Checklist pour organiser une course de bateaux modèles

Une course de bateaux modèles demande plus qu’un plan d’eau et quelques participants. Il faut obtenir les autorisations, définir les catégories, préparer le parcours et organiser le chronométrage avant le jour de la compétition. Les inscriptions, les bénévoles, les jurés et la sécurité doivent être confirmés suffisamment tôt. Cette checklist regroupe les 77 tâches et les 63 fournitures nécessaires pour avancer dans le bon ordre, sans oublier les batteries, les pièces de rechange ou les informations météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Demander une autorisation de compétition
Informer le gestionnaire des eaux
Vérifier l’assurance
Établir le règlement du concours
2 personnes
Définir les catégories de course
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Afficher la promotion
2 personnes
Traiter les inscriptions
Vérifier les données des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les bénévoles
2 personnes
Confirmer les jurés
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Tracer le parcours
2 personnes
Établir l’ordre de départ
Attribuer les numéros de course
Commander les prix et médailles
Commander le catering
Vérifier les prévisions météo
Informer à nouveau les participants
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les bateaux et les batteries
3 personnes
Recharger les batteries
2 personnes
Préparer les prix
Composer le pack participant
2 personnes
Stocker le catering au frais
2 personnes
Charger le matériel
3 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Balisage du parking
2 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Balisage du parcours
4 personnes
Mettre les bouées dans l’eau
3 personnes
Installer les lignes de départ et d'arrivée
3 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer le matériel de sécurité
3 personnes
Exposer les bateaux
2 personnes

Événement

Ouvrir le comptoir d'inscription
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Faire l’inspection technique des bateaux
3 personnes
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
Autoriser le départ du circuit
3 personnes
Lancer les courses
3 personnes
Enregistrer les temps au tour
3 personnes
Sortir les bateaux de l'eau
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Informer le public
2 personnes
Annoncer les finalistes
Nage finale
4 personnes
Vérifier les vainqueurs
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Faire ses adieux aux participants
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

Retirer les bouées de l’eau
3 personnes
Éteindre le matériel de course
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter le matériel de tente
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Charger les bateaux et les batteries
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Nettoyer et sécher le matériel
3 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Table du jury
Table d'inscription
Tables hautesqté 6
Caisses de rangementqté 12
Pieds de parasolqté 6

Équipement

Horloges de chronométrageqté 4
Chronomètresqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Ordinateur portable
Imprimante
Système de sonorisation mobile
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Chargeurs de batterieqté 12

Matériel de sport

Maquettes de bateauxqté 20
Hélices de rechangeqté 30
Batteries de secoursqté 20
Bouées de compétitionqté 12
Drapeaux de départqté 3
Drapeau d'arrivée
Autocollants de dossardqté 30
Lignes de bouéesqté 12
Mètre rubanqté 2
Mallettes de rangement étanchesqté 6
Supports pour maquettes de bateauxqté 20
Télécommandes de rechangeqté 3
Boîtes à outilsqté 3

Sécurité

Bouées de sauvetageqté 3
Lignes de lancerqté 3
Gilets de sauvetageqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de poche étanchesqté 4
Tapis antidérapantsqté 8
Barrières de sécuritéqté 20
Panneaux d'avertissementqté 8
Gilets de sécuritéqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Affiches du matchqté 10
Nappesqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Seauxqté 4
Raclettes de solqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le lieu et les autorisations : réservez l’espace de compétition, demandez l’autorisation nécessaire et informez le gestionnaire des eaux avant de publier la date. Vérifiez aussi que l’assurance couvre la course et les installations au bord de l’eau.
Fixez le règlement avant d’ouvrir les inscriptions. Précisez les catégories, les règles de course, le parcours, les horaires et les conditions de participation afin d’éviter de modifier les séries après réception des formulaires.
Préparez le dispositif de course avec un poste clairement identifié pour le jury, un système de chronométrage de secours et des talkies-walkies. Testez les horloges, les chronomètres, la sonorisation et les rallonges au moins la veille.
Ne laissez pas la gestion des batteries au dernier moment : contrôlez les bateaux, les télécommandes, les hélices et les batteries avant l’arrivée des concurrents, puis rechargez les batteries de secours selon les besoins.
Prévoyez un rappel aux participants après la vérification des inscriptions et des prévisions météo. Indiquez l’heure d’arrivée, l’ordre de départ, le numéro de course, les besoins alimentaires signalés et toute modification du parcours.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il réserver le lieu d’une course de bateaux modèles ?: Réservez le lieu plusieurs semaines avant la compétition, le temps d’obtenir l’autorisation de course, de prévenir le gestionnaire des eaux et de vérifier l’assurance. Ne publiez pas les inscriptions tant que ces points ne sont pas confirmés.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course de bateaux modèles ?: Ouvrez les inscriptions après avoir fixé le règlement, les catégories et les horaires prévisionnels. Prévoyez une période d’inscription suffisamment longue pour vérifier les données des participants et établir l’ordre de départ.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course de bateaux modèles ?: Le nombre dépend du nombre de concurrents et de séries, mais prévoyez au minimum des personnes distinctes pour l’inscription, le jury, le chronométrage, la sécurité et l’organisation du parcours. Confirmez les rôles avant le jour de la course et préparez un planning écrit.
Quand vérifier les bateaux et recharger les batteries ?: Effectuez un premier contrôle avant l’événement, puis une vérification finale la veille ou le matin de la course. Rechargez les batteries et testez les télécommandes assez tôt pour pouvoir remplacer une batterie, une hélice ou une télécommande défectueuse.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.