Modelbootrace organiseren: checklist en planning

Een modelbootrace vraagt meer voorbereiding dan alleen een parcours uitzetten. Regel eerst de locatie, vergunning en afspraken met de waterbeheerder; daarna volgen inschrijvingen, raceklassen, vrijwilligers en veiligheid. In de laatste week controleer je boten, accu’s, tijdwaarneming en het weer. Deze checklist helpt je om de organisatie in de juiste volgorde aan te pakken, zodat jury, deelnemers en publiek op de wedstrijddag weten waar ze moeten zijn en wat er gebeurt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdvergunning aanvragen
Waterbeheerder informeren
Verzekering controleren
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Raceklassen bepalen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Deelnemersgegevens controleren
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Juryleden bevestigen
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
Parcours intekenen
2 personen
Startvolgorde maken
Wedstrijdnummers toewijzen
Prijzen en medailles bestellen
Catering bestellen
Weersverwachting controleren
Deelnemers opnieuw informeren
Boodschappen doen
2 personen
Boten en accu's controleren
3 personen
Accu's opladen
2 personen
Prijzen klaarzetten
Deelnemerspakket samenstellen
2 personen
Catering gekoeld opslaan
2 personen
Materiaal laden
3 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Parkeerroute markeren
2 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Parcours afzetten
4 personen
Boeien in het water leggen
3 personen
Start- en finishlijn plaatsen
3 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Veiligheidsmateriaal plaatsen
3 personen
Boten tentoonstellen
2 personen

Event

Registratiebalie openen
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Boten technisch keuren
3 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Racebaan vrijgeven
3 personen
Races starten
3 personen
Rondetijden registreren
3 personen
Boten uit het water halen
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Publiek informeren
2 personen
Finalisten bekendmaken
Finale varen
4 personen
Winnaars controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Afscheid van deelnemers nemen
2 personen
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Boeien uit het water halen
3 personen
Raceapparatuur uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tentmateriaal afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Boten en accu's inladen
3 personen
Materiaal inventariseren
2 personen
Materiaal schoon en droog maken
3 personen
Huurmateriaal retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Jurytafel
Registratietafel
Statafelsaantal 6
Opbergkrattenaantal 12
Parasolvoetenaantal 6

Apparatuur

Tijdwaarnemingsklokkenaantal 4
Stopwatchesaantal 6
Portofoonsaantal 8
Laptop
Printer
Mobiele geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Acculadersaantal 12

Sportmateriaal

Modelbotenaantal 20
Reservepropellersaantal 30
Reserveaccu'saantal 20
Wedstrijdboeienaantal 12
Startvlaggenaantal 3
Finishvlag
Startnummerstickersaantal 30
Boeilijnenaantal 12
Meetlintaantal 2
Waterdichte opbergkoffersaantal 6
Modelbootstandaardsaantal 20
Reservebesturingenaantal 3
Gereedschapskoffersaantal 3

Veiligheid

Reddingsboeienaantal 3
Werplijnenaantal 3
Reddingsvestenaantal 8
EHBO-koffersaantal 2
Waterdichte zaklampenaantal 4
Antislipmattenaantal 8
Afzethekkenaantal 20
Waarschuwingsbordenaantal 8
Veiligheidshesjesaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Wedstrijdpostersaantal 10
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Bouwlampenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de wedstrijdlocatie en vraag de vergunning ruim vóór je uitnodigingen verstuurt. Controleer ook of de waterbeheerder en je verzekering de activiteit dekken; zonder die afspraken kan de race op het laatste moment niet doorgaan.
Leg raceklassen, wedstrijdreglement en inschrijfdeadline vroeg vast. Controleer de deelnemersgegevens enkele dagen vóór de race en maak daarna pas de startvolgorde en wedstrijdnummers.
Plan naast juryleden ook vrijwilligers voor registratie, parcoursbewaking, tijdwaarneming en catering. Met portofoons en een korte briefing van 15 minuten vóór de start voorkom je misverstanden langs het water.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en informeer deelnemers opnieuw bij wijzigingen. Zet partytenten, tafels en stoelen zo neer dat registratie, jury en publiek ook bij regen bruikbaar blijven.
Test tijdwaarnemingsklokken, stopwatches, portofoons, geluidsinstallatie en printer vóór de wedstrijddag. Laad alle accu’s volledig op en neem reserveaccu’s, propellers, besturingen en waterdichte opbergkoffers mee.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een modelbootrace organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer eerst de locatie en regel vergunning, waterbeheerder en verzekering; plan daarna inschrijvingen, vrijwilligers en materiaal.
Wat moet ik 48 uur voor een modelbootrace controleren?: Controleer de weersverwachting, deelnemerslijst, startvolgorde, jurybezetting en veiligheidsafspraken. Informeer deelnemers opnieuw als de locatie, aanvangstijd of omstandigheden veranderen.
Hoeveel vrijwilligers zijn nodig voor een modelbootrace?: Reken minimaal op 1 persoon voor registratie, 2 voor parcoursbewaking, 2 voor tijdwaarneming en 2 juryleden. Bij een grotere deelnemersgroep heb je extra hulp nodig bij parkeren, catering en het te water laten van boten.
Wanneer moet ik accu's voor modelboten opladen?: Laad de accu’s uiterlijk de avond vóór de race volledig op en controleer ze nogmaals op de wedstrijddag. Neem per actieve boot minstens 1 reserveaccu mee, plus passende acculaders.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.