Muralfestival organiseren: checklist van plan tot opruimen

Een muralfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen kunstenaars en verf regelen. Je legt eerst de datum, locatie en muurbeheerders vast en werkt daarna toe naar programma, aanmeldingen, materiaal en publieksontvangst. Vooral stroom, weersbescherming, afval en veilige werkzones worden snel te laat geregeld. Deze checklist helpt je de 71 taken in een logische volgorde af te werken, van de eerste afspraken tot de opbouw met partytenten, tafels en verfmaterialen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Festivaldatum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen aanvragen
2 personen
Muurbeheerders benaderen
2 personen
Kunstenaars uitnodigen
2 personen
Programma en workshops bepalen
3 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Kunstenaarsbriefing versturen
Materiaalbestelling plaatsen
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Afvalinzameling reserveren
Stroompunten controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Leveringen controleren
2 personen
Verf en materialen sorteren
3 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijsten afdrukken
Werkzones uitzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Afzethekken plaatsen
3 personen
Muren afplakken
4 personen
Ondergronden reinigen
4 personen
Verf en kwasten uitstallen
4 personen
Beschermfolie leggen
3 personen
Informatieborden ophangen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Kunstenaars ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Opening toelichten
Workshopdeelnemers indelen
2 personen
Muurontwerpen uitleggen
4 personen
Primer aanbrengen
5 personen
Muren beschilderen
12 personen
Workshops begeleiden
6 personen
Publiek informeren
2 personen
Fotomomenten begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Verfvoorraad aanvullen
2 personen
Kwasten en rollers reinigen
3 personen
Werkzones veilig houden
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Eindresultaten fotograferen
2 personen
Afsluiting aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Verfresten veilig opslaan
3 personen
Materialen verzamelen
5 personen
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Afzethekken verwijderen
3 personen
Afval scheiden en afvoeren
4 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Servies en materiaal afwassen
3 personen
Beschermfolie verwijderen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven verf opslaan
2 personen
Verfresten afvoeren
2 personen
Fotomateriaal archiveren
Bedankbericht versturen
Schade en vermissing registreren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Accuschroefmachinesaantal 3
Bouwlampenaantal 6
Mobiele speakersaantal 2
Powerbanksaantal 4
Laddersaantal 4
Rolsteigersaantal 2

Schildermateriaal

Acrylverf witaantal 20
Acrylverf zwartaantal 10
Acrylverf roodaantal 8
Acrylverf geelaantal 8
Acrylverf blauwaantal 8
Acrylverf groenaantal 8
Acrylverf oranjeaantal 6
Acrylverf paarsaantal 6
Muurprimeraantal 12
Kwasten kleinaantal 30
Kwasten grootaantal 20
Verfrollersaantal 20
Verfbakkenaantal 20
Mengbekersaantal 40
Mengstokkenaantal 30
Watersproeiersaantal 12
Potloodstiftenaantal 20
Krijtstiftenaantal 24
Sponzenaantal 20
Schilderhandschoenenaantal 100
Verfschortenaantal 40
Wateremmersaantal 20
Watercontainersaantal 6
Palletsaantal 40
Schuurpapieraantal 40
Afplaktapeaantal 30
Schilderfolieaantal 12
Afdekzeilenaantal 10
Verfkrabbersaantal 8
Kitpistolenaantal 4
Acrylkitaantal 12

Veiligheid

Afzethekkenaantal 20
Waarschuwingsbordenaantal 12
Veiligheidsvestenaantal 12
Veiligheidsbrillenaantal 40
Stofmaskersaantal 60
Werkhandschoenenaantal 30
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Festivalbannersaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Prikbordenaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 10
Krijtbordenaantal 6
Tafelkledenaantal 12

Registratie

Naambadgesaantal 150
Badgehoudersaantal 150
Clipboardsaantal 8
Pennenaantal 40
Stiftenaantal 24
Printpapieraantal 2
Polsbandjesaantal 200

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koksmesjesaantal 6
Scharenaantal 8
Serveerschalenaantal 20

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 3
Sponzenaantal 20
Microvezeldoekenaantal 30
Afvalgrijpersaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-bouwlampenaantal 6
Kabelgotenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg vergunningen, meldingen en afspraken met muurbeheerders minimaal 8 tot 12 weken voor het festival vast. Controleer meteen of ladders, rolsteigers, partytenten en werkzones aan de locatie-eisen voldoen.
Bestel verf en schildermateriaal zodra het programma en het aantal kunstenaars definitief zijn. Sorteer acrylverf, primers, kwasten, rollers, verfbakken en mengbekers per werkzone, zodat deelnemers niet bij één centraal punt hoeven te wachten.
Regel stroom vóór de opbouwdag en tel per zone de verlengkabels en stekkerdozen na. Test mobiele speakers, bouwlampen en eventuele accuschroefmachines vooraf; neem powerbanks mee voor registratie en communicatie.
Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en geef de cateraar een definitief aantal uiterlijk 5 tot 7 dagen voor het festival. Plan daarnaast afvalbakken en afvalinzameling per werkzone, want verf- en verpakkingsafval loopt sneller op dan verwacht.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur voor de start. Zet partytenten, tafels en stoelen pas definitief neer nadat je hebt bepaald waar verf droog kan blijven en hoe bezoekers veilig langs ladders en rolsteigers lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muralfestival organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en muurbeheerders. Houd daarna nog 4 weken over voor kunstenaars, promotie, aanmeldingen, materiaalbestellingen en catering.
Hoeveel verf heb ik nodig voor een muralfestival?: Dat hangt af van het aantal muren, het oppervlak en de dekkracht van de verf. Maak uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf per werkzone een verfinschatting en bestel extra wit, zwart en de meest gebruikte kleuren voor bijwerken en mengen.
Wanneer moet ik kunstenaars uitnodigen voor een muralfestival?: Nodig kunstenaars ongeveer 6 tot 8 weken voor de festivaldatum uit. Stuur de briefing uiterlijk 2 weken vooraf, met de muurafmetingen, planning, veiligheidsafspraken en wat zij zelf moeten meenemen.
Wat moet ik de dag voor een muralfestival controleren?: Controleer de leveringen, verf en materialen, deelnemerslijsten, naambadges, stroompunten en weersverwachting 1 dag vooraf. Zet werkzones, tafels, stoelen en afvalbakken klaar zodra de locatie toegankelijk is, zodat de opbouw op de festivaldag niet afhankelijk is van last-minute leveringen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.