Checklist pour organiser un spectacle de danse moderne

Un spectacle de danse moderne repose sur une coordination précise entre la troupe, la salle, la technique et l’accueil du public. Cette checklist de 68 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation de la salle jusqu’à la vérification de la scène le jour J. Prévoyez aussi le catering, les bénévoles, les billets, les livrets et tout le matériel audio et lumière. Les points techniques et la répétition générale méritent d’être réglés plusieurs semaines à l’avance.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Fixer la date du spectacle
2 personnes
Confirmer la troupe de danse
Recueillir les exigences techniques
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Ouvrir la billetterie
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le texte promotionnel
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Planifier les bénévoles
2 personnes
Planifier la répétition technique
2 personnes
Partager l’itinéraire
Vérifier les informations au public
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
Imprimer les billets et la liste d'invités
Effectuer l'inspection de la salle
2 personnes
Préparer la décoration et le matériel
3 personnes
Charger le matériel technique
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception du catering
2 personnes
Vérifier la scène et la piste
3 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les fichiers musicaux
2 personnes
Aménager les vestiaires
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Préparer les livrets de programme
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Vérifier les chaises et l'espace public
3 personnes
Nettoyer le sol de danse
2 personnes
Réaliser la répétition technique
5 personnes
Préparer les boissons de la pause
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Briefer les accompagnateurs du public
2 personnes
Ouvrir les portes
4 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Accompagner le public à la salle
3 personnes
Animer le spectacle
4 personnes
Servir les boissons de pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Reconduire le public dans la salle
3 personnes
Encadrer la deuxième partie
4 personnes
Accompagner les artistes après la fin
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Animer le débriefing
2 personnes
Servir le catering du soir
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Éteindre la technique
2 personnes

Suivi

Libérer l’espace public
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
Nettoyer la piste de danse
2 personnes
Démonter l'éclairage
3 personnes
Baisser le son
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Laisser le lieu propre
3 personnes
Rendre les clés
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Rassembler les frais
Archiver les photos et les vidéos
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tables bistrotqté 12
Table d’accueil
Portants à vêtementsqté 2
Chaises des vestiairesqté 12
Poubellesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Verres à vinqté 180
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Ordinateur portable pour la musique
Interface audio
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Casque audio
Clés USBqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 3
Contrôleur d'éclairage
Rallongesqté 8
Enrouleurs électriquesqté 3

Décoration

Panneau d’annonceqté 2
Tentures de scèneqté 4
Chemins de tableqté 12
Petits vasesqté 12
Bougies LEDqté 24
Autocollants flèchesqté 30

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Louchesqté 8
Gants de cuisineqté 4

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et la salle avant d’ouvrir la billetterie, puis confirmez rapidement les besoins de la troupe : dimensions de la scène, son, éclairage, horaires d’accès et contraintes de montage.
Planifiez la répétition technique au moins 1 à 2 semaines avant le spectacle. Faites tester l’ordinateur, l’interface audio, la table de mixage, les haut-parleurs, les microphones et chaque clé USB avec les fichiers définitifs.
Préparez l’accueil séparément de la salle : table d’accueil, billets, liste d’invités, programme imprimé, vestiaire et signalétique doivent être regroupés et vérifiés avant l’ouverture du lieu.
Demandez les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant l’événement et confirmez le nombre de repas avec le traiteur. Prévoyez aussi les gobelets, verres, tasses, assiettes, couverts et plateaux de service.
Le jour J, ouvrez le lieu assez tôt pour inspecter la scène, la piste, les branchements, les rallonges et les enrouleurs électriques. Gardez une marge d’au moins 60 minutes avant l’arrivée du public pour corriger un oubli.

Questions fréquentes

Quand réserver une salle pour un spectacle de danse moderne ?: Réservez la salle dès que la date et la troupe sont suffisamment confirmées, idéalement 3 à 6 mois avant le spectacle. Cela laisse le temps de vérifier les dimensions de la scène, les horaires d’accès et les exigences techniques.
Quand ouvrir la billetterie pour un spectacle de danse moderne ?: Ouvrez la billetterie 4 à 8 semaines avant la représentation, une fois la salle, le programme et les informations pratiques validés. Évitez de publier des billets avant d’avoir confirmé la capacité d’accueil et les horaires.
Combien de temps prévoir pour la répétition technique ?: Prévoyez au moins 2 à 4 heures pour la répétition technique, selon le nombre de tableaux et les changements de lumière. Elle doit avoir lieu suffisamment tôt pour permettre une correction avant le spectacle, puis un dernier contrôle le jour J.
Quand commander le catering pour un spectacle de danse moderne ?: Confirmez la commande au moins 7 jours avant l’événement, après avoir recueilli les besoins alimentaires. Recomptez les portions 48 heures avant et vérifiez l’heure de livraison avec la salle ou l’équipe d’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.