Checklist voor een mountainbikewedstrijd organiseren

Een mountainbikewedstrijd organiseren vraagt meer dan een route en deelnemers. Je regelt vooraf de locatie, vergunning, inschrijving en vrijwilligers, en controleert daarna elk deel van het parcours. Op de wedstrijddag moeten start, finish, fietsenstalling en materiaal logisch zijn ingericht. Denk ook aan reserveonderdelen, communicatie en duidelijke markering van gevaarlijke obstakels. Met deze checklist werk je van de eerste reserveringen naar de laatste controle voordat de eerste renner vertrekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie vastleggen
2 personen
Wedstrijdvergunning aanvragen
Parcours controleren
3 personen
Parcoursroute vastleggen
3 personen
Start- en finishlocatie bepalen
2 personen
Deelnemersreglement opstellen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Wedstrijd promoten
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Reserveringen maken
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Parcoursinstructie versturen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Fietsenstalling voorbereiden
3 personen
Start- en finishgebied afzetten
4 personen
Parcours uitzetten
8 personen
Gevaarlijke obstakels markeren
4 personen
Pijlen langs parcours plaatsen
5 personen
Drinkpost inrichten
3 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Registratietafels opstellen
3 personen
Cateringpunt opbouwen
4 personen
Geluid en portofoons testen
2 personen
Tijdwaarneming testen
3 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Medische contactlijst uitdelen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Deelnemers aanmelden
5 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Fietsen en helmen controleren
3 personen
Renners naar startvak begeleiden
3 personen
Rennersbriefing geven
2 personen
Startschot verzorgen
2 personen
Parcourscontrole uitvoeren
6 personen
Tijdwaarneming registreren
3 personen
Renners bij finish registreren
4 personen
Drinkpost bemannen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
EHBO-punt bemannen
2 personen
Incidenten registreren
Publiek langs parcours begeleiden
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Broodjes en snacks serveren
4 personen
Cateringvoorraad aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tussenstanden publiceren
2 personen
Finishers naar herstelzone verwijzen
2 personen
Einduitslag controleren
3 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
Finishfoto's maken
2 personen
Deelnemers informeren over uitslag
2 personen
Laatste dranken serveren
2 personen

Nazorg

Parcoursmaterialen verwijderen
8 personen
Afzettingen afbreken
4 personen
Catering opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
3 personen
Tijdwaarnemingsmateriaal veiligstellen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
3 personen
Uitslag online publiceren
Deelnemersfoto's versturen
Vergunningrapportage indienen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Klapbankenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Fietsenrekkenaantal 20
Dranghekkenaantal 40

Sportmateriaal

Parcoursbordjesaantal 40
Pijlenaantal 35
Verkeerskegelsaantal 80
Afzetlintaantal 10
Startnummersaantal 250
Startnummerbandenaantal 250
Reserve startnummersaantal 30
Medaillelintenaantal 250
Medaillehoudersaantal 250
Drinkbekers voor postaantal 600
Mountainbike onderhoudsstandaardsaantal 2
Fietspompenaantal 4
Fietsgereedschapssetsaantal 3
Reserve binnenbandenaantal 20
Fietsbandlichtersaantal 6
Kabelbindersaantal 300
Finishboog
Startvlaggenaantal 4
Podiumelementenaantal 3

Apparatuur

Portofoonsaantal 12
Megafonenaantal 2
Stopwatchesaantal 6
Digitale klokkenaantal 4
Laptopsaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Batterijladersaantal 6
Fotocamera'saantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
Veiligheidshesjesaantal 30
Zaklampenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Koffiekopjesaantal 80

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerkommenaantal 8

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Decoratie

Wedstrijdbannersaantal 6
Tafelkledenaantal 12

Schoonmaak

Afvalcontainersaantal 4
Handvegersaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunning en parcoursroute. Zo houd je tijd over voor aanpassingen wanneer de route of toestemming niet direct rondkomt.
Plan één volledige parcourscontrole vóór het uitzetten en nog één controle op de wedstrijddag. Markeer gevaarlijke obstakels en plaats pijlen op kruisingen en plekken waar deelnemers kunnen twijfelen.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk 1 week vooraf definitief. Geef iedere post een tijd, taak en communicatiemiddel; gebruik portofoons voor coördinatie tussen start, finish en parcours.
Leg startnummers, banden en reserve-exemplaren per deelnemer klaar voordat de registratie opent. Neem extra startnummers mee voor fouten, beschadiging of last-minute wijzigingen.
Richt start en finish zo in dat fietsers en publiek elkaar niet kruisen. Zet dranghekken en afzetlint vooraf klaar en controleer daarnaast fietsenrekken, onderhoudsstandaards, pompen en reserve binnenbanden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een mountainbikewedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Regel in de eerste 2 weken de locatie, vergunning en globale route; gebruik de laatste week voor de deelnemerslijst, vrijwilligersbriefing en materiaalcontrole.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een mountainbikewedstrijd?: Reken minimaal op één vrijwilliger per bemande post en daarnaast op coördinatie bij start en finish. Tel voor elke vaste post één reserve mee, zodat een pauze of uitval niet direct een gat in de bezetting veroorzaakt.
Wanneer zet je het parcours uit voor een mountainbikewedstrijd?: Zet het parcours op de wedstrijddag uit nadat je de route nog één keer hebt gecontroleerd, bij voorkeur 2 tot 4 uur voor de start. Controleer daarna alle pijlen, parcoursbordjes, kegels en markeringen opnieuw.
Wat moet er bij de start en finish van een mountainbikewedstrijd liggen?: Voorzie beide zones van duidelijke afzetting, start- of finishmarkering en communicatieapparatuur. Leg daarnaast startnummers, stopwatches of digitale klokken, een megafon en materiaal voor kleine fietsreparaties klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.