Modellbauausstellung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Modellbauausstellung steht und fällt mit einem klaren Ablauf für Aussteller, Jury und Besucher. Lege zuerst Datum und Programm fest, veröffentliche danach die Teilnahmebedingungen und bearbeite die Anmeldungen laufend. Spätestens vor dem Aufbau brauchst du einen bestätigten Standplan, geprüfte Versicherungsdaten und vollständige Ausstellerinformationen. Am Veranstaltungstag entscheiden außerdem Standnummern, Wegweiser, Beleuchtung und Schutz für die Modelle darüber, ob alles reibungslos funktioniert.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung in sozialen Medien posten
Poster verteilen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
Aussteller einteilen
2 Personen
Reservierungen bestätigen
Standplan erstellen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Versicherungsdaten prüfen
Ausstellerinformationen versenden
Wettbewerbskategorien festlegen
2 Personen
Jurymitglieder bestätigen
Preiskategorien vorbereiten
2 Personen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Standnummern drucken
Wegweiser drucken
Programmflyer drucken
2 Personen
Armbänder sortieren
Preise und Urkunden bereitlegen
2 Personen
Ausstellungsmaterialien prüfen
3 Personen
Beleuchtung testen
2 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Location öffnen
2 Personen
Eingang und Fluchtwege überprüfen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
Standnummern anbringen
3 Personen
Ausstellerempfang einrichten
2 Personen
Wettkampftisch einrichten
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Mülleimer aufstellen
2 Personen
Infotisch auffüllen
2 Personen
Aussteller empfangen
4 Personen
Modelle sicher aufstellen
6 Personen
Modelbeschreibungen aufstellen
3 Personen
Wettbewerbsmodelle registrieren
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen

Event

Publikumseingang öffnen
3 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Eintrittsgelder kassieren
2 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Besucher herumführen
3 Personen
Aussteller unterstützen
2 Personen
Vorführungen betreuen
2 Personen
Fotopunkt betreuen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet sauber halten
Toiletten kontrollieren
Mülleimer leeren
2 Personen
Jury-Briefing durchführen
2 Personen
Wettbewerb bewerten
4 Personen
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
Preise überreichen
3 Personen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Publikumseingang schließen
2 Personen

Nachbereitung

Modelle sicher verpacken
6 Personen
Aussteller auschecken
3 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geräte trennen
2 Personen
Location reinigen
5 Personen
Fundsachen sammeln
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Fotos mit Teilnehmenden teilen
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 24
StühleAnz. 45
BarhockerAnz. 6
KlappischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 24
StehtischeAnz. 4

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Drucker
Kartenterminal
Kassenschale
LautsprecherboxenAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 12
USB-SticksAnz. 4
Aktenvernichter

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 8
TischlampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6
KabelmattenAnz. 10

Ausstellung

VitrinenschränkeAnz. 6
ModellständerAnz. 30
AbsperrgitterAnz. 12
AcrylplattenAnz. 20
Modell-SchutzkappenAnz. 20
DrehtellerAnz. 8
Diorama-PlattenAnz. 20
NummernhalterAnz. 40
InformationsschilderAnz. 40
SeilabsperrungAnz. 8

Registrierung

KlemmbretterAnz. 6
NamensschilderAnz. 80
ArmbänderAnz. 250
KlemmbretterAnz. 4
StiftesetsAnz. 10
Geldkassette
StempelAnz. 2
LanyardsAnz. 30

Dekoration

BallonsAnz. 100
WimpelkettenAnz. 8
WegweiserAnz. 20
Roll-Up-BannerAnz. 3
KleberAnz. 6
AbdeckbandAnz. 10
Doppelseitiges KlebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 200

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
KaraffeAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 3
SpülbeckenAnz. 3
ThermobecherAnz. 4

Reinigung

BesensetsAnz. 3
BodenwischerAnz. 3
EimerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 3
Reinigungswagen
MikrofasertücherAnz. 20
HandfegerAnz. 4

Sicherheit

KabelbrückenAnz. 8
Rutschfeste MattenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 12
SicherheitschereAnz. 4

Transport

TransportwagenAnz. 4
UmzugsdeckenAnz. 20
KunststoffbehälterAnz. 30
SpanngurteAnz. 12
LuftpolsterfolieAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Standaufteilung erst, wenn die Anmeldefrist beendet ist. Prüfe die Teilnehmerliste, teile die Aussteller ein und verschicke die finalen Standnummern zusammen mit den Ausstellerinformationen spätestens eine Woche vor der Ausstellung.
Erfasse Ernährungswünsche direkt im Anmeldeformular und gib sie an das zuständige Team weiter. So musst du nicht kurz vor Beginn einzelne Angaben aus E-Mails zusammensuchen.
Bereite für jeden Aussteller ein Namensschild und eine gut lesbare Standnummer vor. Drucke zusätzlich Wegweiser und Programmflyer; bei mehreren Räumen solltest du die Beschilderung vor dem Einlass einmal vollständig ablaufen.
Teste Laptop, Drucker, Kartenterminal, Mikrofon und Lautsprecher mindestens am Vortag. Plane genügend Verlängerungskabel, Kabelmatten und LED-Baustrahler ein, weil Ausstellungstische in Hallen oft nicht gleichmäßig beleuchtet sind.
Schütze besonders empfindliche Modelle mit Acrylplatten, Schutzkappen oder Seilabsperrungen. Stelle Vitrinen, Modellständer und Nummernhalter vor dem Aufbau bereit und kontrolliere nach dem Einrichten, dass kein Kabel zur Stolperfalle wird.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Modellbauausstellung anmelden?: Veröffentliche das Anmeldeformular idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Setze die Anmeldefrist etwa 3 Wochen vor der Ausstellung, damit danach noch Zeit für Standplan, Einteilung und Rückfragen bleibt.
Wann muss der Standplan für eine Modellbauausstellung fertig sein?: Erstelle den Standplan nach Ende der Anmeldefrist und verschicke ihn spätestens 7 Tage vor dem Aufbau. Berücksichtige dabei Tische, Vitrinen, Wege, Absperrungen und erreichbare Stromanschlüsse.
Wie viele Helfer braucht eine Modellbauausstellung?: Für eine kleine Ausstellung solltest du mindestens 1 verantwortliche Person für Anmeldung und Kasse, 2 Personen für Aufbau und 1 Person für Technik einteilen. Bei parallelem Einlass oder Wettbewerb kommen pro Bereich meist 1 bis 2 weitere Helfer hinzu.
Wann sollten Jury und Wettbewerbskategorien feststehen?: Lege die Wettbewerbskategorien mindestens 6 Wochen vorher fest und bestätige die Jurymitglieder spätestens 3 Wochen vor dem Termin. Bereite Preise und Urkunden vor dem Aufbau vor, damit die Auswertung nicht den Schluss des Programms verzögert.

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