Checkliste für eine moderne Tanzvorführung

Eine moderne Tanzvorführung braucht mehr als ein Ensemble und eine Bühne. Saal, Vorführungsdatum, Technik, Ticketverkauf und Publikumsinformationen müssen in der richtigen Reihenfolge zusammenpassen. Plane die technische Probe früh und kläre, wer am Veranstaltungstag Saalöffnung, Empfang, Catering und Bühnenkontrolle übernimmt. Die vollständige Checkliste bündelt 68 Aufgaben und 46 benötigte Dinge – von Lautsprechern und LED-Spots bis zu Programmheften und Geschirr.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Saal reservieren
Vorführungsdatum festlegen
2 Personen
Tanzensemble bestätigen
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Ticketverkauf eröffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbetext veröffentlichen
Poster verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Catering bestellen
Freiwillige einplanen
2 Personen
Technische Probe planen
2 Personen
Wegbeschreibung teilen
Publikumsinformationen prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Programmhefte drucken
2 Personen
Tickets und Gästeliste drucken
Rauminspektion durchführen
2 Personen
Dekoration und Materialien aufstellen
3 Personen
Technik verladen
3 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Catering entgegennehmen
2 Personen
Bühne und Spielfläche kontrollieren
3 Personen
Lichttechnik aufbauen
3 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Musikdateien testen
2 Personen
Umkleidekabinen einrichten
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Programmhefte bereitlegen
2 Personen
Eingangstresen einrichten
2 Personen
Stühle und Publikumsbereich kontrollieren
3 Personen
Tanzfläche reinigen
2 Personen
Technische Generalprobe durchführen
5 Personen
Pausengetränke bereitstellen
2 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Publikumsbetreuer instruieren
2 Personen
Türen öffnen
4 Personen
Tickets kontrollieren
3 Personen
Publikum in den Saal begleiten
3 Personen
Aufführung begleiten
4 Personen
Pausengetränke servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Publikum zurück in den Saal begleiten
3 Personen
Den zweiten Teil moderieren
4 Personen
Künstler nach der Veranstaltung begleiten
2 Personen
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
Nachgespräch moderieren
2 Personen
Abendcatering servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Technik ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

Publikumsbereich räumen
4 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall trennen
2 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Umkleiden reinigen
2 Personen
Tanzfläche reinigen
2 Personen
Licht abbauen
3 Personen
Ton abbauen
2 Personen
Materialien einpacken
3 Personen
Veranstaltungsort sauber hinterlassen
3 Personen
Schlüssel zurückgeben
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Reste einlagern
2 Personen
Ausgaben sammeln
Foto- und Videomaterial archivieren
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 180
BistrotischeAnz. 12
Empfangstisch
KleiderständerAnz. 2
UmkleidestühleAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 220
WeingläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 16
ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

Laptop für Musik
Audio-Schnittstelle
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Kopfhörer
USB-SticksAnz. 2

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
LichtstativeAnz. 3
Lichtcontroller
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 3

Dekoration

AnkündigungstafelAnz. 2
BühnentücherAnz. 4
TischläuferAnz. 12
VasenAnz. 12
LED-KerzenAnz. 24
PfeilaufkleberAnz. 30

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
KüchenhandschuheAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Saal und Vorführungsdatum fest, bevor du das Ensemble bestätigst. Sammle anschließend alle technischen Anforderungen: Bühnenfläche, Licht, Ton, Mikrofone und benötigte Anschlüsse.
Starte den Ticketverkauf erst, wenn Programm, Einlassinformationen und Wegbeschreibung feststehen. Drucke Tickets und Gästeliste spätestens am Vortag und halte eine aktuelle Anmeldeliste bereit.
Plane die technische Probe nicht nur für den Ton. Prüfe auch LED-Spots, Lichtstative, Mischpult, Audio-Schnittstelle und die Position der Lautsprecher auf der tatsächlichen Spielfläche.
Bestelle Catering nach den Anmeldungen und erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher. Stelle für den Empfang wiederverwendbare Becher, Weingläser, Kaffeetassen, Teller und Besteck bereit.
Öffne den Saal mindestens 90 Minuten vor Beginn. Kontrolliere zuerst Bühne und Spielfläche, stelle Empfangstisch, Stühle und Kleiderständer auf und nimm danach das Catering entgegen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine moderne Tanzvorführung organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Saal, Datum und Ensemble. Technik, Programm und Ticketverkauf sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor der Vorführung feststehen.
Wann sollte der Ticketverkauf für eine Tanzvorführung starten?: Starte den Verkauf, sobald Datum, Saal, Programm und Einlassinformationen bestätigt sind – meist 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Drucke Gästeliste und Tickets am Tag vor der Veranstaltung erneut.
Wie viel Zeit braucht die technische Probe?: Plane mindestens 2 bis 3 Stunden ein, wenn Ton, Licht und Bühnenfläche geprüft werden müssen. Bei mehreren Mikrofonen, LED-Spots oder Änderungen am Programm solltest du zusätzliche 60 Minuten einrechnen.
Wann muss man Catering und Ernährungswünsche bestellen?: Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Vorführung und bestelle danach das Catering. Prüfe am Veranstaltungstag die Lieferung mindestens 90 Minuten vor dem Einlass.

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