Checklist para organizar un espectáculo de danza moderna
Organizar un espectáculo de danza moderna exige coordinar la sala, la compañía, el equipo técnico y la atención al público sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist reúne 68 tareas y 46 artículos, desde reservar el espacio y abrir la venta de entradas hasta revisar el escenario y recibir el catering. Sigue el plan por fases y confirma con antelación los requisitos de sonido, iluminación, ensayo y acceso del público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar la sala
Fijar la fecha de la función
2 personas
Confirmar la compañía de baile
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Abrir la venta de entradas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el texto promocional
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
Programar voluntarios
2 personas
Planificar el ensayo técnico
2 personas
Compartir las indicaciones
Comprobar la información para el público
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Imprimir los folletos del programa
2 personas
Imprimir entradas y lista de invitados
Realizar una inspección del salón
2 personas
Preparar la decoración y los materiales
3 personas
Cargar el equipo técnico
3 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Recibir el catering
2 personas
Comprobar el escenario y la pista de juego
3 personas
Montar la iluminación
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los archivos de música
2 personas
Preparar los vestuarios
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Dejar listos los programas
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Comprobar las sillas y el área del público
3 personas
Limpiar la pista de baile
2 personas
Realizar el ensayo técnico
5 personas
Preparar las bebidas del descanso
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Instruir a los guías de público
2 personas
Abrir las puertas
4 personas
Comprobar las entradas
3 personas
Guiar al público al recinto
3 personas
Coordinar la presentación
4 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar al público de vuelta a la sala
3 personas
Guiar la segunda parte
4 personas
Acompañar a los artistas al final
2 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Facilitar la charla de cierre
2 personas
Servir el catering de la noche
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Apagar la técnica
2 personas
Seguimiento
Desmontar el área del público
4 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Separar residuos
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Limpiar los vestuarios
2 personas
Limpiar la pista de baile
2 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Desmontar el sonido
2 personas
Empaquetar materiales
3 personas
Dejar el lugar limpio
3 personas
Devolver las llaves
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los restos
2 personas
Recopilar gastos
Archivar el material fotográfico y de vídeo
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 180
- Mesas bistrocant. 12
- Mesa de entrada
- Percheroscant. 2
- Sillas del vestuariocant. 12
- Papeleracant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 220
- Copas de vinocant. 180
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Bandejas de servircant. 16
- Pinzas de servircant. 8
Equipo
- Portátil para música
- Interfaz de audio
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 2
- Soportes de micrófonocant. 2
- Auriculares
- Memorias USBcant. 2
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Trípodes de iluminacióncant. 3
- Controlador de luces
- Cables alargadorescant. 8
- Enrollacablescant. 3
Decoración
- Pizarra de anuncioscant. 2
- Telones de escenariocant. 4
- Manteles runnerscant. 12
- Jarroncitoscant. 12
- Velas LEDcant. 24
- Pegatinas de flechascant. 30
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 6
- Cucharonescant. 8
- Guantes de cocinacant. 4
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Paños de microfibracant. 12
- Escobillas de bañocant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, la sala y la compañía antes de publicar nada. Pide los requisitos técnicos por escrito y deja al menos una semana para comprobar que hay altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, focos LED, trípodes y cables suficientes.
- Planifica el ensayo técnico como una cita independiente, no como una prueba rápida antes de abrir puertas. Reserva varias horas para revisar el escenario, la pista de juego, las entradas de audio, los cambios de luz y las memorias USB con la música.
- Abre la venta de entradas cuando el programa y la información para el público estén confirmados. Imprime las entradas y la lista de invitados con al menos 24 horas de margen para corregir nombres, duplicados o cambios de última hora.
- Pregunta por preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y encarga el catering después de cerrar el número previsto. Recíbelo antes de la llegada del público y prepara vasos, copas, tazas, platos, cubiertos, bandejas y pinzas de servir.
- Asigna voluntarios con horarios concretos para la entrada, el guardarropa y la sala. Abre la ubicación con tiempo suficiente para colocar sillas, mesas, percheros, decoración y folletos antes de comprobar por última vez el escenario y la zona del público.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que reservar la sala para un espectáculo de danza moderna?
- Resérvala antes de fijar públicamente la fecha de la función y, como mínimo, varias semanas antes de la venta de entradas. Así puedes confirmar horarios de carga, ensayo técnico, apertura y desmontaje.
- ¿Cuánto dura un ensayo técnico de danza moderna?
- Reserva entre 2 y 4 horas, según la complejidad de la música y la iluminación. Incluye tiempo para probar el sonido, los micrófonos, los focos LED, el controlador de luces y la pista de juego.
- ¿Cuándo se deben imprimir las entradas y los folletos del programa?
- Imprime las entradas y la lista de invitados al menos 24 horas antes de la función, cuando las inscripciones estén cerradas o casi cerradas. Los folletos del programa pueden prepararse en cuanto el programa sea definitivo.
- ¿Cuándo hay que pedir el catering para una función?
- Pídelo después de recoger las preferencias dietéticas y de calcular el número previsto de asistentes, normalmente entre 5 y 7 días antes. Confirma la entrega el día anterior y recibe el catering antes de abrir la ubicación al público.
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