Checklist voor een MTB-wedstrijd organiseren

Een MTB-wedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en startlijst. Je regelt eerst het format, de locatie, vergunningen en verzekering, en werkt daarna het parcours en de veiligheidsmaatregelen uit. In de laatste weken komen inschrijvingen, vrijwilligers, tijdwaarneming, EHBO en bewegwijzering samen. Deze checklist bevat 69 taken en 55 benodigdheden, zodat je ook zaken als reservebinnenbanden, portofoons en toiletten niet pas op de wedstrijddag ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Parcours verkennen
3 personen
Parcoursvergunning aanvragen
Verzekering controleren
Wedstrijdlocatie reserveren
Start- en finishzone bepalen
3 personen
Parcoursroute uitwerken
3 personen
Veilige oversteekpunten bepalen
3 personen
Deelnemerscategorieën vastleggen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Wedstrijdreglement publiceren
Tijdwaarneming reserveren
Geluidset reserveren
Toiletten reserveren
Afvalinzameling regelen
Prijzen en bekers bestellen
Startnummers ontwerpen
Parcourskaarten drukken
Vrijwilligers indelen
2 personen
EHBO-post afstemmen
2 personen
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
Omwonenden informeren
2 personen
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Startnummers sorteren
3 personen
Prijzen klaarzetten
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Parcours uitzetten
6 personen
Waarschuwingsborden plaatsen
4 personen
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
Tenten en tafels opbouwen
5 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Geluid en stroom aansluiten
2 personen
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
Catering klaarzetten
4 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Deelnemers aanmelden
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Fietscontrole uitvoeren
2 personen
Rennersbriefing geven
2 personen
Startprocedure begeleiden
4 personen
Parcoursposten bemannen
12 personen
Tijdwaarneming uitvoeren
3 personen
Finishregistratie uitvoeren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Publiek informeren
2 personen
Parcoursveiligheid controleren
3 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Laatste deelnemers opvangen
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

Parcoursmaterialen verwijderen
6 personen
Tenten en tafels afbreken
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materiaal laden
4 personen
Locatie opleveren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
Borg en materialen controleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 30
Statafelsaantal 6
Tafelkleedhoezenaantal 10
Afvalbakkenaantal 12

Sportmateriaal

Startboog
Finishboog
Startnummersaantal 200
Nummerhoudersaantal 200
Wedstrijdlintaantal 20
Pionnenaantal 60
Dranghekkenaantal 20
Afzetlintaantal 12
Parcoursbordenaantal 30
Pijlbordenaantal 40
Kilometerbordjesaantal 10
Reservefietspompenaantal 4
Fietsreparatiestandaardsaantal 2
Basisgereedschapssetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 12
Fietsstandaardsaantal 30
Podiumblokkenaantal 3
Medaillesaantal 30
Bekersaantal 12

Apparatuur

Tijdwaarnemingsset
Laptopaantal 2
Printer
Portofoonsaantal 12
Mobiele telefoonsaantal 4
Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Opscheptangenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Koelelementenaantal 30

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 4
Afwasborstelsaantal 4
Schoonmaaksponzenaantal 12
Handvegersaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformat, de categorieën en het reglement vast voordat je het inschrijfformulier publiceert. Zo voorkom je dat je later starttijden, rondes of deelnamevoorwaarden moet aanpassen.
Verken het parcours ruim vóór de wedstrijddag en markeer veilige oversteekpunten. Regel daarna vergunning, verkeersmaatregelen en afzetmateriaal; dranghekken en wedstrijdlint zijn geen spullen om op het laatste moment te zoeken.
Plan de vrijwilligers per functie en zone, niet alleen per algemene dienst. Geef posten bij start, finish, oversteekpunten en EHBO vooraf portofoons of telefoonnummers en leg vast wie vervangt bij uitval.
Test de tijdwaarneming, laptop en printer vóór de wedstrijddag met een volledige proefregistratie. Houd een schriftelijke of digitale back-up bij, zodat uitslagen niet stilvallen door een lege accu, verbindingsprobleem of printerstoring.
Controleer de technische en praktische voorzieningen de dag vóór de wedstrijd. Naast start- en finishbogen heb je voor pechgevallen reservefietspompen, gereedschap, fietsreparatiestandaards en reservebinnenbanden nodig; zet die op een herkenbare plek langs of bij het parcours.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een MTB-wedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met format, locatie, parcours en vergunningen. Reserveer tijdwaarneming, geluid, toiletten en EHBO zodra de datum vaststaat; in de laatste 4 weken werk je inschrijvingen en vrijwilligersindeling af.
Welke vergunningen heb ik nodig voor een MTB-wedstrijd?: Dat hangt af van het parcours en de betrokken gemeente, terreinbeheerders en openbare wegen. Start minimaal 3 maanden vooraf met de parcoursvergunning en stem verkeersmaatregelen, veilige oversteekpunten en verzekering tegelijk af.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een MTB-wedstrijd?: Het benodigde aantal hangt af van de lengte van het parcours en het aantal oversteekpunten. Maak uiterlijk 6 weken vooraf een postindeling voor start, finish, parcours, bevoorrading, tijdwaarneming en EHBO en plan per cruciale post minstens 1 vervanger.
Wat moet ik klaarzetten voor pech onderweg tijdens een MTB-wedstrijd?: Zet per technisch steunpunt minimaal een reservefietspomp, basisgereedschapsset, fietsreparatiestandaard en meerdere reservebinnenbanden klaar. Controleer dit materiaal de dag vóór de wedstrijd en wijs één vrijwilliger aan die de voorraad beheert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.