Checklist para organizar una carrera de barcos modelo

Organizar una carrera de barcos modelo requiere coordinar el recinto, los permisos y el uso del agua antes de abrir las inscripciones. Después hay que definir categorías, reglamento, recorrido y orden de salida, además de preparar jurado, voluntarios y seguridad. El día de la competición necesitarás controlar barcos, baterías, tiempos, dorsales y comunicaciones. Esta checklist reúne las gestiones y el material para avanzar en el orden correcto y evitar compras o confirmaciones de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el recinto de la competición
Solicitar permiso de competición
Informar al gestor del agua
Comprobar el seguro
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
Definir las categorías de la carrera
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Colocar la promoción
2 personas
Gestionar inscripciones
Comprobar los datos de los participantes
Recoger preferencias dietéticas
Programar voluntarios
2 personas
Confirmar al jurado
Desarrollar el plan de seguridad
2 personas
Trazar el recorrido
2 personas
Crear el orden de salida
Asignar números de competición
Encargar premios y medallas
Pedir el catering
Comprobar el pronóstico del tiempo
Volver a informar a los participantes
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los barcos y las baterías
3 personas
Cargar baterías
2 personas
Preparar los premios
Preparar el paquete de participantes
2 personas
Guardar el catering en frío
2 personas
Cargar el material
3 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Señalizar la ruta de aparcamiento
2 personas
Montar carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Delimitar el recorrido
4 personas
Colocar las boyas en el agua
3 personas
Colocar la línea de salida y meta
3 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Colocar el material de seguridad
3 personas
Exponer los barcos
2 personas

Evento

Abrir el mostrador de registro
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Inspeccionar técnicamente los barcos
3 personas
Dar la charla de seguridad
2 personas
Liberar la pista
3 personas
Iniciar las carreras
3 personas
Registrar los tiempos por vuelta
3 personas
Sacar los barcos del agua
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Informar al público
2 personas
Anunciar a los finalistas
Remar la final
4 personas
Comprobar a los ganadores
2 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Despedir a los participantes
2 personas
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

Sacar las boyas del agua
3 personas
Apagar el equipo de carrera
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar el material de la tienda
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Cargar los barcos y las baterías
3 personas
Inventariar el material
2 personas
Limpiar y secar el material
3 personas
Devolver el material de alquiler
2 personas
Publicar los resultados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 80
Mesa del jurado
Mesa de registro
Mesas altascant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12
Bases para sombrillascant. 6

Equipo

Relojes de cronometrajecant. 4
Cronómetroscant. 6
Walkie-talkiescant. 8
Portátil
Impresora
Equipo de sonido móvil
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cargadores de bateríacant. 12

Material deportivo

Barcos a escalacant. 20
Hélices de repuestocant. 30
Baterías de repuestocant. 20
Boyas de competicióncant. 12
Banderas de salidacant. 3
Bandera de meta
Pegatinas con número de dorsalcant. 30
Cabos de amarrecant. 12
Cinta métricacant. 2
Cajas de almacenamiento impermeablescant. 6
Soportes para barcos modelocant. 20
Controles de reservacant. 3
Maletines de herramientascant. 3

Seguridad

Boyas de rescatecant. 3
Cuerdas de lanzamientocant. 3
Chalecos salvavidascant. 8
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternas impermeablescant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 8
Vallas de separacióncant. 20
Señales de advertenciacant. 8
Chalecos reflectantescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzas de servircant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Pósters del concursocant. 10
Mantelescant. 8

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de obracant. 4
Linternas a pilascant. 6

Limpieza

Cuboscant. 4
Limpiacristalescant. 2
Paños de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Empieza entre 6 y 8 semanas antes: reserva el recinto, solicita el permiso de competición e informa al gestor del agua antes de publicar la convocatoria.
Cierra las inscripciones al menos 7 días antes. Así puedes comprobar los datos, recoger preferencias dietéticas, asignar dorsales y preparar el orden de salida.
Prueba el recorrido con antelación y marca las boyas, la salida y la meta. Comprueba también que los relojes de cronometraje, cronómetros y walkie-talkies funcionen juntos.
Programa a los voluntarios por puestos y confirma al jurado como mínimo 5 días antes. El registro, el control del recorrido, los tiempos y la seguridad necesitan responsables distintos.
Revisa la previsión meteorológica 48 horas antes y vuelve a informar a los participantes si cambia el plan. Carga las baterías la víspera y lleva baterías, hélices y controles de reserva.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de barcos modelo?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes de la fecha prevista. Los permisos, el recinto, el gestor del agua y las inscripciones suelen marcar el calendario; deja la última semana para confirmar participantes y material.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones?: Ciérralas al menos 7 días antes de la competición. Necesitas ese margen para verificar los datos, asignar números, crear el orden de salida y comunicar las instrucciones finales.
¿Qué hay que revisar el día antes de la carrera?: Comprueba todos los barcos, baterías, controles, hélices y equipos de cronometraje. Carga las baterías la víspera, imprime los listados y guarda el material deportivo en cajas impermeables.
¿Cuándo se debe comprobar el tiempo?: Consulta la previsión 48 horas antes y haz una última revisión la mañana anterior. Si hay cambios relevantes, informa de nuevo a participantes, voluntarios y jurado antes de que se desplacen.

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