Zo organiseer je een muralfestival

Begin niet met verf inkopen, maar met de muren, datum en vergunningen. Leg daarna vast welke kunstenaars meedoen, welke werkzones en workshops je aanbiedt en hoeveel bezoekers je verwacht. Zodra het programma staat, kun je aanmeldingen, catering, materiaal en promotie op elkaar afstemmen. Plan de opbouw ruim vóór de eerste schilder begint: stroom, ladders, rolsteigers, partytenten en afval zorgen op de dag zelf voor de meeste vertraging.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Festivaldatum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen aanvragen
2 personen
3
Muurbeheerders benaderen
2 personen
4
Kunstenaars uitnodigen
2 personen
5
Programma en workshops bepalen
3 personen
6
Aanmeldformulier publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotie op sociale media plaatsen
9
Posters verspreiden
3 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Kunstenaarsbriefing versturen
13
Materiaalbestelling plaatsen
2 personen
14
Catering bestellen
2 personen
15
Afvalinzameling reserveren
16
Stroompunten controleren
2 personen
17
Weersverwachting controleren
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Leveringen controleren
2 personen
20
Verf en materialen sorteren
3 personen
21
Naambadges voorbereiden
2 personen
22
Deelnemerslijsten afdrukken
23
Werkzones uitzetten
4 personen
24
Partytenten opbouwen
6 personen
25
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
26
Afzethekken plaatsen
3 personen
27
Muren afplakken
4 personen
28
Ondergronden reinigen
4 personen
29
Verf en kwasten uitstallen
4 personen
30
Beschermfolie leggen
3 personen
31
Informatieborden ophangen
2 personen
32
Registratiebalie inrichten
2 personen
33
Cateringbuffet inrichten
3 personen
34
Koelboxen vullen
2 personen
35
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

36
Kunstenaars ontvangen
3 personen
37
Bezoekers registreren
3 personen
38
Opening toelichten
39
Workshopdeelnemers indelen
2 personen
40
Muurontwerpen uitleggen
4 personen
41
Primer aanbrengen
5 personen
42
Muren beschilderen
12 personen
43
Workshops begeleiden
6 personen
44
Publiek informeren
2 personen
45
Fotomomenten begeleiden
2 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken serveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Koffie en thee bijvullen
2 personen
50
Verfvoorraad aanvullen
2 personen
51
Kwasten en rollers reinigen
3 personen
52
Werkzones veilig houden
3 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Eindresultaten fotograferen
2 personen
55
Afsluiting aankondigen
56
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

57
Verfresten veilig opslaan
3 personen
58
Materialen verzamelen
5 personen
59
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
60
Partytenten afbreken
6 personen
61
Afzethekken verwijderen
3 personen
62
Afval scheiden en afvoeren
4 personen
63
Locatie schoonmaken
5 personen
64
Servies en materiaal afwassen
3 personen
65
Beschermfolie verwijderen
3 personen
66
Geleende materialen retourneren
2 personen
67
Overgebleven verf opslaan
2 personen
68
Verfresten afvoeren
2 personen
69
Fotomateriaal archiveren
70
Bedankbericht versturen
71
Schade en vermissing registreren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Accuschroefmachinesaantal 3
Bouwlampenaantal 6
Mobiele speakersaantal 2
Powerbanksaantal 4
Laddersaantal 4
Rolsteigersaantal 2

Schildermateriaal

Acrylverf witaantal 20
Acrylverf zwartaantal 10
Acrylverf roodaantal 8
Acrylverf geelaantal 8
Acrylverf blauwaantal 8
Acrylverf groenaantal 8
Acrylverf oranjeaantal 6
Acrylverf paarsaantal 6
Muurprimeraantal 12
Kwasten kleinaantal 30
Kwasten grootaantal 20
Verfrollersaantal 20
Verfbakkenaantal 20
Mengbekersaantal 40
Mengstokkenaantal 30
Watersproeiersaantal 12
Potloodstiftenaantal 20
Krijtstiftenaantal 24
Sponzenaantal 20
Schilderhandschoenenaantal 100
Verfschortenaantal 40
Wateremmersaantal 20
Watercontainersaantal 6
Palletsaantal 40
Schuurpapieraantal 40
Afplaktapeaantal 30
Schilderfolieaantal 12
Afdekzeilenaantal 10
Verfkrabbersaantal 8
Kitpistolenaantal 4
Acrylkitaantal 12

