Checklist pour organiser un salon de la moto

Un salon de la moto demande une coordination précise entre exposants, visiteurs, prestataires et équipes d’accueil. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation de la date au contrôle technique le jour J. Prévoyez notamment les autorisations, le plan de circulation, les emplacements des stands et les besoins alimentaires. Les derniers contrôles concernent les livraisons, les billets, la signalétique, la météo et le matériel électrique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et les heures
Fixer les conditions de participation
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les emplacements
2 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Rassembler les documents d’assurance
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Créer le plan
Publier l’itinéraire de stationnement
Publier une promotion sur les réseaux sociaux
Envoyer le communiqué de presse
Vérifier les imprimés
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Contrôler la vente des billets
Planifier les livraisons
2 personnes
Commander le catering
Tester la technique
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Baliser le parking
3 personnes
Installer le comptoir d’accueil
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Fixer les stands avec du ruban adhésif
3 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer les motos en toute sécurité
6 personnes
Brancher les points d’alimentation
2 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Installer la signalisation
3 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Briefer le personnel d’entrée
2 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
3 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Dégager les voies de circulation
2 personnes
Encadrer le parking
3 personnes
Vérifier l'éclairage
Annoncer l'heure de fin
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Sortir les motos des stands
6 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Couper l’électricité
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les exposants du départ
Rassembler les factures et les reçus
Traiter les questions des visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 60
Tabourets de barqté 12
Portants à vêtementsqté 8
Table de comptoirqté 2
Poteaux de balisageqté 20
Ruban de balisageqté 6

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 2
Téléphones portablesqté 4
Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Câbles de rechargeqté 8
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Bannières du salon de la motoqté 6
Panneaux indicateursqté 14
Panneaux numérotés des standsqté 30
Nappesqté 18
Ballonsqté 100

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Ouvre-bouteillesqté 4
Bidons d’eau potableqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chariots de ménageqté 2
Balais à mainqté 6
Balayette et pelleqté 4
Supports de gel hydroalcooliqueqté 8
Poubellesqté 16
Conteneurs à déchetsqté 4

Sécurité

Extincteursqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Gants de travailqté 12
Lampes de pocheqté 6
Tapis en caoutchoucqté 20

Bureau

Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Braceletsqté 500
Papier d’impressionqté 3
Stylosqté 30
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 8
Bloc-notesqté 10
Presse-papiersqté 8
Tiroirs-caissesqté 2
Caisses pour espècesqté 2

Transport

Chariots de transportqté 4
Sangles d'arrimageqté 12
Diablesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Contactez les exposants avant d’ouvrir les inscriptions au public : vous pourrez ainsi attribuer les emplacements selon leurs besoins et confirmer rapidement les stands encore disponibles.
Préparez le plan de circulation plusieurs jours avant l’ouverture. Indiquez clairement le stationnement, les entrées, les sorties et les zones réservées aux livraisons afin d’éviter les croisements le matin du salon.
Testez les terminaux de paiement, les ordinateurs, les tablettes, les microphones et les enceintes au moins 24 heures avant l’événement. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises, câbles de recharge et batteries externes.
Ne commandez pas le catering au dernier moment : centralisez les besoins alimentaires dès le traitement des inscriptions et confirmez les quantités avec le prestataire au plus tard quelques jours avant le salon.
Installez la signalétique avant l’arrivée des exposants : panneaux indicateurs, numéros de stands, ruban de balisage et bannières doivent être visibles dès l’accès au site, y compris dans les zones de stationnement.

Questions fréquentes

Quand contacter les exposants pour un salon de la moto ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Confirmez ensuite leur participation et leur emplacement au moins 2 semaines avant l’ouverture, afin de finaliser le plan et les besoins logistiques.
Combien de temps avant faut-il vérifier les autorisations et l’assurance ?: Lancez ces vérifications au minimum 6 semaines avant le salon. Conservez les documents d’assurance et les autorisations au même endroit, puis effectuez un dernier contrôle 7 jours avant l’événement.
Quand publier l’itinéraire de stationnement et les informations pratiques ?: Publiez l’itinéraire environ 2 semaines avant le salon, puis rappelez-le dans les invitations et les communications de la dernière semaine. Actualisez-le immédiatement si les prévisions ou les accès changent.
Quand tester le matériel technique d’un salon de la moto ?: Effectuez un premier test 48 heures avant l’ouverture et un second contrôle le jour précédent. Testez chaque terminal de paiement, microphone, enceinte, rallonge et multiprise sur place, avec les branchements réellement utilisés.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.