Cómo organizar un día de puertas abiertas del museo

Empieza por fijar la fecha, el programa y los horarios antes de anunciar el día de puertas abiertas. Después, organiza las inscripciones para las visitas guiadas y el taller, porque esas actividades suelen tener aforo limitado. La preparación debe coordinar comunicación, catering, voluntariado, montaje y seguridad de las salas. Durante la última semana, comprueba la técnica, los recorridos, el mobiliario y la protección de los objetos frágiles.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Publicar los horarios de apertura
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Publicar promoción en redes sociales
5
Colgar pósters
2 personas
6
Gestionar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Reservar visitas guiadas
9
Gestionar las inscripciones del taller
10
Pedir el catering
11
Reservar una recogida extra de residuos
12
Imprimir folletos del programa
13
Revisar los textos informativos
2 personas
14
Diseñar carteles de ruta
15
Adquirir material para el taller
16
Programar voluntarios
2 personas
17
Instruir a los guías
2 personas
18
Instruir a los voluntarios
2 personas
19
Hacer la compra
2 personas
20
Enfriar bebidas
2 personas
21
Comprobar la tienda y el mobiliario
2 personas
22
Probar la técnica
2 personas
23
Inspeccionar las salas del museo
2 personas
24
Proteger los objetos frágiles
2 personas
25
Inscribir al equipo de montaje
26
Montar el mostrador de entrada
2 personas
27
Colocar mesas y sillas
4 personas
28
Preparar las mesas del taller
2 personas
29
Montar el espacio de catering
2 personas
30
Colgar la decoración
2 personas
31
Colocar señales de ruta
2 personas
32
Montar puntos de información
2 personas
33
Preparar aperitivos
3 personas
34
Preparar café y té
2 personas
35
Preparar folletos del programa
2 personas
36
Preparar las listas de asistencia
37
Montar el guardarropa
2 personas
38
Comprobar las puertas cortafuego
2 personas
39
Control final de las zonas del público
3 personas
40
Realizar la sesión informativa para voluntarios
3 personas

Evento

41
Abrir las puertas
3 personas
42
Recibir a los visitantes
4 personas
43
Registrar inscripciones
2 personas
44
Repartir folletos del programa
2 personas
45
Gestionar el guardarropa
2 personas
46
Guiar visitas
3 personas
47
Guiar el taller
3 personas
48
Servir aperitivos
3 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Reponer café y té
2 personas
51
Recoger la basura
2 personas
52
Comprobar los baños
53
Responder preguntas del público
2 personas
54
Comprobar las salas de vez en cuando
2 personas
55
Finalizar el programa
2 personas
56
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

57
Cerrar la recepción de entrada
2 personas
58
Recoger el catering
3 personas
59
Reunir material para el taller
2 personas
60
Recoger el mobiliario
4 personas
61
Retirar la decoración
2 personas
62
Retirar los residuos
2 personas
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Limpiar las zonas de público
3 personas
65
Limpiar los baños
2 personas
66
Apagar la técnica
2 personas
67
Cerrar las puertas del museo
2 personas
68
Devolver el material alquilado
2 personas
69
Guardar el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 80
Carpa plegablecant. 2
Percheroscant. 3
Postes separadorescant. 12
Faldones para mesascant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 100
Bandejascant. 100
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 14
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3
Micrófonoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Terminal de pagocant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Pizarras de hojascant. 3
Pizarras blancascant. 2
Destructora de papel

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 4
Bandejas de servircant. 10
Cucharillas para heladocant. 4
Acumuladores de fríocant. 20
Abrebotellascant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Arreglos floralescant. 6
Decoración de mesacant. 12
Photowall
Pizarrascant. 8
Tarjetas de nombrecant. 40

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y los horarios al menos 4 semanas antes de la jornada. Así puedes publicar la información, imprimir los folletos y evitar cambios contradictorios en carteles y redes sociales.
Abre las inscripciones con un límite claro para las visitas guiadas y el taller. Recoge también las preferencias dietéticas al registrarse, no el día del evento, para que el catering pueda adaptarse.
Asigna turnos de voluntarios y guías con 7 días de margen como mínimo. Entrégales instrucciones sobre recorridos, horarios, entradas, puntos de información y qué hacer si una sala se llena.
Haz una prueba completa de micrófonos, altavoces, proyector, pantalla, portátil y cables entre 2 y 3 días antes. Comprueba también el terminal de pago y lleva walkie-talkies si el equipo queda repartido por varias salas.
Inspecciona las salas el día anterior y protege los objetos frágiles antes de montar mesas, sillas, postes separadores o carteles de ruta. Reserva la recogida extra de residuos y enfría las bebidas antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un día de puertas abiertas del museo?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar fecha, programa, horarios y promoción. Deja la revisión de salas, la prueba técnica y las instrucciones al equipo para los últimos 2 o 3 días.
¿Cuándo abrir las inscripciones para las visitas guiadas y el taller?: Ábrelas cuando el programa y los horarios estén cerrados, idealmente 3 o 4 semanas antes. Define desde el principio el aforo de cada visita y del taller para no aceptar más personas de las que puedes atender.
¿Qué personal hace falta para un día de puertas abiertas del museo?: Necesitas cubrir como mínimo la recepción, la orientación del público, las visitas guiadas, el taller, el catering y la supervisión de las salas. Prepara los turnos 7 días antes y reserva una persona de apoyo para cada franja de mayor afluencia.
¿Cuándo hay que probar la técnica y revisar las salas?: Prueba toda la técnica entre 2 y 3 días antes y repite una comprobación rápida el mismo día. Haz la inspección de las salas el día anterior, después de colocar la señalización y antes de proteger los objetos frágiles.

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