Checklist voor een modelbouwtentoonstelling organiseren

Een modelbouwtentoonstelling vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels neerzetten. Je regelt vooraf deelnemersvoorwaarden, inschrijvingen, standnummers, juryleden en een plattegrond waarop elke exposant past. Op de dag zelf moeten modellen veilig staan, kabels weggewerkt zijn en bezoekers zonder zoeken de juiste zaal, stands en voorzieningen vinden. Gebruik de checklist als planning van eerste besluit tot afbouw, zodat je niet op het laatste moment nog naamkaartjes, polsbandjes of prijsuitreikingen moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Exposanten indelen
2 personen
Reserveringen bevestigen
Plattegrond van stands maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Verzekeringsgegevens controleren
Exposanteninformatie versturen
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
Juryleden bevestigen
Prijscategorieën voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Standnummers afdrukken
Routebordjes afdrukken
Programmaflyers afdrukken
2 personen
Polsbandjes sorteren
Prijzen en certificaten klaarleggen
2 personen
Tentoonstellingsmaterialen controleren
3 personen
Verlichting testen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Locatie openen
2 personen
Entree en vluchtroutes controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
Standnummers aanbrengen
3 personen
Exposantenbalie inrichten
2 personen
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Afvalbakken plaatsen
2 personen
Informatietafel vullen
2 personen
Exposanten ontvangen
4 personen
Modellen veilig opstellen
6 personen
Modelbeschrijvingen plaatsen
3 personen
Wedstrijdmodellen registreren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Kassa en pinapparaat testen
2 personen

Event

Publieksingang openen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Entreegelden innen
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Bezoekers rondleiden
3 personen
Exposanten ondersteunen
2 personen
Demonstraties begeleiden
2 personen
Fotopunt bemannen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet schoonhouden
Toiletten controleren
Afvalbakken legen
2 personen
Jurybriefing verzorgen
2 personen
Wedstrijd beoordelen
4 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Publieksingang sluiten
2 personen

Nazorg

Modellen veilig verpakken
6 personen
Exposanten uitchecken
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur loskoppelen
2 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Foto's met deelnemers delen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 45
Barkrukkenaantal 6
Klaptafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 24
Statafelsaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Pinapparaat
Kassalade
Geluidsboxenaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 12
USB-sticksaantal 4
Papierversnipperaar

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 8
Tafellampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6
Kabelmattenaantal 10

Tentoonstelling

Vitrinekastenaantal 6
Modelstandaardsaantal 30
Afschermhekkenaantal 12
Acrylplatenaantal 20
Modelbeschermkappenaantal 20
Draaischijvenaantal 8
Dioramaplatenaantal 20
Nummerhoudersaantal 40
Informatiebordjesaantal 40
Touwafzettingaantal 8

Registratie

Clipboardsaantal 6
Naamkaartjesaantal 80
Polsbandjesaantal 250
Klemboardsaantal 4
Pennensetsaantal 10
Geldkist
Stempelaantal 2
Lanyardsaantal 30

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Pijlbordjesaantal 20
Rolbannersaantal 3
Plakgumaantal 6
Schilderstapeaantal 10
Dubbelzijdige tapeaantal 6
Tie-wrapsaantal 200

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Schenkkanaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Flessenopenersaantal 3
Afwasbakkenaantal 3
Thermosbekersaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Vloermoppenaantal 3
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakkar
Microvezeldoekenaantal 20
Handvegersaantal 4

Veiligheid

Kabelbruggenaantal 8
Antislipmattenaantal 12
Zaklampenaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12
Veiligheidsschaaraantal 4

Transport

Transportkarrenaantal 4
Verhuisdekensaantal 20
Kunststof bakkenaantal 30
Spanbandenaantal 12
Noppenfolieaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de standindeling zodra de inschrijvingen binnen zijn. Reserveer per exposant een duidelijk vak en houd ruimte vrij voor looproutes, afschermhekken en vitrinekasten.
Controleer de stroomvoorziening minstens één week vooraf. Tel per zone het aantal stekkerdozen en verlengkabels, leg kabelmatten klaar en test LED-bouwlampen en tafellampen vóór de opbouw.
Stuur exposanteninformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de tentoonstelling. Vermeld daarin hun standnummer, opbouwtijd, route naar de zaal, verzekeringsinformatie en wat zij zelf moeten meenemen.
Leg publieksmaterialen per route klaar: routebordjes bij elke afslag, informatiebordjes bij modellen en programmaflyers bij de ingang. Druk daarnaast naamkaartjes en standnummers met een reserve van ongeveer 10 procent af.
Maak voor de wedstrijd één afgesloten voorbereidingsplek. Leg categorieën, jury-instructies, prijzen en certificaten daar uiterlijk de avond ervoor klaar, zodat de beoordeling niet tussen de bezoekers en exposanten hoeft te gebeuren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een modelbouwtentoonstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en deelnemersvoorwaarden. Publiceer het inschrijfformulier uiterlijk 6 weken voor de tentoonstelling, zodat je de standindeling en vrijwilligersplanning op tijd kunt maken.
Hoeveel ruimte heb ik per exposant nodig?: Plan per exposant minimaal één tafelvak en tel daarnaast ruimte voor stoelen, looproutes en eventuele vitrinekasten mee. Maak de definitieve plattegrond zodra de inschrijvingen sluiten, bij voorkeur 2 tot 3 weken voor de opbouw.
Wanneer moet ik de juryleden en wedstrijdcategorieën regelen?: Bepaal de wedstrijdcategorieën ongeveer 4 weken vooraf en bevestig de juryleden uiterlijk 2 weken voor de tentoonstelling. Dan kun je de categorieën nog verwerken in het programma, de inschrijvingen en de certificaten.
Wat moet ik een week voor een modelbouwtentoonstelling controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de deelnemerslijst, reserveringen, verzekeringsgegevens, stroompunten, verlichting, tentoonstellingmaterialen en bewegwijzering. Print naamkaartjes, standnummers en programmaflyers uiterlijk 1 tot 2 dagen voor de opbouw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.