Checklist para organizar una Carrera MTB

Organizar una Carrera MTB exige cerrar primero el recorrido, los permisos y la seguridad; después vienen las inscripciones y la logística del día. Necesitarás coordinar categorías, voluntarios, cronometraje, primeros auxilios y medidas de tráfico. También conviene reservar con tiempo los aseos, el sonido y el recinto, además de preparar dorsales, señales y puntos de reparación. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto y a detectar lo que suele quedar para el último momento.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el formato de la competición
2 personas
Explorar el recorrido
3 personas
Solicitar permiso para el recorrido
Comprobar el seguro
Reservar el recinto de la competición
Delimitar la zona de salida y llegada
3 personas
Desarrollar la ruta del recorrido
3 personas
Determinar los pasos seguros
3 personas
Definir las categorías de participantes
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Publicar el reglamento de la competición
Reservar el cronometraje
Reservar el equipo de sonido
Reservar los aseos
Organizar la recogida de residuos
Encargar premios y copas
Diseñar los dorsales
Imprimir las tarjetas del recorrido
Asignar voluntarios
2 personas
Coordinar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Coordinar las medidas de tráfico
2 personas
Informar a los vecinos
2 personas
Comprobar el inventario de material
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Ordenar los dorsales
3 personas
Preparar los premios
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Marcar el recorrido
6 personas
Colocar señales de advertencia
4 personas
Montar el arco de salida y meta
4 personas
Montar carpas y mesas
5 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Conectar sonido y corriente
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
Preparar la restauración
4 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Inscribir participantes
4 personas
Repartir dorsales
3 personas
Realizar control de bicicletas
2 personas
Dar la sesión informativa a los corredores
2 personas
Coordinar el procedimiento de salida
4 personas
Supervisar los puestos del recorrido
12 personas
Realizar el cronometraje
3 personas
Realizar el registro de llegada
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Informar al público
2 personas
Comprobar la seguridad del recorrido
3 personas
Procesar los resultados
2 personas
Coordinar la entrega de premios
3 personas
Recibir a los últimos participantes
3 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Retirar los materiales del recorrido
6 personas
Desmontar las tiendas y mesas
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Cargar el material
4 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Publicar los resultados
Agradecer a los participantes
Comprobar la fianza y los materiales
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 30
Mesas altascant. 6
Fundas para mantelescant. 10
Papeleracant. 12

Material deportivo

Arco de salida
Arco de meta
Dorsalescant. 200
Portanúmeroscant. 200
Cinta de competicióncant. 20
Conoscant. 60
Vallas de control de multitudescant. 20
Cinta de balizamientocant. 12
Señales del recorridocant. 30
Carteles direccionalescant. 40
Señales de kilómetrocant. 10
Bombas de bicicleta de repuestocant. 4
Soportes para reparar bicicletascant. 2
Kits básicos de herramientascant. 3
Cámaras de aire de repuestocant. 12
Soportes para bicicletascant. 30
Bloques de podiocant. 3
Medallascant. 30
Vasoscant. 12

Equipo

Kit de cronometraje
Portátilcant. 2
Impresora
Walkie-talkiescant. 12
Teléfonos móvilescant. 4
Equipo de sonido
Micrófonocant. 2
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 8
Baterías externascant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 12
Pinzas para servircant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Termoscant. 6
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Acumuladores de fríocant. 30

Limpieza

Cubetas para lavarcant. 4
Cepillos para fregarcant. 4
Esponjas de limpiezacant. 12
Escobas de manocant. 4
Recogedores de basuracant. 4

Catering

Compras

Consejos

Define el recorrido antes de abrir las inscripciones. Comprueba los pasos seguros, marca los cruces y solicita el permiso correspondiente cuando ya tengas claro el trazado.
Publica el reglamento y el formulario de inscripción con varias semanas de margen. Incluye categorías, horarios, normas del recorrido y un plazo concreto para comunicar preferencias dietéticas.
Asigna voluntarios por zonas, no solo por tarea. Prepara un responsable para salida y meta, otro para los cruces, otro para primeros auxilios y un canal de comunicación con walkie-talkies o teléfonos.
Reserva el cronometraje, el sonido y los aseos antes de cerrar la fecha. El día de la carrera, prueba el kit de cronometraje, el portátil y la impresora antes de que llegue el primer participante.
Revisa el material del recorrido el día anterior: dorsales, portanúmeros, conos, cinta de balizamiento, señales de kilómetro y carteles direccionales. Deja preparados también bombas, cámaras de aire y herramientas para averías básicas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Carrera MTB?: Empieza al menos 8 semanas antes si necesitas permisos, seguro, recinto y medidas de tráfico. Abre las inscripciones cuando el recorrido, las categorías y el reglamento estén definidos.
¿Qué hay que revisar del recorrido de una Carrera MTB?: Comprueba el trazado completo, los cruces y los pasos seguros en una visita específica. Coloca señales de recorrido y de kilómetro, y revisa todo de nuevo entre 24 y 48 horas antes de la salida.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una Carrera MTB?: El número depende de la longitud y de los cruces, pero asigna como mínimo una persona responsable por cada punto de control y un coordinador general. Confirma los turnos una semana antes y entrega a cada voluntario su zona y horario.
¿Cuándo hay que preparar los dorsales y las señales?: Diseña e imprime los dorsales y las tarjetas del recorrido al menos 7 días antes. Clasifícalos por categoría y deja las señales, conos y cintas agrupados por tramo para instalarlos sin retrasos.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.