Wat heb je nodig voor een modelbouwbeurs?

Voor een modelbouwbeurs regel je niet alleen tafels voor de stands. Je hebt ook stroomverdeling, verlichting, naamkaartjes, standnummers en duidelijke routeborden nodig. Voor bezoekers en exposanten moet koffie, water en servies klaarstaan, met extra aandacht voor koeling en afval. Gebruik de boodschappenlijst hieronder als basis en stem aantallen af op het aantal stands, de verwachte bezoekers en de beschikbare zaalruimte.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 35
Stoelenaantal 45
Klaptafel informatiebalieaantal 2
Krukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 35

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 15
Kabelhaspelsaantal 4
LED-bureaulampenaantal 12
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Handmicrofoon
Draagbare speaker

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 6
Voorraadbakkenaantal 8

Decoratie

Standnummersaantal 35
Naamkaartjesaantal 60
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 6
Kleefgumaantal 6
Standaardhoudersaantal 12

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Verlichtingstandaardsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Kassa
Geldkist
Pinapparaat
Serveertangenaantal 6
Koffiefiltersaantal 100
Servettenaantal 500
Bekers voor onderwegaantal 150
Afsluitbare voorraadkrattenaantal 8
Boodschappen
- Koffie - 6 pakken
- Thee - 4 dozen
- Suiker - 3 pakken
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 4 liter
- Water plat - 8 flessen
- Water bruisend - 6 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- IJsthee - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Chips naturel - 8 zakken
- Paprikachips - 8 zakken
- Zoutjesmix - 6 zakken
- Koekjes - 10 pakken
- Mini-sandwiches - 120 stuks
- Mini-kaasbroodjes - 80 stuks
- Mini-krentenbollen - 60 stuks
- Roomboter - 2 pakken
- Jonge kaas - 2 kilo
- Hummus - 4 bakjes
- Komkommer - 6 stuks
- Druiven - 5 kilo
- Appels - 60 stuks
- Citroenen - 8 stuks
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Papieren servetten - 500 stuks
- Roerstaafjes - 300 stuks
- Theelepels - 100 stuks
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 40 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Handzeep - 4 flacons
- Desinfecterende handgel - 4 flacons
- Sponsjes - 10 stuks
- Poetsdoeken - 12 stuks
- Papieren tafelrollen - 4 rollen

Tips

Plan per stand minimaal één stroompunt of spreek vooraf af welke exposanten elektriciteit nodig hebben. Leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels vóór opening uit; achteraf improviseren geeft snel losse kabels op looppaden.
Neem voor elke tafel een standnummer en voor elke exposant een naamkaartje mee, plus minimaal 10% reserve. Kleefgum en informatieborden worden vaak vergeten, terwijl papier zonder bevestiging niet lang blijft hangen.
Zet koffie, thee en water vóór de eerste bezoekers klaar. Reken voor koffie en thee op ongeveer 2 kopjes per bezoeker bij een beurs van een halve dag en houd extra thermoskannen achter de hand.
Gebruik één informatiebalie met een plattegrond, exposantenlijst en routeborden bij de ingang. Plaats pijlborden op elke kruising waar bezoekers anders kunnen twijfelen; één bord bij de entree is meestal niet genoeg.
Controleer de cateringvoorraad uiterlijk de dag vóór de beurs en koel dranken de avond ervoor. Neem snijplanken, broodmessen, opscheplepels en voorraadbakken mee als je broodjes of losse snacks serveert; die ontbreken vaak in de locatiekeuken.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tafels heb ik nodig voor een modelbouwbeurs?: Tel per exposant de afgesproken tafelbehoefte op en voeg 1 tafel toe voor de informatiebalie. Reserveer daarnaast 1 à 2 extra tafels voor onverwachte uitbreidingen, verkoopmateriaal of een aparte demonstratieplek.
Hoeveel stoelen moet ik regelen voor een modelbouwbeurs?: Reken op minimaal 1 stoel per exposant en 2 à 4 stoelen bij de informatiebalie of wachtruimte. Vraag de stoelbehoefte uiterlijk 2 weken vooraf uit, omdat exposanten anders vaak pas op de beursdag extra stoelen vragen.
Hoeveel koffie en water heb ik nodig op een modelbouwbeurs?: Voor een beurs van een halve dag kun je rekenen met ongeveer 2 kopjes koffie of thee per bezoeker en 0,5 liter water per persoon. Voorzie minstens 10% extra en zet waterkannen verspreid over de zaal, niet alleen bij de cateringtafel.
Wanneer moet ik stroom en verlichting voor de stands regelen?: Inventariseer de stroombehoefte uiterlijk 2 weken vóór de beurs en maak de indeling minimaal 1 week vooraf. Leg verlengkabels, stekkerdozen en LED-bureaulampen vóór de opbouw klaar, zodat kabels niet door bezoekersroutes hoeven te lopen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.