Checklist para organizar una feria de motos
Organizar una feria de motos requiere coordinar expositores, visitantes, circulación y proveedores en un orden claro. Empieza por fijar la fecha, los horarios y las condiciones de participación; después gestiona inscripciones, puestos, permisos y seguros. En las semanas previas tendrás que cerrar el plano, el aparcamiento, la promoción, las entradas y el catering. El día del evento, comprueba la técnica, las acreditaciones, las entregas y el pronóstico del tiempo antes de abrir.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar la fecha y los horarios
Establecer las condiciones de participación
2 personas
Contactar con los expositores
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar puestos
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Hacer reservas
Comprobar permisos
Reunir los papeles del seguro
Desarrollar el plan de seguridad
2 personas
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
Hacer el plano
Publicar la ruta de aparcamiento
Publicar la promoción en redes sociales
Enviar nota de prensa
Revisar el material impreso
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Comprobar la venta de entradas
Planificar las entregas
2 personas
Pedir el catering
Probar la técnica
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Delimitar el aparcamiento
3 personas
Montar el mostrador de entrada
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar carpas
4 personas
Delimitar las plazas del stand
3 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Colocar las motocicletas de forma segura
6 personas
Conectar los puntos de electricidad
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Colocar la señalización
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Probar la caja y el datáfono
2 personas
Instruir al personal de entrada
2 personas
Hacer la última ronda de seguridad
3 personas
Evento
Abrir las puertas
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Comprobar las entradas
3 personas
Proporcionar información
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Mantener libres las vías de paso
2 personas
Guiar el aparcamiento
3 personas
Comprobar la iluminación
Anunciar la hora de finalización
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Seguimiento
Cerrar la caja
2 personas
Retirar los motores de los stands
6 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Cortar la electricidad
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Registrar objetos perdidos
Informar a los expositores sobre la salida
Recopilar facturas y recibos
Atender las preguntas de los visitantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas plegablescant. 18
- Sillas plegablescant. 60
- Taburetes de barcant. 12
- Percheroscant. 8
- Mesa de mostradorcant. 2
- Postes separadorescant. 20
- Cinta de balizamientocant. 6
Equipo
- Datáfonoscant. 2
- Portátilescant. 3
- Tabletscant. 2
- Teléfonos móvilescant. 4
- Altavoces móvilescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 8
- Cables de cargacant. 8
- Baterías externascant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 12
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Linternas a pilascant. 6
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Banners de la feria de motoscant. 6
- Carteles direccionalescant. 14
- Carteles con número de standcant. 30
- Mantelescant. 18
- Globoscant. 100
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Bandejas de servircant. 12
- Jarrascant. 8
- Termoscant. 6
Cocina
- Neveras portátilescant. 8
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Abrebotellascant. 4
- Garrafas de agua potablecant. 4
Limpieza
- Sets de escobacant. 4
- Recogedores de polvocant. 4
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 6
- Carros de limpiezacant. 2
- Escobas de manocant. 6
- Recogedor y escobacant. 4
- Soportes para gel hidroalcohólicocant. 8
- Papeleracant. 16
- Contenedores de basuracant. 4
Seguridad
- Extintorescant. 6
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Chalecos reflectantescant. 12
- Guantes de trabajocant. 12
- Linternascant. 6
- Alfombrillas de gomacant. 20
Oficina
- Credencialescant. 100
- Portabadgescant. 100
- Pulserascant. 500
- Papel de impresióncant. 3
- Bolígrafoscant. 30
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Cinta adhesivacant. 8
- Bloc de notascant. 10
- Portapapelescant. 8
- Bandejas de cajacant. 2
- Cajas de efectivocant. 2
Transporte
- Carros de transportecant. 4
- Correas de amarrecant. 12
- Carros de manocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, los horarios y las condiciones de participación antes de contactar con los expositores. Publica el formulario de inscripción con una fecha límite de al menos 2 semanas antes de la feria.
- No esperes a la última semana para asignar los puestos. Prepara el plano, fija los soportes de cada stand y encarga los carteles con número de stand cuando las inscripciones estén confirmadas.
- Revisa los permisos, el seguro y el plan de seguridad con varias semanas de margen. El plan de tráfico debe indicar entradas, salidas, zonas de aparcamiento y circulación de motos y peatones.
- Publica la ruta de aparcamiento y envía las invitaciones antes de anunciar la feria en redes sociales. Comprueba también la venta de entradas y prepara acreditaciones separadas para expositores, equipo y visitantes.
- Haz una prueba técnica el día anterior: datáfonos, portátiles, tablets, altavoces, micrófonos, cables, regletas y baterías externas. Comprueba además la iluminación, las carpas, las mesas y las sillas antes de que lleguen los expositores.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de motos?
- Empieza al menos 8 semanas antes para cerrar fecha, permisos, seguro, expositores y proveedores. Deja las 2 últimas semanas para confirmar puestos, entradas, aparcamiento, promoción y catering.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de los expositores?
- Cierra el formulario entre 10 y 14 días antes del evento. Así tendrás tiempo para asignar puestos, preparar el plano, imprimir los carteles y enviar a cada expositor sus instrucciones.
- ¿Qué permisos hacen falta para una feria de motos?
- Depende del recinto y del municipio, pero debes comprobar los permisos aplicables, la documentación del seguro y el plan de seguridad antes de abrir las inscripciones. Haz esta revisión como mínimo 4 semanas antes.
- ¿Cuántas mesas y sillas necesito para una feria de motos?
- La cantidad depende del número de expositores y del plano, por lo que debes calcularla después de cerrar las inscripciones. Añade al menos un 10 % de margen para recepción, catering, acreditaciones y sustituciones.
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