Checklist pour organiser une exposition de maquettes

Une exposition de maquettes demande plus qu’une salle et des vitrines. Il faut coordonner les inscriptions, les catégories, le plan des stands, les jurés et l’accueil des exposants, puis vérifier chaque détail technique avant l’ouverture. Cette checklist regroupe 85 tâches et 84 fournitures pour suivre l’organisation dans le bon ordre. Elle vous aide notamment à ne pas oublier les badges, les numéros de stand, les protections pour les modèles et les informations d’assurance.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Répartir les exposants
2 personnes
Confirmer les réservations
Créer le plan des stands
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier les informations d'assurance
Envoyer les informations aux exposants
Définir les catégories de compétition
2 personnes
Confirmer les jurés
Préparer les catégories de prix
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les numéros de stand
Imprimer les panneaux d’itinéraire
Imprimer les flyers du programme
2 personnes
Trier les bracelets
Préparer les prix et certificats
2 personnes
Vérifier le matériel d’exposition
3 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’entrée et les issues de secours
2 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Apposer les numéros de stand
3 personnes
Aménager le comptoir des exposants
2 personnes
Installer la table du concours
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Installer la table d'information
2 personnes
Accueillir les exposants
4 personnes
Installer les mannequins en toute sécurité
6 personnes
Publier les descriptions des modèles
3 personnes
Enregistrer les modèles de concours
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes

Événement

Ouvrir l'entrée du public
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Percevoir les droits d’entrée
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Guider les visiteurs
3 personnes
Aider les exposants
2 personnes
Encadrer les démonstrations
2 personnes
Tenir le stand photo
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet propre
Vérifier les toilettes
Vider les poubelles
2 personnes
Assurer le briefing du jury
2 personnes
Évaluer le match
4 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Fermer l’entrée du public
2 personnes

Suivi

Emballer les modèles en toute sécurité
6 personnes
Faire le départ des exposants
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Débrancher l’équipement
2 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Partager les photos avec les participants
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 45
Tabourets de barqté 6
Tables pliantesqté 4
Nappesqté 24
Tables hautesqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Terminal de paiement
Tiroir-caisse
Enceintesqté 2
Microphone
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 12
Clés USBqté 4
Destructeur de documents

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 8
Lampes de tableqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Passe-câblesqté 10

Exposition

Vitrinesqté 6
Socles pour maquettesqté 30
Barrières de séparationqté 12
Plaques acryliquesqté 20
Capots de protection pour modèlesqté 20
Disques tournantsqté 8
Panneaux de dioramaqté 20
Porte-numérosqté 40
Panneaux d’informationqté 40
Barrières à cordeqté 8

Inscription

Presse-papiersqté 6
Badges nominatifsqté 80
Braceletsqté 250
Presse-papiersqté 4
Sets de stylosqté 10
Caisse
Tamponqté 2
Lanyardsqté 30

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux de directionqté 20
Bannières enroulablesqté 3
Colle repositionnableqté 6
Ruban de masquageqté 10
Ruban adhésif double faceqté 6
Attaches-câblesqté 200

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6
Carafeqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Louchesqté 6
Tire-bouchonsqté 3
Bacs à vaisselleqté 3
Mugs isothermesqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 3
Chariot de nettoyage
Chiffons microfibresqté 20
Balais à mainqté 4

Sécurité

Passages de câblesqté 8
Tapis antidérapantsqté 12
Lampes de pocheqté 4
Gants de travailqté 12
Ciseaux de sécuritéqté 4

Transport

Chariots de transportqté 4
Couvertures de déménagementqté 20
Bacs en plastiqueqté 30
Sangles d'arrimageqté 12
Film à bullesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant de publier le formulaire d’inscription : les exposants doivent connaître les horaires, les catégories et les conditions de participation dès le départ.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et relancez les informations manquantes au plus tard deux semaines avant l’exposition. Regroupez aussi les besoins alimentaires et les informations d’assurance dans un même suivi.
Préparez le plan des stands après la clôture des inscriptions, puis imprimez les numéros de stand et les panneaux d’itinéraire. Prévoyez un exemplaire du plan pour l’équipe et un affichage visible à l’entrée.
Testez les rallonges, multiprises, éclairages, enceintes et terminal de paiement la veille. Les passe-câbles et les projecteurs LED sont faciles à oublier, mais ils évitent les câbles dangereux et les zones mal éclairées.
Préparez les badges, bracelets, prix et certificats dans des pochettes séparées par usage. Gardez également les capots de protection, plaques acryliques et barrières accessibles pour sécuriser rapidement une maquette fragile.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une exposition de maquettes ?: Envoyez les invitations au moins 8 semaines avant la date prévue. Cela laisse environ 4 semaines pour les inscriptions, puis 2 à 3 semaines pour répartir les exposants et confirmer les réservations.
Quand clôturer les inscriptions à une exposition de maquettes ?: Clôturez-les idéalement 3 semaines avant l’exposition. Vous aurez ainsi le temps de vérifier la liste des participants, de recueillir les besoins alimentaires et de créer le plan des stands.
Combien de temps faut-il pour installer une exposition de maquettes ?: Prévoyez au minimum 4 heures d’installation pour une exposition de taille moyenne, avec une équipe répartie entre le mobilier, les vitrines, l’éclairage et la signalétique. Ajoutez une vérification finale 60 minutes avant l’ouverture.
Que faut-il vérifier la veille d’une exposition de maquettes ?: Vérifiez les tables, chaises, vitrines, socles, protections, numéros de stand, badges, éclairages et câbles. Testez aussi l’imprimante, le terminal de paiement, le microphone et les enceintes avant l’arrivée des exposants.

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