Checklist para organizar una carrera de mountain bike

Organizar una carrera de mountain bike exige cerrar primero el recorrido y los permisos, y después coordinar participantes, voluntarios y material. Esta checklist reúne 73 tareas y 59 elementos para que avances en el orden adecuado, desde elegir la ubicación hasta señalizar obstáculos y preparar la meta. Incluye también lo que suele quedar para el último momento: dorsales de reserva, radios, herramientas, cámaras de repuesto y un plan para cambios de tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir la ubicación del concurso
2 personas
Solicitar permiso de competición
Revisar el recorrido
3 personas
Fijar la ruta del recorrido
3 personas
Definir la salida y la meta
2 personas
Redactar el reglamento de participantes
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Promocionar la competición
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la lista de participantes
2 personas
Asignar números de dorsal
2 personas
Hacer reservas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Enviar las instrucciones del recorrido
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Preparar el aparcamiento para bicicletas
3 personas
Delimitar la zona de salida y llegada
4 personas
Marcar el recorrido
8 personas
Señalizar obstáculos peligrosos
4 personas
Colocar flechas a lo largo del recorrido
5 personas
Montar el punto de bebidas
3 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Montar las mesas de registro
3 personas
Montar el punto de catering
4 personas
Probar el sonido y los walkie-talkies
2 personas
Probar el cronometraje
3 personas
Preparar los dorsales
2 personas
Repartir la lista de contactos médicos
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Inscribir participantes
5 personas
Repartir dorsales
3 personas
Comprobar bicicletas y cascos
3 personas
Acompañar a los corredores a la zona de salida
3 personas
Dar la sesión informativa a los corredores
2 personas
Encargarse del disparo de salida
2 personas
Realizar control del recorrido
6 personas
Registrar el control de tiempos
3 personas
Registrar a los corredores en la meta
4 personas
Atender el punto de bebidas
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Atender el punto de primeros auxilios
2 personas
Registrar incidentes
Guiar al público por el recorrido
4 personas
Servir café y té
3 personas
Servir bocadillos y aperitivos
4 personas
Reponer el stock de catering
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Publicar los tiempos intermedios
2 personas
Derivar a los finalistas a la zona de recuperación
2 personas
Comprobar el resultado final
3 personas
Preparar la entrega de premios
3 personas
Gestionar la entrega de premios
4 personas
Hacer fotos de la llegada
2 personas
Informar a los participantes sobre el resultado
2 personas
Servir las últimas bebidas
2 personas

Seguimiento

Retirar los materiales del recorrido
8 personas
Desmontar las barreras
4 personas
Recoger el catering
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Retirar los residuos
3 personas
Asegurar el material de cronometraje
2 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
3 personas
Publicar el resultado en línea
Enviar fotos de los participantes
Presentar el informe de permisos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 12
Sillascant. 40
Bancos plegablescant. 6
Papeleracant. 8
Portabicicletascant. 20
Vallas de control de multitudescant. 40

Material deportivo

Carteles del recorridocant. 40
Flechascant. 35
Conos de tráficocant. 80
Cinta de balizamientocant. 10
Dorsalescant. 250
Brazaletes con número de salidacant. 250
Dorsales de reservacant. 30
Cintas de medallacant. 250
Portamedallascant. 250
Vasos para las estacionescant. 600
Soportes de mantenimiento para bicicletas de montañacant. 2
Bombas de bicicletacant. 4
Kits de herramientas para bicicletascant. 3
Cámaras de aire de repuestocant. 20
Desmontadores de neumáticoscant. 6
Bridascant. 300
Arco de meta
Banderas de salidacant. 4
Elementos del escenariocant. 3

Equipo

Walkie-talkiescant. 12
Megáfonoscant. 2
Cronómetroscant. 6
Relojes digitalescant. 4
Portátilescant. 2
Impresora
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cargadores de bateríascant. 6
Cámaras fotográficascant. 2

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Mantas térmicascant. 20
Chalecos reflectantescant. 30
Linternascant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Tazas de cafécant. 80

Cocina

Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuencos de serviciocant. 8

Iluminación

Lámparas de obracant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4

Decoración

Banners de competicióncant. 6
Mantelescant. 12

Limpieza

Contenedores de basuracant. 4
Escobas de manocant. 4
Recogedores de basuracant. 4

Catering

Compras

Consejos

Empieza entre 8 y 12 semanas antes: solicita el permiso de competición, revisa el recorrido y fija la salida y la meta antes de publicar las inscripciones.
Haz una inspección completa del trazado al menos 7 días antes y otra el día anterior. Marca cada cruce, curva peligrosa y obstáculo con flechas, conos o cinta de balizamiento.
Calcula los dorsales con un margen del 5 al 10 % sobre el número de inscritos y prepara también brazaletes y dorsales de reserva. Así podrás resolver errores de inscripción sin improvisar.
Asigna voluntarios por zonas, no solo por tarea: salida, meta, cruces, avituallamiento, aparcamiento de bicicletas y asistencia mecánica. Entrega las instrucciones del recorrido como mínimo 48 horas antes.
Revisa la previsión meteorológica 72 horas antes y de nuevo la víspera. Deja preparados soportes de mantenimiento, bombas, kits de herramientas y cámaras de aire para averías durante la carrera.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de mountain bike?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite solicitar permisos, cerrar la ruta, abrir las inscripciones, reclutar voluntarios y hacer las reservas necesarias.
¿Cuándo se debe señalizar el recorrido de una carrera de mountain bike?: Haz una revisión del trazado 7 días antes y coloca la señalización definitiva el día anterior o la misma mañana, según las normas locales. Comprueba de nuevo las flechas y los obstáculos peligrosos antes de la salida.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de mountain bike?: Como punto de partida, asigna 1 voluntario por cada cruce o zona de riesgo y añade responsables para salida, meta, avituallamiento, aparcamiento y asistencia mecánica. Confirma la plantilla al menos 2 semanas antes.
¿Qué material de repuesto llevar a una carrera de mountain bike?: Prepara entre un 5 y un 10 % de dorsales extra, además de bombas, kits de herramientas, desmontadores y cámaras de aire de repuesto. Ten el material reunido y comprobado como mínimo 24 horas antes.

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