Checklist para organizar una exposición de maquetas

Organizar una exposición de maquetas requiere más que colocar mesas y vitrinas. Hay que coordinar inscripciones, categorías, distribución de stands, jurado, seguros y la información que recibirán los expositores. Esta checklist reúne 85 tareas y 84 materiales para avanzar en el orden correcto, desde fijar la fecha y publicar el formulario hasta preparar la sala y recibir a los participantes. También ayuda a detectar a tiempo lo que suele quedarse para el último día: planos, carteles, pulseras, certificados y comprobaciones técnicas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Redactar las condiciones de participación
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Distribuir carteles
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la lista de participantes
2 personas
Distribuir expositores
2 personas
Confirmar las reservas
Hacer el plano de los stands
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar los datos del seguro
Enviar información a los expositores
Determinar las categorías del concurso
2 personas
Confirmar al jurado
Preparar categorías de precios
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Imprimir números de stand
Imprimir los carteles de ruta
Imprimir folletos del programa
2 personas
Clasificar las pulseras
Dejar listos los premios y certificados
2 personas
Comprobar los materiales de exposición
3 personas
Probar la iluminación
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar catering no perecedero
2 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar entradas y rutas de evacuación
2 personas
Colocar mesas y sillas
6 personas
Colocar los números de stand
3 personas
Montar el mostrador de expositores
2 personas
Montar la mesa de competición
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Colocar cubos de basura
2 personas
Llenar la mesa de información
2 personas
Recibir a los expositores
4 personas
Colocar los modelos de forma segura
6 personas
Colocar las descripciones de los modelos
3 personas
Registrar los modelos del concurso
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Probar la caja y el datáfono
2 personas

Evento

Abrir la entrada para el público
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Cobrar la entrada
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Guiar a los visitantes
3 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Coordinar demostraciones
2 personas
Atender el punto fotográfico
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpio el buffet
Comprobar los baños
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Dar la sesión informativa al jurado
2 personas
Evaluar la competición
4 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Entregar premios
3 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar la entrada del público
2 personas

Seguimiento

Empaquetar los modelos de forma segura
6 personas
Registrar a los expositores
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Desmontar mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desconectar el equipo
2 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Compartir fotos con los participantes
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 24
Sillascant. 45
Taburetes de barcant. 6
Mesas plegablescant. 4
Mantelescant. 24
Mesas altascant. 4

Equipo

Portátilcant. 2
Impresora
Máquina de sellado
Cajón de la caja registradora
Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 12
Memorias USBcant. 4
Destructora de papel

Iluminación

Focos LED de obracant. 8
Lámparas de mesacant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Alfombrillas para cablescant. 10

Exposición

Vitrinascant. 6
Soportes para modeloscant. 30
Vallas de proteccióncant. 12
Placas de acrílicocant. 20
Fundas protectoras para modeloscant. 20
Discos giratorioscant. 8
Paneles de dioramacant. 20
Portanúmeroscant. 40
Carteles informativoscant. 40
Vallado con cuerdacant. 8

Registro

Portapapelescant. 6
Tarjetas de nombrecant. 80
Pulserascant. 250
Tableros con pinzacant. 4
Juego de bolígrafoscant. 10
Caja registradora
Sellocant. 2
Lanyardscant. 30

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 8
Carteles de flechascant. 20
Banners enrollablescant. 3
Masilla adhesivacant. 6
Cinta de pintorcant. 10
Cinta adhesiva de doble caracant. 6
Bridascant. 200

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Cuencos de serviciocant. 12
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6
Jarracant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 6
Cucharonescant. 6
Abrebotellascant. 3
Fregaderoscant. 3
Vasos térmicoscant. 4

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Carro de limpieza
Paños de microfibracant. 20
Escobas de manocant. 4

Seguridad

Puentes de cablecant. 8
Alfombrillas antideslizantescant. 12
Linternascant. 4
Guantes de trabajocant. 12
Tijeras de seguridadcant. 4

Transporte

Carros de transportecant. 4
Mantas de mudanzacant. 20
Bandejas de plásticocant. 30
Correas de amarrecant. 12
Plástico de burbujascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y las condiciones de participación antes de publicar el formulario. Deja al menos 4 semanas para recibir inscripciones y resolver dudas de los expositores.
No esperes al montaje para distribuir los stands. Haz el plano cuando tengas una lista provisional de participantes y reserva espacio para circulación, vitrinas, soportes y vallas de protección.
Confirma por escrito los datos del seguro y envía a cada expositor la información práctica al menos 7 días antes: horario de llegada, número de stand, normas y materiales que debe llevar.
Prepara la señalización antes de la víspera. Imprime números de stand, carteles de ruta, folletos del programa y tarjetas con nombres, y guarda una copia digital en una memoria USB.
Haz una prueba técnica el día anterior: portátil, impresora, altavoces, micrófono, cables alargadores, regletas y focos LED. Comprueba también que las maquetas, vitrinas y fundas protectoras estén listas para el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una exposición de maquetas?: Empieza al menos 8 semanas antes. Las primeras 2 semanas sirven para fijar fecha, programa y condiciones; después quedan las inscripciones, el plano de stands, el jurado y la producción de materiales.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de una exposición de maquetas?: Cierra las inscripciones entre 10 y 14 días antes del evento. Así puedes comprobar la lista de participantes, distribuir los expositores, hacer el plano definitivo y preparar números, tarjetas y pulseras.
¿Qué se necesita para montar los stands de una exposición de maquetas?: Como base, calcula mesas, sillas, manteles, vitrinas o soportes para modelos y señalización numerada. Revisa cada modelo con antelación y añade vallas de protección, placas de acrílico o fundas protectoras cuando sea necesario.
¿Cuándo se prepara el material del concurso?: Define las categorías y confirma al jurado entre 3 y 4 semanas antes. Los premios, certificados y materiales de entrega deben estar comprobados y agrupados como máximo 3 días antes de la exposición.

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