Veiligheid

Afzethekkenaantal 20
Waarschuwingsbordenaantal 12
Veiligheidsvestenaantal 12
Veiligheidsbrillenaantal 40
Stofmaskersaantal 60
Werkhandschoenenaantal 30
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Festivalbannersaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Prikbordenaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 10
Krijtbordenaantal 6
Tafelkledenaantal 12

Registratie

Naambadgesaantal 150
Badgehoudersaantal 150
Clipboardsaantal 8
Pennenaantal 40
Stiftenaantal 24
Printpapieraantal 2
Polsbandjesaantal 200

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koksmesjesaantal 6
Scharenaantal 8
Serveerschalenaantal 20

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 3
Sponzenaantal 20
Microvezeldoekenaantal 30
Afvalgrijpersaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-bouwlampenaantal 6
Kabelgotenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Benader muurbeheerders en controleer vergunningen voordat je kunstenaars uitnodigt. Reserveer hiervoor minimaal 8 tot 12 weken; een geschikte muur kan alsnog afvallen door toestemming of veiligheidsregels.
Maak per muur een korte kunstenaarsbriefing met afmetingen, ondergrond, werkzone, starttijd en materiaalafspraken. Bestel verf en kwasten pas nadat je per werkzone hebt vastgesteld wat nodig is, zodat je niet op de festivaldag kleuren of rollers mist.
Zet workshops en aanmeldingen uiterlijk 4 weken vooraf online en verwerk dieetwensen direct in dezelfde deelnemerslijst. Druk naambadges en lijsten pas na de sluitingsdatum af, maar houd een kleine reserve voor last-minute deelnemers.
Controleer een week vooraf alle stroompunten en leg verlengkabels en stekkerdozen per zone klaar. Test mobiele speakers, powerbanks en bouwlampen vóór de opbouw; kabels die looproutes kruisen moeten worden weggewerkt of afgezet.
Plan de opbouw minstens 3 uur vóór de publieksstart. Zet eerst werkzones, partytenten en tafels neer, controleer daarna ladders en rolsteigers en plaats afvalbakken voordat verf en andere materialen uit de verpakking komen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een muralfestival te organiseren?: Reken op minimaal 8 tot 12 weken voor een kleinschalig muralfestival. In die periode regel je muren, vergunningen, kunstenaars en materiaal; promotie en aanmeldingen starten idealiter 4 weken vooraf.
Wanneer moet ik vergunningen voor een muralfestival aanvragen?: Vraag vergunningen en meldingen direct aan nadat datum en locatie voorlopig vaststaan, bij voorkeur 8 tot 12 weken voor het festival. Wacht niet tot het programma compleet is, want toestemming voor de muur of openbare ruimte kan de planning bepalen.
Hoeveel tijd moet ik uittrekken voor de opbouw van een muralfestival?: Plan minstens 3 uur opbouwtijd vóór bezoekers arriveren. Bij meerdere muren, rolsteigers of partytenten is 4 tot 5 uur realistischer, inclusief het controleren van stroom, werkzones en veiligheidsroutes.
Wanneer bestel je verf en materialen voor een muralfestival?: Plaats de materiaalbestelling ongeveer 3 tot 4 weken vooraf, nadat de muren, kunstenaars en werkzones zijn bevestigd. Controleer alle leveringen uiterlijk 2 dagen voor het festival en sorteer de verf per zone.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.