Checklist pour organiser une compétition de VTT

Une compétition de VTT se prépare dans un ordre précis : obtenir les autorisations, sécuriser le parcours, gérer les inscriptions, puis organiser le départ et l’arrivée. Cette checklist rassemble les démarches, les vérifications et le matériel à prévoir, des premiers repérages jusqu’au balisage final. Elle aide aussi à ne pas oublier les détails souvent réglés trop tard, comme les dossards de réserve, les talkies-walkies ou les chambres à air de rechange.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le lieu de la compétition
2 personnes
Demander une autorisation de compétition
Vérifier le parcours
3 personnes
Définir l’itinéraire du parcours
3 personnes
Déterminer le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
Rédiger le règlement des participants
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Promouvoir la compétition
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Faire les réservations
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les consignes du parcours
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Préparer le parking à vélos
3 personnes
Balisage du départ et de l'arrivée
4 personnes
Mettre en place le parcours
8 personnes
Signaler les obstacles dangereux
4 personnes
Installer des flèches le long du parcours
5 personnes
Installer le point d'eau
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer les tables d'inscription
3 personnes
Monter le point de restauration
4 personnes
Tester le son et les talkies-walkies
2 personnes
Tester le chronométrage
3 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Distribuer la liste des contacts médicaux
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Inscrire les participants
5 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Vérifier les vélos et les casques
3 personnes
Encadrer les coureurs vers le sas de départ
3 personnes
Faire le briefing des coureurs
2 personnes
Donner le coup de départ
2 personnes
Effectuer le contrôle du parcours
6 personnes
Enregistrer le chronométrage
3 personnes
Enregistrer les coureurs à l’arrivée
4 personnes
Tenir le poste de ravitaillement en eau
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Tenir le point de premiers secours
2 personnes
Enregistrer les incidents
Guider le public le long du parcours
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir les sandwichs et les snacks
4 personnes
Réapprovisionner le stock de traiteur
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
Orienter les finishers vers la zone de récupération
2 personnes
Vérifier le classement final
3 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Assurer la remise des prix
4 personnes
Prendre les photos de fin
2 personnes
Informer les participants du résultat
2 personnes
Servir les dernières boissons
2 personnes

Suivi

Retirer le matériel du parcours
8 personnes
Démonter les barrières
4 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Sécuriser le matériel de chronométrage
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
Publier les résultats en ligne
Envoyer les photos des participants
Déposer le rapport de permis

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Bancs pliantsqté 6
Poubellesqté 8
Râteliers à vélosqté 20
Barrières de fouleqté 40

Matériel de sport

Panneaux de parcoursqté 40
Flèchesqté 35
Cônes de signalisationqté 80
Ruban de balisageqté 10
Numéros de départqté 250
Bracelets de dossardqté 250
Dossards de réserveqté 30
Rubans de médailleqté 250
Porte-médaillesqté 250
Gobelets pour le courrierqté 600
Supports d'entretien pour VTTqté 2
Pompes à véloqté 4
Kits d’outils pour véloqté 3
Chambres à air de rechangeqté 20
Démonte-pneusqté 6
Serre-câblesqté 300
Arche d'arrivée
Drapeaux de départqté 4
Éléments de scèneqté 3

Équipement

Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 2
Chronomètresqté 6
Horloges numériquesqté 4
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Chargeurs de batterieqté 6
Appareils photoqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 20
Gilets de sécuritéqté 30
Lampes de pocheqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Tasses à caféqté 80

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Saladiers de serviceqté 8

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Bannières de compétitionqté 6
Nappesqté 12

Nettoyage

Conteneurs à déchetsqté 4
Balais à mainqté 4
Pinces à déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le lieu et les autorisations : prévoyez plusieurs semaines pour valider le parcours, le départ, l’arrivée et les éventuelles restrictions d’accès.
Repérez le parcours à vélo avant de le baliser. Notez chaque obstacle dangereux et placez les panneaux, flèches, cônes et rubans de balisage de façon visible dans les deux sens utiles.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la compétition. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les participants, les besoins alimentaires et les numéros de départ.
Répartissez les bénévoles par zones plutôt que de leur donner une consigne générale : départ, arrivée, points sensibles, parking à vélos et assistance mécanique doivent avoir un responsable identifié.
Préparez le matériel la veille et testez les chronomètres, horloges, mégaphones et talkies-walkies. Ajoutez des dossards de réserve, des pompes, des démonte-pneus et des chambres à air pour les imprévus.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de VTT ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de demander l’autorisation, vérifier l’itinéraire, ouvrir les inscriptions, recruter les bénévoles et réserver le matériel.
Quand faut-il baliser le parcours VTT ?: Effectuez le balisage final le jour précédent ou quelques heures avant le départ, après une dernière vérification du terrain. Contrôlez ensuite les flèches, les cônes et les obstacles signalés juste avant l’arrivée des participants.
Combien de bénévoles faut-il pour une compétition de VTT ?: Pour une petite compétition, prévoyez au minimum 1 responsable par zone clé et 2 personnes pour le départ et l’arrivée. Ajoutez des bénévoles pour chaque point sensible du parcours, le parking et l’assistance mécanique.
Que prévoir en cas de crevaison pendant une compétition de VTT ?: Installez un point d’assistance avec au moins 2 pompes, 2 kits d’outils, plusieurs démonte-pneus et des chambres à air de rechange. Gardez aussi des serre-câbles disponibles pour les réparations rapides.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.