Checklist pour organiser un festival de fresques

Un festival de fresques demande plus qu’une sélection d’artistes et quelques murs disponibles. Il faut coordonner les autorisations, les inscriptions, les ateliers, les livraisons de peinture, l’alimentation électrique et l’installation des zones de travail. Cette checklist de 71 tâches et 91 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières démarches au rangement final. Elle met aussi en évidence les oublis fréquents : briefing des artistes, besoins alimentaires, météo, déchets et éclairage.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu du festival
2 personnes
Demander les autorisations et les déclarations
2 personnes
Contacter les responsables des murs
2 personnes
Inviter les artistes
2 personnes
Définir le programme et les ateliers
3 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer le briefing des artistes
Passer la commande de matériel
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Réserver l’enlèvement des déchets
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les livraisons
2 personnes
Trier la peinture et le matériel
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les listes de participants
Délimiter les zones de travail
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer des barrières de sécurité
3 personnes
Masquer les murs
4 personnes
Nettoyer les surfaces
4 personnes
Installer les peintures et les pinceaux
4 personnes
Poser le film de protection
3 personnes
Accrocher les panneaux d’information
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueil des artistes
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Présenter l’ouverture
Répartir les participants de l’atelier
2 personnes
Expliquer les maquettes murales
4 personnes
Appliquer l’apprêt
5 personnes
Peindre les murs
12 personnes
Encadrer les ateliers
6 personnes
Informer le public
2 personnes
Encadrer les séances photo
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner la peinture
2 personnes
Nettoyer les pinceaux et les rouleaux
3 personnes
Maintenir les zones de travail sécurisées
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Photographier les résultats finaux
2 personnes
Annoncer la clôture
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Stocker les restes de peinture en toute sécurité
3 personnes
Rassembler le matériel
5 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Retirer les barrières de sécurité
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Retirer le film de protection
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker la peinture restante
2 personnes
Évacuer les résidus de peinture
2 personnes
Archiver les photos
Envoyer un message de remerciement
Enregistrer les dégâts et les objets manquants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Visseuses sans filqté 3
Projecteurs de chantierqté 6
Enceintes mobilesqté 2
Batteries externesqté 4
Échellesqté 4
Échafaudages roulantsqté 2

Matériel de peinture

Peinture acrylique blancheqté 20
Peinture acrylique noireqté 10
Peinture acrylique rougeqté 8
Peinture acrylique jauneqté 8
Peinture acrylique bleueqté 8
Peinture acrylique verteqté 8
Peinture acrylique orangeqté 6
Peinture acrylique violetteqté 6
Sous-couche muraleqté 12
Petits pinceauxqté 30
Pinceaux grandsqté 20
Rouleaux à peintureqté 20
Bacs à peintureqté 20
Béchers mélangeursqté 40
Bâtonnets mélangeursqté 30
Arroseursqté 12
Marqueurs crayonsqté 20
Marqueurs craieqté 24
Épongesqté 20
Gants de peintureqté 100
Tabliers de peintureqté 40
Seaux d'eauqté 20
Conteneurs d'eauqté 6
Palettesqté 40
Papier abrasifqté 40
Ruban de masquageqté 30
Bâche de protectionqté 12
Bâches de protectionqté 10
Grattoirs à peintureqté 8
Pistolets à masticqté 4
Mastic acryliqueqté 12

Sécurité

Barrières de sécuritéqté 20
Panneaux d'avertissementqté 12
Gilets de sécuritéqté 12
Lunettes de sécuritéqté 40
Masques anti-poussièreqté 60
Gants de travailqté 30
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Bannières du festivalqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d’affichageqté 4
Guirlandes de fanionsqté 10
Panneaux en ardoiseqté 6
Nappesqté 12

Inscription

Badges nominatifsqté 150
Porte-badgesqté 150
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 40
Marqueursqté 24
Papier d’impressionqté 2
Braceletsqté 200

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux d’officeqté 6
Ciseauxqté 8
Plateaux de serviceqté 20

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 6
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 3
Épongesqté 20
Chiffons microfibresqté 30
Pinces à déchetsqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Goulottes de câblesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par les murs et les autorisations : confirmez par écrit les responsables, les surfaces disponibles et les règles applicables avant d’inviter les artistes. Prévoyez cette étape plusieurs semaines à l’avance, car une modification de lieu bouleverse tout le programme.
Fixez une date limite d’inscription et exploitez les réponses pour les besoins alimentaires. Imprimez ensuite une liste actualisée des participants et préparez les badges nominatifs avant le montage.
Commandez la peinture et le matériel après avoir défini les fresques et les ateliers. Triez les couleurs, les rouleaux, les pinceaux et les bacs par zone de travail afin d’éviter une distribution improvisée le matin du festival.
Vérifiez les prises électriques, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée du public. Pour une activité qui se prolonge en soirée, contrôlez aussi les projecteurs de chantier, les enceintes et les batteries externes.
Consultez les prévisions météo à J-3 puis la veille. Les tentes de réception, les zones délimitées et la réservation de l’enlèvement des déchets doivent être confirmées avant l’installation, pas le jour même.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival de fresques ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les responsables des murs, les artistes et les commandes de matériel doivent être confirmés avant d’ouvrir les inscriptions.
Combien de temps avant faut-il inviter les artistes ?: Envoyez les invitations environ 6 à 8 semaines avant le festival. Faites parvenir le briefing définitif au plus tard 10 à 14 jours avant, avec le programme, les horaires et les consignes liées aux murs.
Quand commander la peinture et le matériel ?: Passez la commande 3 à 4 semaines avant l’événement, après avoir arrêté les ateliers et les surfaces à peindre. Vérifiez les livraisons quelques jours avant le montage et triez immédiatement le matériel par zone.
Que préparer la veille d’un festival de fresques ?: La veille, contrôlez les livraisons, la météo, les points d’alimentation et les listes de participants. Préparez aussi les badges, les zones de travail, les tables, les chaises et les fournitures afin de ne garder que le montage sur place le jour J.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.