Checklist pour organiser une compétition de VTT

Une compétition de VTT se prépare d’abord sur le terrain, puis autour des inscriptions et de la sécurité. Commence par définir le format, reconnaître le parcours et obtenir les autorisations avant de réserver les prestataires. Les dernières semaines servent à répartir les bénévoles, baliser le circuit et vérifier le chronométrage. Cette checklist rassemble les 69 tâches et 55 équipements nécessaires, dans l’ordre où ils doivent être réglés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Reconnaître le parcours
3 personnes
Demander l'autorisation du parcours
Vérifier l’assurance
Réserver le lieu du concours
Définir les zones de départ et d’arrivée
3 personnes
Élaborer le parcours
3 personnes
Définir les points de traversée sécurisés
3 personnes
Définir les catégories de participants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le règlement du concours
Réserver le chronométrage
Réserver la sono
Réserver les toilettes
Organiser l’enlèvement des déchets
Commander les prix et les coupes
Concevoir les dossards
Imprimer les cartes du parcours
Répartir les bénévoles
2 personnes
Coordonner le poste de premiers secours
2 personnes
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
Informer les riverains
2 personnes
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les dossards
3 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Mettre en place le parcours
6 personnes
Installer les panneaux d'avertissement
4 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Monter les tentes et les tables
5 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Raccorder le son et l’alimentation
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Inscrire les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Effectuer le contrôle des vélos
2 personnes
Faire le briefing des coureurs
2 personnes
Encadrer la procédure de départ
4 personnes
Tenir les postes du parcours
12 personnes
Chronométrer
3 personnes
Effectuer l’enregistrement à l’arrivée
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Informer le public
2 personnes
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Accueillir les derniers participants
3 personnes
Rassembler les objets perdus

Suivi

Retirer le matériel du parcours
6 personnes
Démonter les tentes et les tables
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Charger le matériel
4 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
Vérifier la caution et le matériel
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tables hautesqté 6
Housses de nappesqté 10
Poubellesqté 12

Matériel de sport

Arche de départ
Arche d'arrivée
Numéros de départqté 200
Porte-numérosqté 200
Ruban de concoursqté 20
Cônesqté 60
Barrières de fouleqté 20
Ruban de balisageqté 12
Panneaux de parcoursqté 30
Panneaux indicateursqté 40
Panneaux de kilométrageqté 10
Pompes à vélo de rechangeqté 4
Supports de réparation de véloqté 2
Kits d’outils de baseqté 3
Chambres à air de rechangeqté 12
Supports à vélosqté 30
Blocs de podiumqté 3
Médaillesqté 30
Gobeletsqté 12

Équipement

Kit de chronométrage
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Talkies-walkiesqté 12
Téléphones portablesqté 4
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pince de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 4
Brosses à vaisselleqté 4
Éponges de nettoyageqté 12
Balais à mainqté 4
Pinces à déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Reconnais le parcours assez tôt pour repérer les croisements, les passages dangereux et les accès des secours. Fais valider les points de traversée sécurisés avant de publier le tracé aux participants.
Ne réserve pas seulement le lieu : bloque aussi le chronométrage, la sonorisation et les toilettes dès que la date est confirmée. Ces prestataires sont souvent oubliés jusqu’aux dernières semaines.
Publie le règlement avant l’ouverture des inscriptions et indique clairement les catégories, le parcours et les horaires. Prévois ensuite un suivi des inscriptions pour connaître les besoins alimentaires et le nombre de dossards à imprimer.
Répartis les bénévoles avec des postes précis : départ, arrivée, croisements, ravitaillement, accueil et premiers secours. Donne-leur des talkies-walkies ou des téléphones et transmets les consignes au plus tard quelques jours avant la course.
Prépare le balisage et le matériel vélo avant le jour J : panneaux, cônes, barrières, pompes, chambres à air et outils. Installe les zones de départ et d’arrivée assez tôt pour tester le chronométrage et éviter les retards.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de VTT ?: Prévois au moins 3 à 6 mois pour une compétition de VTT avec parcours autorisé, inscriptions et bénévoles. Les autorisations, l’assurance et la réservation du chronométrage doivent être lancées en premier.
Quand faut-il reconnaître et baliser le parcours VTT ?: Reconnais le parcours plusieurs semaines avant l’épreuve, puis vérifie-le de nouveau quelques jours avant. Le balisage définitif se fait généralement la veille ou le matin même, selon les règles du lieu et les conditions météo.
Combien de bénévoles faut-il pour une compétition de VTT ?: Le nombre dépend du parcours et des croisements, mais prévois au minimum une personne par point de traversée sécurisé, plus l’accueil, le départ, l’arrivée et les premiers secours. Établis la répartition définitive au moins 7 jours avant.
Quand fermer les inscriptions à une course de VTT ?: Fixe une date de clôture 7 à 14 jours avant la compétition pour traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et imprimer les dossards. Garde une marge pour les changements de dernière minute.

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