Motorbeurs organiseren: checklist en planning

Een motorbeurs organiseren vraagt meer dan standplaatsen en motoren regelen. Je moet inschrijvingen, vergunningen, verzekering, verkeersstromen en techniek op tijd vastleggen. Begin met datum, voorwaarden en standhouders en werk daarna toe naar een duidelijke plattegrond en bezoekersroute. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet, wat je enkele weken vooraf regelt en wat op de beursdag zelf klaar moet staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijden bevestigen
Deelnemersvoorwaarden vastleggen
2 personen
Standhouders benaderen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standplaatsen indelen
2 personen
Standhouders bevestigen
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Verzekeringspapieren verzamelen
Beveiligingsplan uitwerken
2 personen
Verkeersplan uitwerken
2 personen
Plattegrond maken
Parkeerroute publiceren
Sociale promotie plaatsen
Persbericht versturen
Drukwerk controleren
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Ticketverkoop controleren
Leveringen inplannen
2 personen
Catering bestellen
Techniek testen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Parkeerterrein markeren
3 personen
Entreebalie opbouwen
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Standvakken afplakken
3 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Motoren veilig opstellen
6 personen
Stroompunten aansluiten
2 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
Entreepersoneel instrueren
2 personen
Laatste veiligheidsronde lopen
3 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Tickets controleren
3 personen
Informatie verstrekken
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Looproutes vrijhouden
2 personen
Parkeerterrein begeleiden
3 personen
Verlichting controleren
Eindtijd aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Motoren uit de stands halen
6 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Stroom uitschakelen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Standhouders informeren over vertrek
Facturen en bonnetjes verzamelen
Bezoekersvragen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 8
Balietafelaantal 2
Afzetpalenaantal 20
Afzetlintaantal 6

Apparatuur

Pinapparatenaantal 2
Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 2
Mobiele telefoonsaantal 4
Mobiele speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadkabelsaantal 8
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Motorbeursbannersaantal 6
Pijlbordenaantal 14
Standnummerbordenaantal 30
Tafelkledenaantal 18
Ballonnenaantal 100

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Openersaantal 4
Jerrycans drinkwateraantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Stofblikkenaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handvegersaantal 6
Stoffer en blikaantal 4
Handgelhoudersaantal 8
Afvalbakkenaantal 16
Afvalcontainersaantal 4

Veiligheid

Brandblussersaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12
Zaklampenaantal 6
Rubber mattenaantal 20

Kantoor

Naambadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Polsbandjesaantal 500
Printpapieraantal 3
Pennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Plakbandaantal 8
Schrijfblokkenaantal 10
Clipboardsaantal 8
Kassaladesaantal 2
Contantgeldkistjesaantal 2

Transport

Transportkarrenaantal 4
Spanbandenaantal 12
Steekwagensaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg deelnemersvoorwaarden en standinformatie vast voordat je het inschrijfformulier publiceert. Vermeld daarin onder meer opbouwtijden, standafmetingen, verkoopregels en welke gegevens je van standhouders nodig hebt.
Maak uiterlijk twee weken voor de beurs een plattegrond met standnummers, looppaden, parkeerroute en nooduitgangen. Gebruik pijlborden, afzetpalen en afzetlint zodat bezoekers en voertuigen niet door elkaar lopen.
Controleer vergunningen, verzekeringspapieren, beveiliging en het verkeersplan niet pas in de laatste week. Plan deze controles minstens vier weken vooraf, omdat ontbrekende documenten de indeling of doorgang kunnen vertragen.
Test pinapparaten, laptops, tablets, microfoons en mobiele speakers minimaal één dag voor opening. Leg verlengkabels, stekkerdozen, oplaadkabels en powerbanks per zone klaar; zo voorkom je zoeken tijdens de beurs.
Plan leveringen, catering en standopbouw in tijdvakken van 30 tot 60 minuten. Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan of partytenten, ledlampen, lichtsnoeren en extra afzetting nodig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een motorbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, voorwaarden en het benaderen van standhouders. Regel vergunningen, verzekering en het verkeersplan bij voorkeur uiterlijk 4 weken voor de beurs.
Wanneer moet ik standhouders voor een motorbeurs bevestigen?: Bevestig standhouders zodra hun aanmelding en betaling of reservering zijn gecontroleerd, liefst 3 tot 4 weken vooraf. Stuur daarna standnummer, opbouwtijd, plattegrond en parkeerinstructies in één bericht.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een motorbeurs?: Reserveer minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, kledingrekken, balietafels, standnummerborden en bewegwijzering. Plan extra tijd als er tenten, meerdere techniekzones of grote leveringen zijn.
Wanneer controleer ik de weersverwachting voor een motorbeurs?: Controleer het weer 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van de beurs. Gebruik die informatie om tenten, verlichting, afzetting en de parkeerroute definitief te controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.