Brassbandconcert organiseren: checklist en planning
Een brassbandconcert vraagt om meer dan een programma en een podium. Je legt eerst datum, locatie en bezetting vast en werkt daarna toe naar een zaalplan, technische controle en duidelijke publieksinformatie. Vooral stoelenaantallen, parkeerinformatie, dieetwensen en de overdracht aan muzikanten worden snel te laat geregeld. Deze checklist bevat 78 taken en 76 spullen, zodat je stap voor stap kunt werken van eerste bevestiging tot ontvangst, catering en kassa.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Concertdatum en locatie bevestigen
2 personen
Programma met brassband vastleggen
2 personen
Optredende muzikanten registreren
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Concert online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen voor zitplaatsen maken
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Muziekstukken en volgorde controleren
2 personen
Parkeerinformatie publiceren
Vrijwilligers voor publieksontvangst indelen
Teksten voor presentator opstellen
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
Zaalindeling uittekenen
2 personen
Stoelenaantal definitief bepalen
Muzikanteninformatie versturen
Technische benodigdheden controleren
2 personen
Programma's en bewegwijzering printen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Catering per onderdeel klaarzetten
2 personen
Kassa en betaalmiddelen controleren
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Zaal en entree inspecteren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Podiumzone vrijmaken
3 personen
Muzieklessenaars opstellen
3 personen
Dirigentenstand plaatsen
2 personen
Instrumententafels klaarzetten
2 personen
Entreetafel opstellen
2 personen
Cateringtafels opstellen
2 personen
Decoratie en bewegwijzering ophangen
2 personen
Programma's neerleggen
2 personen
Verlichting en kabels controleren
2 personen
Muzikanten ontvangen
2 personen
Instrumenten veilig uitladen
4 personen
Muzikanten laten inspelen
2 personen
Publieksontvangst openen
4 personen
Kaarten en programma's uitdelen
2 personen
Garderobe openen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Concertopening aankondigen
Eerste concertdeel begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Pauzezaal controleren
2 personen
Tweede concertdeel begeleiden
3 personen
Publieksvragen begeleiden
Afsluiting aankondigen
Muzikanten bedanken
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Avondcatering serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Muzikantenmaaltijd klaarzetten
2 personen
Garderobe sluiten
2 personen
Laatste publieksronde uitvoeren
2 personen
Instrumenten inladen
4 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Servies naar spoelruimte brengen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Zaal vegen en dweilen
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Apparatuur en materialen inpakken
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Nazorg
Overgebleven catering controleren
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
Bedankbericht aan muzikanten sturen
Foto's en programma archiveren
Publieksbedankje versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 140
- Klaptafelsaantal 10
- Garderoberekkenaantal 2
- Krukkenaantal 8
Apparatuur
- Muzieklessenaarsaantal 35
- Dirigentenstand
- Lessenaarslampenaantal 12
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelmattenaantal 8
- Werklampenaantal 3
- Microfoonset
- Microfoonstatievenaantal 2
- Mengpaneel
- Actieve luidsprekersaantal 2
- DI-boxenaantal 2
- Reservebatterijenaantal 12
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Glazenaantal 160
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Serveerplateausaantal 12
- Koffiekannenaantal 5
- Waterkannenaantal 8
Keuken
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Schaaltjesaantal 16
- Serveertangenaantal 8
Decoratie
- Tafelkledenaantal 10
- Bloemstukkenaantal 6
- Podiumachtergrondenaantal 2
- Programmastandaardsaantal 4
- Pijlbordenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 40
Verlichting
- Sfeerlampenaantal 8
- LED-kaarsenaantal 24
Schoonmaak
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffer
- Zaklampenaantal 3
Catering
- Boodschappen
- Koelboxen met dekselaantal 4
- Drankdispensersaantal 4
- Afvalbakkenaantal 8
- Kassabox
- Pinapparaat
- Garderobenummersaantal 200
- Polsbandjesaantal 150
- Tafelbordjesaantal 20
- Wijnopenersaantal 4
- Flessenopenersaantal 4
- Thermische handschoenenaantal 4
Kantoor
- Geprinte programma'saantal 150
- Entreeticketsaantal 150
- Reserveringskaartenaantal 50
- Pennenaantal 12
- Notitieblokkenaantal 6
- Plakbandaantal 6
- Schaaraantal 4
- Markerstiftenaantal 8
- Klembordenaantal 6
- Polsrekenmachinesaantal 2
Transport
- Transportkarrenaantal 3
- Spanbandenaantal 8
- Beschermdekensaantal 12
- Opbergkrattenaantal 12
Gereedschap
- Steekwagensaantal 2
- Inbussleutelsetsaantal 2
- Schroevendraaiersetsaantal 2
- Rolmatenaantal 2
- Tie-wrapsaantal 100
Tips
- Plan het locatiebezoek niet pas in de concertweek. Controleer tijdens dat bezoek de zaalindeling, stroompunten, opbouwruimte, garderobe en zichtlijnen; leg daarna het definitieve aantal stoelen vast.
- Stuur muzikanteninformatie uiterlijk 7 dagen voor het concert. Vermeld daarin het programma, de volgorde van de muziekstukken, aankomsttijd, laad- en losinformatie en wie de technische benodigdheden controleert.
- Publiceer parkeerinformatie tegelijk met de uitnodiging en online aankondiging. Bezoekers zoeken die informatie vaak pas op de dag zelf; zet daarom ook bewegwijzering bij de ingang en naar garderobe en zaal klaar.
- Maak de catering op basis van de aanmeldingen en verzamelde dieetwensen, niet op een algemene schatting. Zet hapjes, dranken, koffie en water per onderdeel klaar en koel de dranken voordat de publieksontvangst begint.
- Test kassa, betaalmiddelen en microfoonset vóór de deuren opengaan. Controleer ook mengpaneel, luidsprekers, kabels, lessenaarslampen en reservebatterijen; een korte soundcheck voorkomt zoeken tijdens het concert.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een brassbandconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en programma. Verstuur de uitnodigingen zodra de basis vaststaat en verzamel aanmeldingen en dieetwensen tot uiterlijk 7 dagen voor het concert.
- Hoeveel stoelen heb ik nodig bij een brassbandconcert?
- Bepaal het aantal stoelen op basis van de definitieve aanmeldingen en houd rekening met de ruimte voor de brassband, dirigentenstand en muzieklessenaars. Leg de zaalindeling uiterlijk 1 week vooraf vast en controleer die opnieuw tijdens het locatiebezoek.
- Wanneer moet de techniek voor een brassbandconcert getest worden?
- Controleer alle apparatuur tijdens het locatiebezoek en doe op de concertdag minimaal 2 uur voor aanvang een volledige soundcheck. Test microfoons, statieven, mengpaneel, actieve luidsprekers, kabels en reservebatterijen afzonderlijk.
- Hoeveel drank en hapjes moet ik voor een brassbandconcert regelen?
- Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen als basis en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker. Bepaal hapjes apart per onderdeel, rekening houdend met dieetwensen, en zet de catering minstens 30 minuten voor de ontvangst klaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!