Motorradmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Motorradmesse steht und fällt mit klaren Abläufen für Aussteller, Besucher und Lieferanten. Lege zuerst Datum, Teilnahmebedingungen und Standflächen fest, bevor du Einladungen und Anmeldungen startest. Danach folgen Genehmigungen, Versicherung, Sicherheits- und Verkehrsplanung sowie die Besucherkommunikation. Kurz vor dem Termin zählen vor allem bestätigte Lieferungen, getestete Technik, beschriftete Stände und ein belastbarer Plan für Wetter und Einlass.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Zeiten bestätigen
Teilnahmebedingungen festlegen
2 Personen
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Standplätze einteilen
2 Personen
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Genehmigungen prüfen
Versicherungsunterlagen sammeln
Sicherheitsplan ausarbeiten
2 Personen
Verkehrsplan ausarbeiten
2 Personen
Lageplan erstellen
Parkroute veröffentlichen
Social-Media-Werbung posten
Pressemitteilung versenden
Drucksachen prüfen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Ticketverkauf prüfen
Lieferungen planen
2 Personen
Catering bestellen
Technik testen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Parkplatz markieren
3 Personen
Eingangstresen aufbauen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Standflächen abkleben
3 Personen
Standnummern aufhängen
2 Personen
Motorräder sicher aufstellen
6 Personen
Stromanschlüsse anschließen
2 Personen
Beleuchtung anbringen
2 Personen
Beschilderung anbringen
3 Personen
Infostand einrichten
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
Einlasspersonal instruieren
2 Personen
Letzte Sicherheitsrunde gehen
3 Personen

Event

Türen öffnen
3 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Tickets kontrollieren
3 Personen
Informationen bereitstellen
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Laufwege freihalten
2 Personen
Parkplatz einweisen
3 Personen
Beleuchtung kontrollieren
Endzeit ankündigen
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Motorräder aus den Ständen holen
6 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Tische und Stühle einsammeln
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Strom ausschalten
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Standbetreiber über die Abreise informieren
Rechnungen und Belege sammeln
Besucherfragen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 60
BarhockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 8
EmpfangstischAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 20
AbsperrbandAnz. 6

Ausstattung

KartenlesegeräteAnz. 2
LaptopsAnz. 3
TabletsAnz. 2
MobiltelefoneAnz. 4
Mobile LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
LadekabelAnz. 8
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
Messebanner für MotorräderAnz. 6
WegweiserAnz. 14
StandnummernschilderAnz. 30
TischdeckenAnz. 18
BallonsAnz. 100

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 12
KaraffenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 4
Kanister TrinkwasserAnz. 4

Reinigung

BesensetsAnz. 4
BlechdosenAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
ReinigungswagenAnz. 2
HandfegerAnz. 6
Handfeger und KehrblechAnz. 4
HanddesinfektionsständerAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 16
AbfallcontainerAnz. 4

Sicherheit

FeuerlöscherAnz. 6
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 12
ArbeitshandschuheAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6
GummimattenAnz. 20

Büro

NamensschilderAnz. 100
BadgehalterAnz. 100
ArmbänderAnz. 500
DruckpapierAnz. 3
StifteAnz. 30
MarkerAnz. 12
KlebebandAnz. 8
SchreibblöckeAnz. 10
KlemmbretterAnz. 8
KassenladeAnz. 2
Kassenschachteln für BargeldAnz. 2

Transport

TransportwagenAnz. 4
SpanngurteAnz. 12
SackkarrenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Ausstelleransprache, Anmeldeformular und Reservierungen. So bleibt Zeit, Standplätze einzuteilen und fehlende Versicherungsunterlagen nachzufordern.
Veröffentliche Parkroute, Lageplan und Standnummern spätestens 7 Tage vor der Messe. Besucher finden dann Zufahrt, Empfang und Aussteller schneller, ohne dass das Einlasspersonal alles erklären muss.
Plane pro Aussteller einen klar beschrifteten Standplatz und halte zusätzliche Wegweiser bereit. Empfangstisch, Namensschilder und Standnummern sollten am Vortag vollständig vorbereitet werden.
Teste Kartenlesegeräte, Laptops, Tablets, Lautsprecher und Mikrofone spätestens 24 Stunden vor Beginn. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Ladekabel und Powerbanks an den tatsächlichen Standorten.
Bestelle Catering nicht erst am Messetag und erfasse Ernährungswünsche gesammelt. Für Aufbau und Einlass brauchst du außerdem einen schriftlichen Sicherheits- und Verkehrsplan sowie Absperrpfosten und Absperrband.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Motorradmesse organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Genehmigungen, Versicherungsunterlagen, Ausstellerzusagen und Standplanung brauchen meist mehr Vorlauf als gedacht.
Wann sollten Aussteller für eine Motorradmesse eingeladen werden?: Versende die ersten Einladungen etwa 8 Wochen vorher. Setze eine Anmeldefrist von 3 bis 4 Wochen vor der Messe, damit Standplätze, Namensschilder und die Kommunikation rechtzeitig fertig werden.
Was muss man bei einer Motorradmesse für die Sicherheit planen?: Erstelle spätestens 3 Wochen vorher einen Sicherheits- und Verkehrsplan. Darin sollten Zufahrten, Parkroute, Besucherwege, Absperrungen und Zuständigkeiten für den Messetag festgelegt sein.
Wann sollte die Technik für die Motorradmesse getestet werden?: Führe einen vollständigen Test spätestens 24 Stunden vor dem Start durch. Prüfe Kartenlesegeräte, Internetzugang, Mikrofone, mobile Lautsprecher, Stromversorgung und alle benötigten Ladekabel.

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