté 12
Mur photo
Panneaux en ardoiseqté 8
Badges nominatifsqté 40

Catering

Courses

Conseils

Fixez d’abord les horaires d’ouverture, les créneaux de visites guidées et les ateliers. Gardez une marge entre deux groupes afin d’éviter les files d’attente et de pouvoir absorber les retards.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et demandez les besoins alimentaires au moins 7 jours avant l’événement. Le catering et les quantités de boissons dépendent directement du nombre confirmé.
Préparez le parcours visiteur avant l’impression des programmes et des panneaux. Vérifiez chaque texte, chaque flèche et chaque point d’accueil au moins 48 heures avant l’ouverture.
Briefiez les guides et les bénévoles séparément, avec leur horaire, leur poste et la personne à contacter en cas de problème. Prévoyez un responsable identifiable pour chaque zone du musée.
La veille, testez microphones, haut-parleurs, ordinateur, vidéoprojecteur et écran, puis inspectez les salles. Mettez les objets fragiles à l’abri et vérifiez aussi les rallonges, multiprises, talkies-walkies et le terminal de paiement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes au musée ?: Prévoyez au moins 6 semaines pour fixer le programme, communiquer, gérer les inscriptions et réserver les visites guidées. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer le catering, les bénévoles et les besoins alimentaires.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions aux visites et aux ateliers ?: Ouvrez-les dès que les horaires et la capacité de chaque créneau sont définitifs, idéalement 4 à 6 semaines avant la journée. Arrêtez les listes 48 heures avant pour transmettre les effectifs aux guides et au catering.
Combien de boissons prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Pour le premier service, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée et la météo. Refroidissez les boissons la veille et gardez une réserve accessible à l’équipe plutôt qu’au public.
Quand tester la technique et préparer les salles du musée ?: Faites un premier test 48 heures avant, puis un contrôle complet le matin même. Inspectez les salles avant l’installation du public, protégez les objets fragiles et vérifiez que les câbles ne gênent pas les circulations.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.