LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een moderne dansvoorstelling organiseren

Een moderne dansvoorstelling vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en een dansgezelschap. Je moet de technische eisen vroeg verzamelen, de kaartverkoop openen en tegelijk de publieksinformatie op orde brengen. In de laatste week verschuift de aandacht naar catering, vrijwilligers, programmaboekjes en gastenlijsten. Op de dag zelf komen zaalinspectie, techniek, decor, speelvloer en ontvangst samen. Deze checklist geeft je houvast bij de volgorde en voorkomt dat praktische details pas tijdens de technische repetitie boven water komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Zaal reserveren

  • Voorstellingsdatum vastleggen

    2 personen

  • Dansgezelschap bevestigen

  • Technische eisen verzamelen

    2 personen

  • Programma samenstellen

    2 personen

  • Kaartverkoop openen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Promotietekst publiceren

  • Posters verspreiden

    3 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Catering bestellen

  • Vrijwilligers inplannen

    2 personen

  • Technische repetitie plannen

    2 personen

  • Routebeschrijving delen

  • Publieksinformatie controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Programmaboekjes printen

    2 personen

  • Tickets en gastenlijst printen

  • Zaalinspectie uitvoeren

    2 personen

  • Decor en materialen klaarzetten

    3 personen

  • Techniek laden

    3 personen

Event

  • Locatie openen

    2 personen

  • Catering ontvangen

    2 personen

  • Podium en speelvloer controleren

    3 personen

  • Lichtapparatuur opstellen

    3 personen

  • Geluidsapparatuur aansluiten

    2 personen

  • Muziekbestanden testen

    2 personen

  • Kleedkamers inrichten

    2 personen

  • Cateringbuffet opbouwen

    3 personen

  • Programmaboekjes klaarleggen

    2 personen

  • Entreebalie inrichten

    2 personen

  • Stoelen en publieksruimte controleren

    3 personen

  • Dansvloer reinigen

    2 personen

  • Technische doorloop uitvoeren

    5 personen

  • Pauzedranken klaarzetten

    2 personen

  • Artiesten ontvangen

    2 personen

  • Publieksbegeleiders instrueren

    2 personen

  • Deuren openen

    4 personen

  • Tickets controleren

    3 personen

  • Publiek naar zaal begeleiden

    3 personen

  • Voorstelling begeleiden

    4 personen

  • Pauzedranken serveren

    4 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Publiek terug naar zaal begeleiden

    3 personen

  • Tweede deel begeleiden

    4 personen

  • Artiesten begeleiden na afloop

    2 personen

  • Publiek naar uitgang begeleiden

    3 personen

  • Nagesprek faciliteren

    2 personen

  • Avondcatering serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Techniek uitschakelen

    2 personen

Nazorg

  • Publieksruimte leegruimen

    4 personen

  • Servies verzamelen

    3 personen

  • Afval scheiden

    2 personen

  • Catering opruimen

    3 personen

  • Kleedkamers schoonmaken

    2 personen

  • Dansvloer schoonmaken

    2 personen

  • Licht afbouwen

    3 personen

  • Geluid afbouwen

    2 personen

  • Materialen inpakken

    3 personen

  • Locatie schoon achterlaten

    3 personen

  • Sleutels retourneren

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

  • Restanten opslaan

    2 personen

  • Onkosten verzamelen

  • Foto- en videomateriaal archiveren

  • Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stoelenaantal 180
  • Bistrotafelsaantal 12
  • Entreetafel
  • Kledingrekkenaantal 2
  • Kleedkamerstoelenaantal 12
  • Afvalbakkenaantal 8

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 220
  • Wijnglazenaantal 180
  • Koffiekopjesaantal 60
  • Bordenaantal 180
  • Besteksetsaantal 180
  • Serveerschalenaantal 16
  • Serveertangenaantal 8

Apparatuur

  • Laptop voor muziek
  • Audio-interface
  • Speakersaantal 2
  • Mengpaneel
  • Microfoonsaantal 2
  • Microfoonstatievenaantal 2
  • Koptelefoon
  • USB-sticksaantal 2

Verlichting

  • LED-spotsaantal 6
  • Lichtstatievenaantal 3
  • Lichtcontroller
  • Verlengkabelsaantal 8
  • Stroomhaspelsaantal 3

Decoratie

  • Aankondigingsbordaantal 2
  • Podiumdoekenaantal 4
  • Tafellopersaantal 12
  • Vaasjesaantal 12
  • LED-kaarsenaantal 24
  • Pijlenstickersaantal 30

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 6
  • Koelboxenaantal 4
  • Snijplankenaantal 4
  • Messenaantal 6
  • Opscheplepelsaantal 8
  • Keukenhandschoenenaantal 4

Schoonmaak

  • Emmersaantal 3
  • Dweilenaantal 3
  • Bezemsetsaantal 2
  • Microvezeldoekenaantal 12
  • Toiletborstelsaantal 3

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Vraag de technische eisen van het dansgezelschap direct na de bevestiging op. Controleer daarna of speakers, mengpaneel, microfoons, LED-spots, lichtcontroller en voldoende verlengkabels beschikbaar zijn voordat je de technische repetitie plant.
  • Open de kaartverkoop pas nadat datum, programma, routebeschrijving en publieksinformatie zijn gecontroleerd. Print tickets en gastenlijst uiterlijk vóór het openen van de locatie, zodat de entree niet afhankelijk is van een last-minute bestand.
  • Plan catering op basis van de definitieve aanmeldingen en verzamel dieetwensen vóór je bestelt. Tel herbruikbare bekers, wijnglazen, koffiekopjes, borden en besteksets apart van de serveerschalen en serveertangen.
  • Leg de publieksroute en backstage-indeling vooraf vast. Zet entree­tafel, stoelen, bistrotafels, kledingrekken en kleedkamerstoelen klaar tijdens de zaalinspectie, niet pas wanneer bezoekers binnenkomen.
  • Gebruik de technische repetitie ook als controle van de speelvloer en het decor. Test USB-sticks, laptop voor muziek, audio-interface, koptelefoon, lichtstatieven en stroomhaspels vóór de voorstelling en houd een reserve-aansluiting vrij.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een moderne dansvoorstelling organiseren?
Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de zaal, datum en bevestiging van het dansgezelschap. Plan de technische repetitie en verzamel technische eisen uiterlijk 2 tot 3 weken voor de voorstelling.
Wanneer open ik de kaartverkoop voor een moderne dansvoorstelling?
Open de kaartverkoop zodra datum, programma, zaalcapaciteit en publieksinformatie definitief zijn. Reken bij een publieksvoorstelling op minimaal 4 weken verkooptijd voor je uitnodigingen, promotietekst en posters inzet.
Wanneer bestel ik catering voor een dansvoorstelling?
Verzamel dieetwensen tot uiterlijk 7 dagen voor de voorstelling en bestel daarna de catering. Controleer de definitieve aanmeldingen nog één keer 2 tot 3 dagen vooraf, zodat je aantallen en servies kunt bijstellen.
Wat moet ik op de dag zelf controleren bij een moderne dansvoorstelling?
Open de locatie minimaal 3 uur voor aanvang. Controleer eerst podium en speelvloer, laad daarna techniek, zet decor en materialen klaar, ontvang de catering en werk vervolgens de entree, tickets, gastenlijst en publieksinformatie af.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!